CMS＝Content Management Systemコンテンツ管理システム / コンテンツマネジメントシステム

主要先進国の中でも日本は中小零細企業の比率が飛び抜けて高いと言われており、それに伴いBtoB向けサイトの運用に携わる方の人口割合も相応に多いと考えられる。サイト運用に関わる課題においては、組織固有の問題が存在する一方、組織を問わず共通で見られる課題も多い。全ての課題を一度に解決しようとすれば、改修プロジェクトは長期化し、結果的に投入したコストに見合わない効果しか得られないケースも多く存在する。どうすれば高い費用対効果を望めるのだろうか？

「CMSツールリプレイスにおける要件定義支援」というオーダーのもとコンサルタントとして参画し、プロジェクトを牽引することとなったが、振り返ってみればそのプロジェクトの実態は「サイトコンテンツの最適化および業務フロー改善、それに付随する最適なツール導入ならびに要件定義支援」というものであった。日々の運用において生じる課題を解決するヒントとなればと考えている。

業務フローや管理方法が各部門でバラバラ、不具合が起きても、現場以外の関係者が把握できない状態になっていた。

プロジェクトが始まり、当初の目的であるCMSツールリプレイスの方向性を探るため、現在サイトの運用を担当し、実際に現行のCMSツールを利用している複数の部門の担当者にヒアリングを行った。
すると、同じツールを使い、同一のサイト上のページを制作・修正する作業であっても、部署ごとに異なる作業フローでの業務を行っていたことが分かった。
各部門が異なる作業フローでのコンテンツ更新を行い、かつ同時に複数部門による作業が並行で走ることが多く、他部門の作業予定とのコンフリクトやデータの巻き戻りを防ぐために、週次での定例会による状況の報告を余儀なくされていた。

また、開発ベンダーへの作業依頼には旧態依然なフォーマットによる依頼フローを強いられており、作業を依頼すること自体に手間が掛かる状況であった。
その依頼フォーマットには非常に大きな容量のファイルを伴い、修正の度に大容量のメールが大量に行き交うことになり、状況によってはメールサーバーがダウンする事態まで引き起こしていた。

最も大きな問題点は、誤字・脱字やページ表示の不具合、本来掲載期間が過ぎているはずのページが掲載され続けている、といった種々の問題に対処しようにも、運用担当者は自部門が掲載しているコンテンツ以外の状況は分からず、サイト全体を俯瞰して把握している人物が誰一人として存在しないということだった。
同様の問題が発生しているページの洗い出しや、誤って公開したデータを切り戻すための過去データの保管場所の確認など、何か問題が発生する度に、個別対応として膨大な工数を奪われ、関係者の疲弊につながっていた。

企業Webサイトは重要なマーケティングチャネルでもあり、その更新が遅れれば機会損失にもつながる。単なるCMSツールのリプレイスには留まらない、根の深い課題を解消する重要なプロジェクトと受け止めた。

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【事例紹介】CMSリプレイスプロジェクト | Magazine | FirstDigital