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コロナをきっかけに選考プロセスを見直し。フルリモートで実施した最終選考「1day インターンシップ」の仕組みをご紹介します!

こんにちは、EDOCODE採用広報担当のツヅキです!

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、採用選考のプロセスをリモート化している会社も増えている中、リアルでの対面ができないことに対して、採用側/採用候補者側の両方が不安を感じることが多いと思います。

EDOCODEでは海外在住者の応募が多いことから、オンライン面談については以前より活用していました。しかし最終選考プロセスである「1day インターンシップ」は、どの国や地域に在住している方でも、必ず日本の東京オフィスに招待して、選考を受けていただいていました。

そんなこだわりを持ちつつも、海外からの入国制限中の今の日本では、さすがにこれを実施することは不可能です・・。そうとはいっても、ここで採用を諦めるわけにもいきません・・!「これも何かの学びに」と、1day インターンシップをフルリモートでできるように見直しと改修を行い、そして最終的には社内関係者・採用候補者の両方が満足のいく結果を得ることができました!

そこで今回は、フルリモートで実施した1day インターンシップの仕組みと、その様子をご紹介したいと思います。色んな企業が採用を見合わせているというニュースがありますが、「リモートでもこんなに候補者と近い距離感で選考プロセスを進められるんだ!」という参考になれば幸いです。そしてそれによって、少しでも多くの雇用が生まれると嬉しいです。

(なお、補足になりますが、平常時のEDOCODEはリモートワーク勤務「非推奨」です。少し時代に逆行しているように感じられるかもしれませんが、「良いサービスをつくる」という目標を考えると、今はリモートワークよりも、実際に顔を合わせながらサービスをつくっていくほうが、良い結果が得られると考えているからです。)

目次

  1. 以前の1day インターンシップのプログラム
  2. プログラムを要素別に分解し、複数のスケジュールに
  3. トークセッションではパーソナルな会話を持つ仕組み作り
  4. ワークセッションはオンラインのホワイトボードツールを使って実施
  5. 候補者からもポジティブな感想をいただきました!

以前の1day インターンシップのプログラム

EDOCODEでは、採用時のミスマッチをなくすため、「1day インターンシップ」を行なっています。採用候補者にとって転職は人生に関わる大切なことですので、条件や待遇だけでなく、空気感や雰囲気などの言葉にできない部分も、じっくりお互いのことを知りあったうえでベストな決断をして欲しいという思いがあるからです。

このプログラムでは、採用候補者に1日時間をいただき、一緒に働く予定のメンバーとワークセッションなどをしながら実際の業務を感じていただきます。ワークセッションでは、抽象的な事柄をホワイトボードで図にしていただき、関係するメンバーにプレゼンしてもらう、といった場面もあります。

また、オフィス見学や社員とのランチ、会社の雰囲気を直接感じ、実際の働き方やオフィスの様子をご覧いただきます。

ここまで読んでいただいてお分かりかと思いますが、この1日をリモートに移行するのは、容易なことではありません😅

プログラムを要素別に分解し、複数のスケジュールに

最初に採用チームがしたことは、1day インターンシップの機能を要素別に分解し、再設計することでした。今までは、「会ったらわかる」という前提(甘え?)もありつつで、プログラム全体を組み立てていました。しかし、リモート環境では「会ったらわかる」ということがありませんので、予めどんな情報をお互いに交換したいかを明確にし、その仕組みをつくっておく必要があります。

1day インターンシップのメインであるワークセッションでは、業務遂行スキルやコミュニケーション能力を確認します。それに加え、本来であれば実際に会うことで、スキル以外の人柄や雰囲気を知ることができ、EDOCODE社員と採用候補者の相性をお互いにチェックできます。そこで、実務能力を測るワークセッションはそのままに、肌が合うかを見るためのカジュアルなトークセッションを追加で何回か設けることにしました。

トークセッションではパーソナルな会話を持つ仕組み作り

トークセッションはあまり人数が多すぎると会話が難しいので、候補者1人に対し、メンバー2、3人で数回に分けてオンラインミーティングを実施することにしました。その際、いきなり初対面同士がオンライン上で出会うことになりますので、パーソナルな会話を作る仕組みを導入し、自然とお互いの人柄がわかるように工夫しました。

その仕組みには、EDOCODEでメンバーが毎週実施している振り返りの時間(レトロスペクティブ)の方法を導入。最近あった「Happyなこと」「Unhappyなこと」「どちらでもないこと」をキーワードに、参加者全員でGoogle Sheetsに書きだします。それを元に、お互いに気になったものを質問しつつ、それを話題に会話を進めていってもらいます。

実はこの仕組みを入れる前に、一度トークセッションをセッティングしたのですが、社員から「仕事に関係する話ばかりになってしまい、面接みたいだった」とフィードバックをもらいました。セッションに参加する社員には、あくまで「面接は済んでいるので、雑談して楽しむ時間です!」と伝えていたのですが、なかなか想定通りにはいきませんでした・・。

そこでこの仕組みを追加してみたところ、自然とカジュアルな会話が生まれ、お互いの人柄の理解が深まる笑顔の多いセッションとなりました😀



ワークセッションはオンラインのホワイトボードツールを使って実施

ワークセッションでは採用候補者の方に、EDOCODEのビジネスや現在の課題についてメンバーと話し合いながら、図式にしてもらったり提案を作成したりしていただきます。このセッションは1day インターンシップの中でも非常に重要なものなのですが、ここで一つ問題がありました。通常は付箋やホワイトボードをふんだんに使って行うのですが、一つのオンライン会議ツールではそういった作業を行うのが難しいのです。

そこで”Zoom”で話をしながら、”Miro”というホワイトボードツールを使う、という方法で実施することにしました。”Miro”は、まだそこまでメジャーなツールではありませんが、ディスカッションの多いEDOCODEでは、以前から少しずつ活用し始めています。

ちなみに、この2つのアプリケーションを同時に使うと、PC の処理がめっちゃ重くなることがあります・・!そういう時は、Miro の "Collaborators' cursors" の表示を off にすることで回避できる場合が多いですよ。(このTipsは事前に参加者にもご案内しておきます。)

候補者からもポジティブな感想をいただきました!

いろんな工夫を盛り込み、フルリモートで実施することができた1day インターンシップ。実際に参加してくれた採用候補者に感想を聞いてみました。

<いただいた感想>

・リモートでの「1 day internship」、非常に良かった。最初にトークセッションがあり、その後ワークセッションという流れは良かったと思います。自分のパフォーマンスを発揮できました!

・一番好きなのはやはりトークセッション。トークセッションを通して、EDOCODEのカルチャーをよく知ることができ、最後のワークセッションも緊張せずに受けることができました。ほとんどのメンバーと一回話すことができていたからです。

採用は、する側にとっても、される側にとっても、非常に大切な機会です。EDOCODEは、これからも採用プロセスを改善しつつ、より良い採用に取り組んでいきたいと思います!


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