社内イベントを書き起こししてみた話

こんにちは。Supership広報室の地田です。今回は、Supership内で、社内の大事な情報をいかに浸透しやすくするか、という点についてご紹介したいと思います。

まず、Supershipでは、四半期に一度All Handsという全社員を集め、業績や戦略を伝える会を設けています。ここでは、社長や、各事業のリーダーなどをはじめとして、様々なメンバーが全社員に向けて知っておいてほしいことを共有しています。

しかし、目の前にいる人達にしゃべるだけでは、情報の浸透としてまだ不十分です。たとえば、体調を崩してしまって参加できなかった人もいるでしょうし、これから入社する人もそのイベントの情報を知ることが出来ません。そもそも、一度聞いたからといって、90分ほどの全社イベントの中身をすべて理解するのは難しいです。

というわけで、今までのAll Handsでは、会終了後使用した資料を全体に共有していただけだったのですが、4月のAll Handsでは、書き起こしをはじめて実施してみました。今期の戦略という重要な事柄であったため、全社員がいつでも振り返りができるようにしておきたかったこと、今後入社してくる社員にもしっかり伝えていくべきことであるためです。

そこで、どのように書き起こしたか、というところを共有したいと思います。

書き起こしの方法

Google Siteを使用し、投影した資料をはさみながら文面を書き起こしました。社外秘なのですべては公開できませんが、さわりの部分だけご紹介。こんなかんじで書き起こしました。

なぜGoogle Siteを使ったかというと、

  • Googleアカウントで閲覧に制限ができる(セキュリティ上の理由)
  • Google Slidesで作った資料を挟み込める
  • アンケートなどを埋め込める

という点からです。

このような社内用の施策は、自己満足で終わってしまいがちなので、アンケートを取るのは必須です。ちなみに今回の施策のアンケート結果は以下でした。


アンケートに答えてくださった80%以上が読みやすい、90%以上が今後も欲しいと高評価でした。

  • 改めて振り返ることが出来るので今後もぜひやってほしい
  • 理解度が深まる
  • 以前は資料のみの共有だったが、資料だけでは読み取れない部分もあるため
  • 文字にすることで、欠席者やこの後入社する人でも読めるのが大変よい
  • 重要な方針発表等については、是非書き起こしが欲しい。逆に全てのイベントを書き起こすとこのコンテンツの重要性が下がってしまう

といった意見があり、書き起こしの評判がとてもよかったです。

何を書き起こしするのか

書き起こしに取り組む際に感じた、わたしなりのポイントをまとめてみます。

まず、何を書き起こしするのか、という点です。

当たり前ですが、すべての社内イベントを書き起こす必要はなく、今回弊社で取り組んだ今期の戦略のような「社員の理解度を深めたい」「社員に何度も振り返ってもらいたい」「中途入社や欠席者に同じ情報を伝えたい」といった内容のときに実施するのがいいと思います。アンケートの意見にもありましたが、すべてのイベントを書き起こすとこちらとしても伝えたいものの重要度が社員に伝わらないというデメリットが生まれてくるかなと思います。

誰が書き起こしをするのか

今回の場合は、社外秘であることやサービス名や社内用語も多く出る内容であることから、わたしという社員が対応することでかなり精度の高い書き起こしを短時間で作成することができました。書き起こしは時間もかかることなので、内容次第ではクラウドソーシングを利用するというのもひとつのやり方としてはあると思います。

どういったツールで録音をするのか

書き起こしをするときに、とても重要になるのは何で録音をするのかということ。わたしはiPhoneのボイスメモで録音をしました。

書き起こしをするときは、細かく聞いたり、何度も同じところを聞き直したりするため、ボイスメモは巻き戻すなどの作業がしずらく、少し使いづらい印象がありました。ICレコーダーのほうがそういった細かい対応ができるのではと思います。

というわけで

以上、Supershipで取り組んでいる社内イベントの情報浸透施策についてご紹介いたしました!弊社では引き続き、重要な社内イベントについては書き起こしの取り組みを続けようと思っています。みなさんの会社で取り組む際の参考にしてみてください。

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