先手で準備できることが喜び。商社の営業事務のお仕事

はじめまして。浜松貿易で営業事務をしている四ノ宮です。入社して16年、ずっと営業のそばで仕事をしてきました。

「営業事務って、何をしているの？」と聞かれることがよくあります。そこで今回は、ある1日の流れに沿って、私の仕事をご紹介します。

私の職場

所属するIS事業部のメンバーは、富山・福井の拠点も含めて10人です。私はそのうち5人の営業を担当しています。

扱う商品は、工作機械や産業機械から、井戸水を使った空調設備、食品、鉄鋼まで、本当にさまざまです。お客様の業種も幅広く、「こんなものまで扱うの？」と驚くことも珍しくありません。決まった商品を売るのではなく、お客様の困りごとに合わせて、アイデア次第で扱うものが広がっていく。そこが商社らしい面白さだと思います。

営業とのやりとりは、SalesforceとSlackが中心です。外出中の営業ともSlackですぐに連絡が取れるので、離れていても一緒に仕事を進めている感覚があります。雑談も多く、ゆるやかな雰囲気の部署です。

8:30　まずはメール。お客様からの発注を最優先に

出社したら、まずメールを確認します。最優先はお客様からの発注です。

輸入案件があるときは、時差を考えて海外メーカーへの返事を早めに出します。1日遅れると、やりとりがまるまる1日ずれてしまうからです。

メーカーから納期回答が届いていれば、すぐにお客様へ連絡します。そのうえで、営業と「今日処理すべきもの」を確認し合います。

9:30　今週やることを洗い出し、曜日ごとに目途をつける

朝の対応が落ち着いたら、今週中に終わらせなければならないことを洗い出します。どれを何曜日までに片づけるか、ここで目途をつけておきます。先に1週間の流れを見渡しておくと、気持ちにも余裕が生まれます。

10:30　伝票整理と漏れチェックで、足元を固める

伝票の整理、納期確認の漏れチェック、計上処理、社内への連絡漏れの確認など、日々の仕事の土台になる作業を進めます。地味な作業ですが、ここで漏れを拾っておくことが、あとで営業やお客様に迷惑をかけないことにつながります。

日中　営業が外にいる間に、次の一手を準備

営業はほとんど外出しているので、日中は電話やメール、Slackで依頼や相談が届きます。

たとえば、今日中に出す見積なのに、メーカーの見積がまだ揃っていない日。そんなときは、営業とメーカーのやりとりにCCで入れてもらい、回答が届いたそばから見積書をつくってお客様へ提出します。納期の前倒しや分納の調整など、「急ぎ」への対応も日中の大事な仕事です。

17:00　夕方は、翌日の段取り

1日の終わりには、明日の出荷予定や回答待ちの案件を整理します。「明日の朝、まず何をするか」を決めておくと、急ぎの依頼が飛び込んできても慌てずに動けます。

営業から一番よく頼まれること

見積作成、発注処理、納期確認、伝票のメール送付。それから「この処理でいい？」「これ、どう処理すべき？」という相談です。

……と書いてみて気づいたのですが、毎日たくさん会話しているのに、「これ」という一つがなかなか思い出せません。それだけ、営業とふだんから気軽に話せる関係ができているのだと思います。

この仕事の面白さ

営業事務は、表に出る仕事ではありません。それでも、営業が現場の話をたくさん聞かせてくれるので、自分の仕事が少しでも現場につながっていると実感できる瞬間があります。

もうひとつは、営業が調べたり考えたりする時間を取れない細かなことを、私が整理して考え、提案して、それで解決できたときです。

たとえば、それまで無税で輸入していた品物に、十数万円の関税がかかりそうになったことがありました。そのときは、無税で輸入できる制度と必要な書類を調べて、メーカーに書類の作成を依頼。無税のまま輸入することができました。

こうして営業から「助かった」と言われると、この会社の仕事を一緒に動かしていると感じます。16年続けてこられたのは、この手応えがあるからだと思います。

最後に

細かいことに気づける人、人と人の間に立つのが好きな人には、きっと面白い仕事です。一緒に働ける日を楽しみにしています。

営業事務のお仕事も募集をしています。是非興味ある方は下記ご確認ください。

ポテンシャル採用 営業管理事務

営業の次の一手を先回りする。この処理でいい？と頼られる営業事務

▍商社としてのDNAを再定義し、ものづくりの次代を切り拓く 浜松貿易株式会社は、1947年に三井物産の浜松拠点を起源として設立された、80年近い歴史を誇る総合・機械商社です。高度経済成長期を経て、自動車やバイクの駆動系部品をはじめとする製造業向け機械商社として、地域の基幹産業を長く支え続けてきました。 しかし現在、自動車産業はEV化をはじめとする大きな変革の渦中にあり、生産に必要な部品数も大きく変化しています。そうした構造変化の中で、当社は自らの原点に立ち返り「総合商社としてのDNA」を再定義。従来の工作機械・搬送装置・専用機の提案に加え、ロボット導入、屋内・狭所用の点検ドローン「IBIS2」、アグリテック、ボランタリーカーボンクレジット事業など、時代の課題に応える新規領域へ積極的に事業を拡大しています。 ▍エンジニアリング機能がもたらす独自提案力 単に機械や資材を取り込んで流すだけではなく、関連会社である浜貿マシナリーのエンジニアリング機能を掛け合わせることで、設備ラインの設計・治具改造・据付までを一貫して引き受けられる点が当社の最大の強みです。商社機能とエンジニアリング機能を横断し、顧客の現場課題に対して「技術とアイデアを組み合わせた付加価値」を届けています。

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