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With コロナの時代 在宅勤務でバックオフィスが取り組んだモノ②

みなさん、こんにちは!
アカツキ福岡 バックオフィスチームのやまもです。

先日、コロナ禍でバックオフィスチームが取り組んだことを With コロナの時代 在宅勤務でバックオフィスが取り組んだモノ でご紹介しました。

前回の記事では、メンバーがなるべくオフィスに近い環境で在宅勤務を取り組むために何をしたか・在宅勤務スタートで入社するメンバーにどんな受け入れ対応をとったかなど、【具体的に何をやったのか】 を中心にお伝えしましたが、今回の記事では【どんなことを思い・考えて、取り組んだのか】思いの部分をご紹介していきます。

バックオフィスチーム全員でたくさん考え、意見を交換し挑戦してきましたが、全て始めからうまくいったわけではありません。
実際に取り組んでみると、びっくりするくらい課題が浮き彫りになり、改善の積み重ねでした。笑

すべてをご紹介すると書き切れないほどあるので、今回は「入社受け入れ」の取り組みにテーマを絞って、書いていこうと思います。


近くにいるから伝わること・そうじゃないものがわからなかった

前回の記事の通り、新メンバーの入社受け入れについては、在宅勤務が始まってすぐに対策を考え始め、「在宅勤務時にできること・できないことは何なのか」「できないのであれば、代替案はないか」など、バックオフィスチームで何度も打ち合わせをしました。

その結果もあり、備品の準備などの “目に見える課題” で大きな問題は、最初から少なかったと思います。

ただ、在宅勤務で1人でスタートする新メンバーの不安な気持ちや配属先との連携など、”目には見えない課題” が浮き彫りになりました。

例えば、「入社初日に渡される情報やタスクが多く、何から手をつければ良いかわからない」といった新メンバーの声が、そのひとつとしてありました。

メンバーが入社するときは、セキュリティを守るため・円滑に業務を進めるために覚えてほしいことや守ってほしいことがいくつもあります。

そしてそれは、バックオフィスチームから新メンバーに伝えた方が良いこともあれば、、現場で業務を覚えながら伝えていった方がわかりやすいことなど、「誰」が伝えるかもさまざまですし、初日に必ず知っておいてほしい・1週間程度で業務を覚えながら知ってほしい など、伝えるタイミングもさまざまです。

そういった背景がある中、最初の頃は、「大事なことだから全部知っておいてほしい」「初日に全部覚えてほしい」の気持ちが先行しすぎて詰め込み型になってしまい、新メンバーは何から手をつければ良いか、8時間の勤務の中で今日は何が終わっていれば大丈夫かがわからず、混乱させてしまいました。
(今になって考えれば、在宅勤務で1人でスタートする初日に「あれ覚えてね」「これやってね」ばかり伝えられ、かなり不安にさせてしまったと思います...)

また、配属先のチームメンバーにもどこまで新メンバーに伝えていて、あと何をしないといけないかがうまく連携できていませんでした。

オフィス勤務であれば直接報告をもらわなくても、話し声でどんなことを伝えているかなんとなく把握できる。わからなければ近くにいるからすぐに聞ける。

そういった「同じ場所で働いているから伝わる」ことが在宅勤務になると途端に伝わりにくくなる。

だからこそ “意識して伝えなければ伝わらない”、”伝え方を工夫しなければならない”ということが、在宅勤務体制で入社受け入れを実践するまでわかっていなかったんです。

また、入社受け入れの諸々を口頭連携で済ませてしまっていた部分も多く、誰もが把握できるように記録や資料に残すといった、在宅勤務時に限ったことではない課題も浮き彫りになりました。


何度も振り返って、考え直して、実践した

そんな風に、実践前には見えていなかった課題が、明確になっていきました。

そのため、入社受け入れをおこなうたびに、一つひとつの行動を振り返り、改善していきました。

例えば入社初日に詰め込み型になってしまったことは、バックオフィスチーム全体でお伝えしなければいけないことを精査し、すべてを「いつのタイミングで伝えるのが最適か」「本当に初日に必要なものなのか」を考え直して取捨選択をしました。

配属先のチームメンバーと連携がうまくいかないことは、伝えなければいけないことの中の、どれをどこで対応するのか詳細に記載したスケジュールを事前に連携しました。

配属先のチームメンバーには何をお伝えしてほしいか・それは可能かを相談し、認識を合わせるようにしました。

上記のような改善を少しずつ行ったことで、現在は最初の頃に比べてスムーズに入社受け入れが行えていると思います。


その中で気づいたことと、これから

在宅勤務での取り組みでさまざまなことを学べました。

ご紹介したような課題はたくさんありましたが、バックオフィスチーム一丸となって課題に向き合い、乗り越えてこれました。

また、在宅勤務を通して、在宅勤務時だけではない課題に気づけ、かたちとして残せていることも大きな財産だと思います!

アカツキの文化のひとつに「失敗を財産にする」がありますが、まさにバックオフィスチームはこの在宅勤務での取り組みを財産にし、さらにパワーアップができたと感じています。

とはいえ、まだまだできることはありますし、課題もすべて解消できたわけではありません。

まだしばらく在宅勤務は続くので、これからもバックオフィスチーム全体で意見を出し合って取り組み、メンバーが働きやすい環境づくりを進めていきます!

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