社会人の第1歩!電話対応の極意

こんにちは!

株式会社五光 採用担当の荒川です!

仕事の帰りにどうしても我慢出来なくなり、入ってしまいました。














らーめん。


そりゃ太るわ。笑

しかもデブのくせに、そんなに食えないっていうからタチが悪いです。笑

さてさて、そんなこんなで(どんなだよ。笑)

最近いろいろな人事の方が書いているブログ等を拝見すると、やはり新人教育と新卒採用と同時進行で四苦八苦していますね!汗

新入社員はみんな何で苦労するのでしょうか?

僕のイメージだと

やはり電話対応かなぁって思います。

実際に僕も社会人一年目の時は、めちゃくちゃ苦労しました。

東京に配属になったあゆか様が、電話苦手だって言っていましたが、大丈夫!!!!僕の方が下手だったから!!!!!!

アルバイトで散々やってきたハズなのに、何故か出来ない!!

悩んだ結果

場所が違えばルールも違う!

でも本質が変わらないので、やはり基本はあった方が良い!

という結論に至りました。

つまりはこうです。

①メモは簡潔に取る「誰が・いつ・何を」

②余計な情報はカット(伝言の場合は事細かく聞かないと駄目だけど)

③時間を稼ぐ場合は必殺!オウム返しで!!

たったこれだけです。

例を挙げると

相手先:「お忙しいところすみません。私、〇〇商事の△△と申します。」

荒川:「〇〇商事の△△様ですね。いつもお世話になっております。」

↑↑ここでオウム返ししながら“誰が”をメモ。

相手先:「お世話になります。◇◇の件で、本部長の出井様はいらっしゃいますでしょうか?」

荒川:「出井ですね?大変申し訳ありません。あいにく、本日出張で席を外しておりまして、17:30頃帰社予定ですが折り返しお電話差し上げても宜しいでしょうか?」

相手先:「申し訳ありません。本日は帰社しないので、ご伝言をお願いしたいのですが。」

荒川:「かしこまりました。それではお願い致します。」

相手先:「はい、◇◇の件で4月26日の14:00にお伺いする予定でしたが、私事で大変恐縮なのですが、身内に不幸があり、アポを後日に変更が可能かご確認頂けますでしょうか?」

荒川:「それは大変でしたね。お忙しい中お電話ありがとうございます。かしこまりました。◇◇の件で、4月26日14:00からのアポの日程をご変更ということですね。日程は改めてご調整頂けるということでお間違いないでしょうか?」

相手先:「はい、また後日私からご連絡致します。」

荒川:「ありがとうございます。それでは出井に申し伝えます。」

細かいやりとりもあると思いますが、上記のやりとりでメモすることは、

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

出井本部長

〇〇商事 △△様より (10:00頃TEL有)

◇◇の件で4月26日(金)14:00からのアポを後日に変更したいとの事。

日程についてはまた後日△△様よりご連絡頂けるとの事です。

荒川

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

伝えなくてはならない事柄はこんなところです。

ただし、メモを渡す際に「△△様のお身内に不幸があり」って情報は口頭で伝えた方が良いのはもちろん、メモに残すかは社内ルールや関係性によるので吟味が必要です。

(これくらいの情報であればメモに書いた方が無難かもしれません。)

そして、一番大切なのは「不幸があった」という事実を知った時に、

気の利いたワードが出てくるかは訓練が必要です。

今回の例では「大変でしたね」ってワードを使いましたが、ちょっと馴れ馴れしい感じがしたら、「ご愁傷様です」でも「ご冥福をお祈りします」でもしっくりくるワードを使えば良いのです。

良くあるのは「体調が悪い」に対して、「お大事に」っていうワードです。

これは僕もそうですが、普段から訓練が必要です。

あと、キャラクターもあるので、一概に「これだ!!!!!!」とは言えませんが、参考までに・・・

株式会社五光宇都宮店's job postings
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