世界がますますグローバル化するにつれて、外国人の社員やクライアント、マネージャーとのミーティングに参加することも一般的になっています。 会議では、議事録を作成することが重要です。議事録(miutes)の目的は、会議のフォローアップに必要な情報を記録することです。たとえば、時間と日付、場所、議題などの基本的な情報ですが、英語で記録するのはやや難しいかもしれません。でも議事録の目的はどの言語を使うにしても同じです。書き方は少し異なりますが、心配する必要はありません。 今回は、英語で議事録を作る方法について学びましょう。

目次

1. 議事録をとる目的は？　Purpose of meeting

1.1. 必要な項目とその準備

1.2. 会議名、場所、日時：Title, location, time and date.

1.3. 会議の目的 Purpose of Meeting

1.4. 参加者、欠席者　Attendees and absentees

1.5. 会議アジェンダ　Agenda, discussion topics

1.6. 決定事項、次のアクション　Decisions, Actions

2. 次回のミーティングについて　About Next meeting

2.1. 参考資料　Attachments

3. 英語の議事録をとるポイント

4. 英語会議を成功させるために必要な英語表現とは？

4.1. 上司とのコミュニケーション

4.2. 参加者とコミュニケーション

4.3. 会議の場所・機材を予約するとき

4.4. ミーティング後のフォローアップでよく使われる英語フレーズ

5. まとめ：シンプルで簡潔な言葉で作成

議事録をとる目的は？　Purpose of meeting

議事録の目的は、会議のトピック、決定された内容、実行する必要があること、タスクの担当者、およびメモした後でフォローアップする必要があるその他の必要な事項を記録することです。読みやすいな英語の議事録を作る、一つのポイントは英語は日本語よりも表現がシンプルなので、多くの形容詞や曖昧な言葉や文法を使わないでください。アイテムをリストの形式で書き、他の人が後で読んでも理解できるように、常にシンプルでわかりやすい文章にしましょう。

必要な項目とその準備

会議名、場所、日時：Title, location, time and date.

これらは議事録の基本情報です。情報整理のために他のことを書き始める前に、これらの情報を先頭に置くのを忘れないでください。 会議に2つの異なる場所の2つのチームが関与する場合、両方の場所の日時を記録します。一つ注意点は英語の日付形式は日本語とは異なります。

アメリカンの書き型: November, 25th, 2019

月/日/年です。

イギリスの書き型：25, November, 2019

日/月/年です。

会議のタイトルについては、簡潔で短いものにしてください。たとえば、要件に関する会議の場合は、「Requirements definitions meeting」を書けば大丈夫です。会議の場所については、会議室の名前を書き留めるだけで十分です。基本的に、議事録の上部は次のようになります

Requirements Definition Meeting　　（要件定義会議）

Date and Time: November, 25, 2019, 10:30am~11:30am (JST)

　日時:2019/11/25 10:30am~11:30am　（日本時間）

Location: Meeting room A

　場所：会議室A

会議の目的 Purpose of Meeting

ここでは、あまり長くしすぎないようにしてください。そうしないと、理解するのに時間がかかります。普通、英語では「To不定詞」（意味：〜をすること）で始まる文をが一番オススメです。

例：To discuss the long-term cost-cutting measures

長期的なコスト削減策を議論する

例：To brainstorm solutions to improve customer service

カスタマーサービスを改善するソリューションをブレインストーミングするため

*brainstorm: 意見やアイディアを出し合うことが目的です。自由に意見を出し合うという意味です。海外で仕事するや外国人と仕事をする時、かなり出てくる単語です。

例：To define major promotion strategies

主要なプロモーション戦略を定義する

参加者、欠席者　Attendees and absentees

誰が会議に出席しているか、または出席していないかを記録することが重要です。そうしたら、議事録の送信先または追加データを誰に送信するのか、すぐわかります。また、後で何かが起こった場合、担当者もすぐ見つけられます。タスクの責任者は誰か？　それを簡単に分からせることは議事録の一つの役割です。

会議アジェンダ　Agenda, discussion topics

普通、会議の議題またはいわゆるディスカッショントピックは会議の前に通知しますので、コンテンツをコピーして貼り付けるだけで問題ありません。気になる続きは👇👇👇

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