AAAコンサルティングの軌跡⑧　解約更新センターの新設と、賃貸管理BPOの進化

2024年10月、AAAコンサルティングは新たな柱として「解約更新センター」を開設した。

リーシングセンター、契約事務センター、カスタマーセンター、リペアセンターと積み上げてきた専門センター群に、入居後の“出口業務”を担う機能が加わったことで、当社の賃貸管理BPOはついに「入口から出口までを一気通貫で支える体制」へと進化した。

1. 解約センター：入居者の退去手続きを正確に、迅速に

解約センターは、入居者からの解約受付を起点に、退去までの一連の事務処理を担う。

• 入居者からの解約申請を受付
• 賃貸借契約書の解約期間を確認し、適正な解約日を決定
• 管理会社が指定するフォーム・書式を案内
• 提出された解約通知書の内容チェック
• 賃貸管理システムへの登録
• 管理会社への報告

賃貸管理システム上で情報が承認されると、次は原状回復工事の手配へ進む。

• 指定工事会社へ必要書類を共有
• 貸主・借主の工事費用負担額を算出
• 敷金返還時期などの案内
• 解約精算の完了まで伴走

解約センターは、退去に関わる事務処理を一括で担い、管理会社には「解約通知書・原状回復費用・解約精算金額の確認と承認、オーナー報告」をお願いすることとなる。
これにより、管理会社の負荷は大幅に軽減され、精度とスピードが両立する運用が実現した。

2. 更新センター：更新業務を標準化し、抜け漏れゼロへ

更新センターは、更新月の3〜4か月前に管理会社から受領する「更新対象者リスト」を起点に業務を開始する。
当社はカスタマーセンターも受託しているため、賃貸管理システムでの情報共有がスムーズで、更新センターの立ち上がりが早い。

更新センターの役割は以下の通り。

• 更新対象者へ連絡し、更新案内の到着を確認
• 賃料変更がある場合は、入居者へ内容確認を依頼
• 入居者からの質問をヒアリングし、管理会社へ報告
• 更新条件が確定したら、賃貸管理システムへ登録
• 更新書類の作成
• 未承諾者への追加連絡
• 更新完了までの全工程を伴走

管理会社側の作業は、「更新案内の送付のみ」となり、更新センターが実務の大部分を担うことで、更新漏れ・連絡遅延・書類不備といったリスクが解消される。

3. 解約更新センター：電話 × テキストのマルチチャネル

解約更新センターは、電話とテキストの両方で入居者対応を行う。
さらに、更新登録作業や書類作成まで担う事務センター機能を備え、
「入居者対応 × 事務処理 × 管理会社連携」を一体化した運用を実現している。

4. AAAコンサルティングの進化

2021年の契約事務センター開設から始まった“事務センター化”の流れは、
2024年の解約更新センター新設によって、ついに賃貸管理の全工程を網羅するBPO体制へと到達した。

• 入口：リーシング
• 契約：契約事務
• 入居中：カスタマー・リペア
• 出口：解約・更新

AAAコンサルティングは、管理会社の伴走者から、
「業務を標準化し、品質を担保し、事業を前に進めるリーダー」へと確実に進化している。

代表取締役社長　田所康二