こんにちは、ワタナベです。

グラフのオフィス移転にあたり、知識ゼロ・経験ゼロの移転担当者がナレッジ共有を目的に始めたこちらのシリーズ。

前回は、オフィス移転のきっかけから、移転計画の作成、オフィス物件を探し始めるところまで紹介しました。今回は、オフィス物件の調査から、内覧、物件の決定までをお伝えしたいと思います。

その１ 移転計画の作成
その２ 選定基準を整理する
その３ 予算の確認
までを掲載した、前回の記事はこちら☟

初期費用を抑えたい人に勧めたい居抜き物件

前回、メンバーの要望をふまえ予算を算出した結果、内装工事の初期費用が重荷になることが判明。そこで選択肢に追加されたのが、”居抜き物件”でした。

居抜き物件――飲食店の開業などで耳にする機会が多いと思います。要するに、オフィスや店舗などで、レイアウト、オフィス家具などを前の貸借人が使用していた状態でそのまま借りることを言います。

居抜き物件のメリット・デメリット

一般的に言われるメリット・デメリットは以下の通りです。

〇メリット

・内装工事の箇所が減り、入居時の初期費用を抑えることができる
・内装工事期間が短縮できるため、すぐに業務が開始できる

〇デメリット

・オフィスデザインの自由度が減るため、物件調査時から内装を含めてしっかりとイメージをもつ必要がある
・そもそも物件数が少なく、よい物件は競争率も高い

弊社のケースでは、初期費用や時間が縮小できることによるメリットは大きいものの、予算以外の条件とマッチした物件が必ず見つかる保証もないため、運よく見つかればラッキーくらいに考え、スケルトン物件も含めた調査を開始しました。

その４ 物件の調査――書面上での絞込み

これまで一度もオフィス選定をやったこともなく、「経験がないなら数で勝負するしかない！」と考え、整理した条件から広めに幅を持たせて、物件情報をとにかく収集しリスト化。条件とのマッチング度で評価を行い、内覧する物件を選定しました。今回は80以上の物件を調査し、この段階で20程度まで絞り込みました。

▲今回作成したリスト（イメージ）

その５ 内覧――重要なのは面積の大きさではない

実際に自分の目で確認しないとわからないことも多いため、書面上の物件調査を進めながら、よさそうと思った物件は随時内覧を行いました。

実際に内覧すると、天井の高さや窓からの光の量によって書面上の広さとは全く印象が違ったり、周辺の環境やビルの入口の雰囲気といったあまり書面には載らない点も確認できたりと、定性的な観点からの評価が明確になってきました。

▲実際に内覧した物件の写真。入口、水回り、エアコンなどの位置を見て部屋のレイアウトイメージを考えていきます

特に気づきとしてあったのが、動線を意識した部屋の構造の重要性です。

水回りの位置やエアコンの位置などによってデッドスペースができると、せっかく広い部屋を借りたとしても広さを生かしきれなくなります。むしろ面積上は狭くても、有効に使える構造の部屋の方がメリットは大きいことに気づきました。

そのため、図面からどのようなレイアウトとなるか素人なりにイメージを作り、どの程度有効活用できるスペースを作れるかで物件を再評価し、書面での評価精度を向上させることも並行して行いました。

その６ 選定・申込み――物件取得は決断の早さが命

居抜き物件に限らず、自分たちがよいと思った物件は他の方もよいと思うことが多いため、自然と倍率は高くなります。そのため、競争に勝ち残るためには”決断の早さ”が重要になると不動産会社よりアドバイスをもらっていました。

また、無事申込めたとしても、他社との競争に負けたり、貸主側に断られたりといった不確定要素もあります。そのため、代表の原田から申込みまでを自由に行う権限を事前にもらっておき、内覧で気に入った物件は即時申込みを行うようにしていました。

最終的には、居抜き物件を含む2つの物件に加え、断られた際すぐに申込むことのできる候補物件を３つ選定。そして申込み手続きと並行して、実際に代表にも内覧を行ってもらうように進めました。

用意した書類――信用性アップのため確実な書類準備を怠らない

物件の申込みに際しては、貸主側が「この会社ならば貸しても安心」と判断してもらうため、以下の書類を準備しました。

・会社謄本コピー
・収支決算書コピー（過去3期分）
・３カ年の事業計画書
・会社案内（HPがあれば省略可能と言われましたが、オーナーにしっかり会社のことを理解してもらうために用意しました）

最終的に、選定した２つの物件のうち、代表も気に入った居抜き物件の審査が運よく通り、なんとか最初のマイルストーンである４月中の物件契約を完了させることができました。

まとめ

今回は物件の調査から、実際の契約までを紹介しました。

こちらのレポートは次回で最終回。その頃には、グラフ初のオフィス移転も完了している予定です。次回は、オフィスデザインや引っ越し準備の詳細をご紹介するほか、最終的なオフィス内装もお見せできたらと思います。

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