オシゴトーク Vol.07 イベントマネジメントチームの仕事をご紹介します！

現在、博展グループの社員数は400人を超えています。人数が増え、組織が大きくなる中、「あの部署はなにをしているの？これは誰に聞けばいいの？」という質問を耳にする機会も増えました。オシゴトークでは、仕事にスポットをあて、仕事の中身や他部署との協働ポイントを、担当するチームのみなさまへのインタビューを通してお伝えしていきます。博展の様々な仕事と人を知っていただくことで、仕事を進めやすくする一助となればと思っています。

第7回目のオシゴトークは、イベマネ課のお仕事を紹介したいと思います！

イベマネ課と聞いて、皆さんは何を想像されますか？
・電話対応しているチーム
・集計をしているチーム...

どれもイベマネ課の大事な業務として間違ってはいません。しかし、イベマネ課の価値が最も発揮されるところは、多くの出展社、講演者、来場者が集まる主催イベントやセミナー、カンファレンスにおいて、情報を正確に収集し、効率よくまとめ、ミスなく現場をおさめるところにあります。

今回、「埼玉WABISABI大祭典2021」の担当していた柿崎さん、新関さん、塩畑さんをお迎えして、イベマネ課のお仕事を聞いていきたいと思います。

▼イベント概要
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イベント名称：埼玉 WABI SABI 大祭典 2021
　　　　主催：埼玉県
　　開催日程：2021（令和3）年 11月20日(土) - 21日(日)　
　　　　　　　※会場開催、ライブ配信
　公式サイト：https://www.saitama-wabisabi.jp/

＜プロジェクトメンバー＞
　　　営業：山村 政田 坂井 二宮 石橋 美澤
プランナー：大橋
デザイナー：岡本
　　　 PM：長谷川
　　事務局：新関 柿崎 塩畑
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トークメンバーのプロフィール

柿崎
2004年入社。EXM事業ユニット#1プロデュース部 イベントマネジメント課課長。入社後、営業→業推→購買→事務局、と2回の育休をはさみながら今に至り、気づけば事務局業務を一番長くやっています。博展での思い出は、営業の時に見学に行った某製鉄会社の製鉄所の迫力と、真っ赤な鉄の熱さ！貴重な経験をさせていただきました。趣味はネットサーフィンとマンガ。

新関
2018年入社。EXM事業ユニット#1プロデュース部 イベントマネジメント課。前職では医学会の事務局や講演者事務局・セミナー事務局など、現在と同じようなイベント事務局業務をしていました。趣味は畑。近所の畑で野菜作りにハマってます。

塩畑
2021年10月入社。EXM事業ユニット#1プロデュース部 イベントマネジメント課。前職では音楽ホールや美術館の管理運営、自主事業制作、サービスオペレーション構築などをしていました。WABI SABI大祭典が博展の初現場で絶賛勉強中。ブリティッシュブラス（イギリス式の金管バンド）に所属していて、定期的に演奏しています。たまにオーケストラにものっています。

情報管理のプロ、イベマネ課の仕事とは！？

柿崎：イベントに参加する来場者・出展社管理はもちろん、講演者、案件に関わる営業、プロダクトマネジメント(以下PM)、外部パートナーを繋ぐ、いわばハブ的役割を担っている部署です。また、来場者に提供するコンテンツ情報を集め、連携する各所へ伝達するのも私たちの大きな仕事です。クリエイティブやPMみたいに目に見えるものを作っている部隊ではないけれど、情報を正確に管理、アウトプットするスキルに長けたチームです！

法橋：多くの情報を管理するために様々なシステムを使っていますよね！例えば複数人でメールボックスが共有できるRe:lationや、一斉送信メールを作成できる配配メール、出展社からの各種申請・注文情報から見積書や請求書を作成できるイベントサポーターなど。異動してすぐに覚えることが沢山あって大変でした...w

新関：システムも多く取り入れていますが、私たちは個人情報も扱うので、管理はいつも慎重に行っています。リストが１列ずれるだけでも大事故！！なので、チーム内でのダブルチェック体制は徹底していますね。

イベマネ課を構成する２種類の事務局

法橋：イベントマネジメント課は昨期までは２つの課に分かれていましたが、今期から一つになったんですよね？

柿崎：セミナー・カンファレンス担当の旧１課と、主催イベント担当の旧２課で分かれていましたが、昨年４月に合体して、新しくイベントマネジメント課になりました。

柿崎：旧１課と旧２課は事務局という立場は一緒でしたが、やっている仕事が全く違ったので、今まで同じチームになることがなかったんです。それが、コロナになって、今までリアルで開催されていた主催イベントがオンラインに移行してきて、もともとWeb制作のウエイトが大きかったセミナー・カンファレンスの仕事と親和性が出てきて、お互いの知見を生かせるということで同じチームになりました。

法橋：私もオンラインセミナーと主催イベントのどちらもやってみて、毛色が違うなと思いました。事務局という立場は同じでも、手法や関わる人が全然違うなと。

新関：そうなんです。セミナー・カンファレンスは、来場者管理EXPOLINE(オンラインイベント用プラットフォームのサービス名)を使用するので、スプラシアとのやりとりも多いですが、主催イベントは多数のブースを施工する展示会が多いので、PMとのやりとりが多いです。また、事務局はハブ的役割なので、出展社、来場者からの問い合わせ対応はもちろん、クライアント、協力会社さんとも多くやりとりしますね！

チームで納品！！「埼玉WABISABI大祭典2021」

新関：「埼玉WABISABI大祭典2021」の現場では、私たちが現場までに取りまとめた情報を元に、現場がスムーズに進行していくところを見てやりがいを感じましたね！埼玉県主催の屋外イベントで、大宮公園で行われました。盆栽や生け花、きもの、お茶、書道などの和文化の魅力を「見て、感じて、楽しめる」イベントで、ステージ、飲食店、ワークショップ出展など内容が盛り沢山でした。私たちが事前に集めた情報は多岐に渡りましたが、チームで協力してトラブルなく納品できました！

＜収集情報＞
■出展内容 　　　　　　　■看板情報
■パンフレット掲載内容 　■搬入出情報
■電力量 　　　　　　　　■電気使用器具
■出演者スケジュール　 ■保健所申請用届出
■高校生作成動画 etc...

法橋：今回はコロナの影響で飲食店の出展がギリギリで決まったということでしたが...

柿崎：そうなんです。会期１ヶ月前から急いで準備しましたね！さらにアルコール提供は10日前に最終決定でした。イベント自体も、主催側はギリギリまで実施可否を検討していました。

法橋：塩畑さんは１０月から入社されて、初めて関わった大きな案件だと思いますが、どうでしたか？

塩畑：私は急きょ決まった飲食店の出展取りまとめを主に担当したのですが、飲食店さんはコロナでこの１年半ほぼ時が止まっていたようで、久しぶりのイベントということもあり、皆さんすごく楽しみされていました！当日、お客さんとやりとりしている様子を見たら皆さん表情がとても明るくて、私も嬉しかったですね！

法橋：当日はお天気にも恵まれて、盛況だったそうですね！

新関：はい、とても盛り上がっていました！私の娘も現場に遊びに来たのですが、りんご飴や、チョコバナナを買ってすごく楽しんでいましたww!

苦労したところは膨大な情報量を整えること

塩畑：事務局の仕事は、情報を集約して分かりやすくアウトプットする事ですが、集めた情報を整えるのが大変なんだな,,,と感じました。今回、出展社さんのSNSアカウント情報を収集するために申請フォーマットに「SNSアカウント」という記入欄を作成したのですが、アカウント名、ユーザー名、プロフィールURL 、、とバラバラな回答が集まってしまったんです。実は、後から公式アカウントからフォローする予定があり、SNSアカウントに一発で辿り着くURLを回収したかったので、↓のような記入例を載せたはずだったのですが、配られた申請フォーマットがなぜか先祖返りしてしまっていて苦労しました。。。

柿崎：出展社さんから集める情報の粒をきれいに揃える為に、どうやって案内するかが本当に大事なんだよね。よく事務局は問い合わせを待っているだけと思われがちなんですが、私たちはどれだけ後から問い合わせが来ない案内ができるかに力を注いでいるんです！

法橋：問い合わせが来ない案内を作成するために工夫していることってどんなことですか？

新関：例えば、出展社要項に載せるマップは下記のようなことを工夫しています。
　　　■どなたでも見やすいようにイラスト化
　　　■飲食店さんにとって大事な排水や水道は大きくマーク
　　　■集合場所までの行き方を詳しく載せる
頑張って作成した甲斐あって、要項を配ったあとはほとんど問い合わせは来なかったですね！

今後はもっとオープンなイベマネ課へ！

法橋：これからトライしていきたいことってどんなことですか？

塩畑：私はコーヒーの業務用食品卸企業様が主催する展示商談会を担当することになり、初めてキックオフから携わらせていただいているので、最後までしっかりおさめたいです！

柿崎：「博展の事務局がしっかりしているから」とリピートをいただくことがあり、そういった瞬間が嬉しいです。これからも、主催者様はもちろん、主催者様の大事なお客様である出展社様や協賛社様、講演者様、来場者様にも、丁寧で正確な対応を心がけ、信頼していただけるチームを作っていきたいです！それから、 他社の同じような職種の人と交流して、効率化の施策や、評価方法など、色々と情報交換をしてみたいなと思っています。

新関：私は事務局として仕事をしていると、どこまで事務局サイドに任せて良いのか分からず自分でやってしまっている営業さんを見かけるので、”ここまでクライアントと固めてくれれば、あとはやるよ！”みたいな適切なアドバイスをしていきたいですね！

柿崎：”講演者１０人くらいだから大丈夫”と言って自分で回している営業をたまに見かけますが、「やってみたらめちゃくちゃ大変だった」と言っています。多くの情報を扱う案件こそ、ぜひイベマネ課に相談して欲しいです。

イベマネ課の仕事って、主催イベントやセミナーを担当する限られた営業にしか知られていなかったのですが、コロナから案件がどんどんオンライン化し、初めてオンラインセミナーを担当する営業も増えてきているので、多くのメンバーに知って欲しいですね！その取り組みの一つとして、最近イベマネブログ(※社内限定公開)も始めたので、ぜひ見てください！

法橋：イベマネ課の仕事を理解してもらって、適切な案件でお声がけいただきたいですね！

柿崎：はい！私たちはそのためにシステムや仕組みを取り入れ、効率良く回せる部隊を作ってきました。私たちに任せてもらえれば、効率良く正確に、そして安全に納品することができるので、ぜひ気軽に相談してください！

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