こんにちは！５歳と８歳の2人の子どもを育てながら１月からKEYCREWの仲間となり、STOCKCREWで事務をしています。本日は私のメイン業務、STOCKCREWの事務業務について、日々のお客様とのやり取りや注意点・改善活動を紹介いたします。

・午前中のポイントは『段取り』と『問合せ対応』
ーAM業務のメインは現場作業の『段取り』
ーチャットツール、Slackを利用したお客様とのコミュニケーション
・午後は時間との勝負！ 当日出荷と現場作業のタイムリミット
ー業務の抜け漏れはToDoリストでチェック

午前中のポイントは『段取り』と『問合せ対応』

働くママの朝は早起きです！毎朝5時半から出勤前までに、家事に洗濯・登校準備…バタバタと時間はすぎていきます。そしてやっと自分の時間‥ではなく9時の出勤のため、徒歩2分という最高な立地の職場へ出勤です！

AM業務のメインは現場作業の『段取り』

AMのSTOCKCREW事務業務は以下の通りです。

①前日入荷検収し格納した商品をシステムで在庫を計上

②受注データの受信状況を確認し、現場作業に必要なリスト・納品書・送り状出力など各種必要書類の準備

③お客様へ現在の在庫表を送付（一部希望のあるお客様向け）

④slackでお客様からの入荷予定・受注依頼状況を整理。各種問い合わせへ回答。

⑤前日の収支報告

これらをほかの職員とともに分担して進めていきます。

10時になると現場スタッフも出社し、全体ミーティングを実施。ここで①～⑤で整理した当日の作業予定や出荷件数、注意事項などを共有します。

全体ミーティング後、現場作業がスムーズにはじまるように、①～⑤の作業は事務所業務で重要ポイントです！

チャットツール、Slackを利用したお客様とのコミュニケーション

10時を過ぎると、新たにお客様から問い合わせや出荷依頼がslackを通して連絡がきます。Slackは、お客様とダイレクトにやりとりが出来ます。

文字でのやりとりなので、言葉遣いやきつい物言いになっていないか気になります。

基本的にはテンプレートがあるので、それに沿ってお客様へ連絡をとっていますが、イレギュラーなことがあると自分の言葉で伝えるため、語彙がない私としては悩みます(苦笑)

前職では何かあればお客様と電話で話すことが多かったので、文字で伝えることに慣れていないため難しさを感じています。

しかし、返答を待っている間に他のお客様とやりとりができるためこの点はメリットに感じています。チャットなので、電話のようにかかりきりにならないことはいいですね！

そしてお客様への回答は、なるべくすぐ対応できるように気を配るようにしています。

お昼になりひと休憩…とはいかず、一度帰宅して昼食⇒洗濯物の取込⇒スーパーへ買い出しなどなど…家が近いからこそできる主婦仕事もしっかりこなしています！

午後は時間との勝負！ 当日出荷と現場作業のタイムリミット

14時がSTOCKCREWの当日出荷対応の受付締切時間になります。

そしてこの時間からまた当日出荷対応となった受注の帳票準備が始まります。

問題なく準備が進めばいいのですが、郵便番号と入力された住所が違っていたり、備考欄に何か記入があったりすると、エラーになるのためお客様に確認の連絡をするなどして進めていきます。

帳票を準備して現場へまわすとき、優先順位にも工夫をしています。それは配送会社ごとの集荷時刻がポイントです。日本郵便は集荷時間が15時・佐川が17時・ヤマトが17時半のため、それに合わせてリスト・送り状を出していきます。

業務の抜け漏れはToDoリストでチェック

怒涛の帳票準備が完了し、すべての当日作業を現場へ引渡後は、倉庫に返送された返品商品の確認・報告作業が始まります。

そして作業が完了した作業から、出荷確定作業が始まります。API連携の場合、この作業後みなさんのショップの送り状番号の情報が連携され「出荷済み」ステータスに変更されます。

CSVデータの場合、出荷実績としてSlackで連絡をしています。

日々数十社以上のお客様の入出荷作業を対応しているため、どうしても抜け漏れ・対応忘れなどのエラーが発生してしまいます。そうしたエラーは改善方法を話し合い、ルールを作り実行しています。

事務所業務については、ToDoリストを作成し完了時にチェックし事務所メンバーと漏れがないよう行っていきます。

今回はみなさんに日々の事務業務について紹介しました。お客様と日々やり取りをさせていただいているため、私たちのことも知っていただけると幸いです。

STOCKCREWのJournal記事『About Us』では、STOCKCREWの現場・事務業務の日々の流れやSTOCKCREWのサービス特徴など、わたしたちのサービスのよりコアな部分を紹介しています。

コミュニケーション方法や業務対応については、まだまだ課題はありますが改善も進めています。改善活動についてもこの『About Us』で紹介していきたいと考えています！

STOCKCREWに関する他の記事も是非『About Us』からチェックしてください。