すぐに、楽に手に入る！社内情報の一元化に取り組んだチーム活動の軌跡

「〇〇プロジェクトの進捗って誰に聞いたら分かるの？」「〇〇の資料はどこにあるんだっけ？」「〇〇の報告はメール？チャット？それとも口頭でもらってた？」

組織で仕事をする上で、業務上必要な情報をいかに連携・共有していけるかは、仕事を効率的に進める重要なカギ。しかし、業務が忙しかったり、組織内の人数が増えたりすると、上手に連携・共有していくのはとても難しい…。

ハーブ健康本舗でも、組織の拡大に伴い、情報連携や共有に課題を感じるメンバーが増えていました。そこで、2021年9月から社内の有志を募って、よりスムーズに業務が進行できるよう、必要な情報を一元化する仕組みづくりに取り組むチームを結成しました。

今回は、社内情報の一元化に取り組んだ社内チームの活動をご紹介します。

情報の一元化を実現する取り組み「SUGURAKU！」とは？

情報の一元化を推進する取り組みに参加した社内メンバーの内、ふたりにインタビューを実施しました。

★社員紹介★

（画面左）坂口
【EC企画】所属。豊富なEC＆システム知識を活かし、国内外のEC事業部門を運用している。

（画面右）中川
【商品開発】所属。化粧品開発を中心に、すごい商品づくりを日々推進している。

―　気になったのですが、チームの名前『SUGURAKU！』っていうんですよね？どんな由来があるのですか？

中川
仕事をする上で必要な情報が、“すぐ”に、しかも“らく”に手に入るような仕組みをつくろう、という想いから『SUGURAKU（スグ・ラク）！』と命名しました。

―　おふたりはなぜこの活動に参加されたのですか？

中川
入社して間もない頃、業務中に「この情報ってどこにあるの？どの部署の誰に聞いたらいいの？」という場面があったんです。必要な情報が、必要な時にすぐに知ることができる環境は、工数の削減と策の実現スピードアップに繋がると感じたため、情報の一元化の取り組みに参画しました。

坂口
情報がまとめられている場所が点在していたので、整理できるとよりスムーズになるのでは…と、漠然と思っていたところ、情報の一元化を取り組もうという募集があって。アクセスできる個所をまとめ、すぐに情報に到達し、仕事が効率的に進む環境づくりに関わりたいと思い、『SUGURAKU！』に参加しました。

―　普段の仕事の中で、情報をいかに分かりやすく取得するか…という点に課題を感じていたのですね。

坂口
はい。誰もが適切に情報にアクセスでき、使えるようになる。その結果、よりスムーズな業務推進を実現し、成果を最大化できる組織をつくることを目的に、『SUGURAKU！』の活動を開始しました。

中川
目指すゴールとして、最新の情報や過去の情報・ノウハウが、自力ですぐに取り出せるようになる状態を実現しよう、と決めました。情報を一元化してアクセスできるプラットフォームをつくり、入社したばかりの人でも一目で「この情報はココにある」と理解できるような、頭にスッと入ってくる分かりやすさを目指して、活動計画を立てました。

坂口
あくまで自部署の業務とは別の活動なので、担当業務と並行して取り組みを実施しました。皆で時間を合わせながら、2週間に1度ほど集まって打ち合わせをしていましたね。

―　おふたり以外にも社内の有志メンバーがいらっしゃるんですよね？

中川
6名の有志メンバーがいます。所属部署が異なるメンバーが集まっており、広い視点で意見を出し合いながら進行しました。

SUGURAKU！の活動内容

―　2021年9月から活動を開始し、社長報告の場をもってひと区切りとする旨を事前に伺っておりました。この約7ヶ月の取り組みについて、ぜひ教えていただきたいです。

坂口
活動開始した際、まずは改めてSUGURAKU！メンバー内で、情報の一元化に関する課題をすり合わせました。話し合いの中で着目したのが、社内で使用しているツールの数が多い点です。メールやチャットなど、様々な情報が様々なツールで行き交っている点が、情報の一元化における最大の課題だと考えました。

中川
ツールが多すぎて情報が分散し、情報を見つけるまでに時間がかかり、スムーズに業務を進められないのではないかと思って。実際に社内で事前アンケートをとったところ、76％のメンバーが情報の探しやすさに不満をもっている状況も見えてきました。

坂口
そこで、必要な情報がどこにあるのかをすぐに見つけられて、スムーズに業務に活かせる環境づくりとして、ポータルサイトの導入を検討し、情報の集約化をSUGURAKU！の取り組みにしようと考えたんです。

―　なるほど。

中川
社内情報を一元化していく上で、どのようなポータルサイトが最適なのか、各自で調べて持ち寄り議論しました。ポータルサイトによって特徴や強み、使い勝手が異なるので、実際に自分たちでテストもやりつつ、ベストなサイトを探しました。

坂口
その結果、外部ポータルサイトの『Garoon（ガルーン）』が、自分たちの仕事の仕方に一番合っているんじゃないかと考え、導入を決めました。

―　現在もGaroonを社内のメイン情報ツールとして活用しているハーブ健康本舗ですが、SUGURAKU！発信での取り組みだったのですね。導入に至るまでの過程も教えてほしいです。

坂口
一元化していく範囲やスケジュール感には気を付けて導入を進めていましたね。Garoonひとつですべての情報が一元化されているのが、一元化の最終形態だとは思っていました。が、いきなり「明日からすべてGaroonで！」としてしまうと、社内に混乱が生じ、業務に悪影響が出る場合も考えられます。

中川
「ワークフロー」や「カレンダー」機能は簡単に使えるから先に移行して、「掲示板」や「議事録共有」はある程度運用や更新のルールを整えてから…みたいな感じで、段階的に一元化していくスケジュールをたてました。

坂口
Garoonと並行して使うツールの選定も行いました。例えば、メールやチャットは外部パートナー企業様とのやり取りで使用しないと業務が進まない面もあるので、役割を決めて継続利用し、その他の社内周知等はGaroonに移行しよう…等ですね。

―　社内メンバーに混乱が生じないようケアしながら、徐々に導入を進めたのですね。

SUGURAKU！活動の成果は…？

坂口
SUGURAKU！内での議論や、社内でのテスト運用を経て、2022年2月には、一通り予定していた機能の移行が完了しました。

中川
一通りGaroonへの移行の取り組みを終え、社員の満足度がどのように変化したのかを確認しようと思い、3月中旬頃に「Garoon導入後に各種情報へのアクセスのしやすさがどう変わったか」社内へのアンケートを実施したんです。

―　そうなんですね！結果はいかがでしたか？

坂口
アクセスのしやすさ、使い勝手に関して、「非常に改善された」「やや改善された」と回答したメンバーの割合が約74％となりました。

―　非常に大きな変化！嬉しい結果ですね。

中川
併せて、「情報が集約されたことでアクセスしやすくなった」「情報が流れず探しやすくなった」といったお声をもらいました。課題意識をもっていた“情報が分散し、情報を見つけるまでに時間がかかる”点に改善を感じてもらえて、実施して良かったと感じました。

坂口
良くなったという高評価に加えて、もっとこうできないか、という前向きな意見も多く寄せられています。Garoonを導入してまだ日が浅いのもありますが、使い方や閲覧方法に困っているメンバーの声も耳にするので、使い慣れていない方でもすぐに使えるようなサポートを引き続き検討していきたいと考えています。

中川
あと、いままでチャット上でやり取りしていた時の“暗黙の了解”の存在も浮彫になりました。導入直後から、使い方に困った際の質問用のスレッドを用意していたのですが、「こういう場面ではどのように使えばいいのでしょう？」の質問が結構多くて…。

坂口
「こういう機能はないの？」とかも多かったよね。使い方の説明で済む質問はすぐに回答したのですが、機能追加の検討や活用事例の作成などは今後も考えていかないといけないね…と話しています。

―　SUGURAKU！の取り組みの重要な視点として、入社歴を問わず、誰もが情報の連携・共有に困らない環境づくりに貢献している点が素晴らしいと感じました。「暗黙の了解」という言葉も出ましたが、何年も在籍していると、説明がなくても感覚的に分かる部分って絶対あると思うんですよね。その慣れにメスを入れて、今よりもっと使いやすくなる改善ができたのって、大きな一歩ですよね。

中川
私たち自身も使いやすくなったので、SUGURAKU！に参加して良かったです。引き続き、問い合わせ対応や改善点の洗い出しを、SUGURAKU！メンバー間で意見交換していければと考えています。