※2018年5月7日に広報ブログ(http://blog.loco-partners.com/)で投稿された記事です。

Loco Partners史上最大規模の90名が参加した今回の合宿。代表 篠塚を始め、多くのメンバーが大満足し、大成功に終わった合宿の裏側には、4人の幹事の念入りな準備がありました。

今回は、そんな合宿幹事チームにインタビュー！

準備から当日までの約4ヶ月間に起きた、大変だったことや学びとなったことなど幅広く聞いてみました。

写真左から

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マーケティング統括部 コンテンツマネジメントグループ CRMチームリーダー
櫻井 唯香（さくちゃん）—全体を統括する役割を担当

組織デザイン部 リクルーティンググループ
鷲尾 諒太郎 （わっしー）—宴会のコンテンツ設計や進行を担当

マーケティング統括部 コンテンツマネジメントグループ CRMチーム
川島 淳平（かわし）—2日目に開催したアクティビティの企画設計や当日のオペレーションを担当

営業部 営業戦略グループ
小久保美沙（ぼんちゃん）—宿泊先との連携やバスの手配などロジ周りを担当

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—合宿幹事はどのように決まったのでしょうか？

櫻井：実は特にきまった理由は聞いていなくて・・・（笑）

12月の忘年会を兼ねた締め会で突然発表されて、それが最初でした。なので、私たちも驚きました。

ただ、中途で入ってきた若手メンバーや新卒メンバーが合宿や忘年会など大きなイベントの幹事を歴代やってきたことは聞いていたので、くるかなとは思っていました。

川島：そして、案の定幹事に選出されましたね。

小久保：私はなぜか幹事にはならないだろうって思っていて、予期していないことだったのでこの中で一番びっくりしていたと思います。発表される時にはスライドが作られているのですが、その中に合宿幹事として自分の名前と写真があって、見間違いかと思いました（笑）

櫻井：そんなサプライズありきで決まった合宿幹事でしたが、意外と組み合わせが良くて・・・！

幹事を発表されたのが12月末で、そのまま年末年始のお休みに入ったので、年が明けてからキックオフをして、それぞれの役割分担を決めました。全体を統括する人、ロジ周りや施設側との連携を担当する人などですね。立候補制だったにも関わらず、4人がそれぞれ異なる役割に立候補をしたので、すぐに決まったんです。

—最初から息がぴったりだったんですね。役割分担がすんなりと決まった後は、どのような流れで準備を進めていたのでしょうか。

川島：まずはMissionを決めることからスタートしました。やっぱりWhyが明確になっていないと、Whatありきでの提案にしかならないのでブレてしまうよねって。

鷲尾：実は、もともとアクティビティを早めに決めないといけないって話になっていたので、Whyを考える前にアクティビティで何をやるか（What）を決めようとしていました。ただ、走り出してから「ちょっと待てよ」となり、幹事内でMissionがあったほうがいいね、と。

櫻井：その結果、決まったMissionが「Loco Partnersを愛する人を1人でもふやす」です。表向き、というか合宿全体のMissionは「つながりをつくる」だったので、幹事内のMissionを話すのは今回が初めてです。

小久保：みんなが感じていることだと思うのですが、いまLoco Partnersは人数が急増していて業務でコミュニケーションを取る人と取らない人が偏るようになっていました。

櫻井：なので、日々の業務の中で部署は違うけれど、みんながLoco Partnersの一員として働いているということを再認識できる場にしたいな、と。

川島：そんな想いを持ちながらMissionを決めていたので、何をするにしても一体感を出していきたいよね、って話していて、このワーディングにしました。

鷲尾：幹事になると、結構スケジュールも後ろ倒しになりがちというお話も聞いていたんですが、僕たちは特にそういったこともなく。多分WhyありきでMissionを最初に決めたからですね。

—それは最初にWhyありきでMissionを明確にしていたからだと思うのですが、その他にスムーズにいった要因はあると思いますか？

櫻井：スケジュールの組み方でしょうか。

小久保：かわしが結婚しているので、何としても「残業はしないぞ、させないぞ！」という気持ちが私たちの中にありました。

川島：本当にありがたいです・・・（嬉）

櫻井：なので、合宿幹事になってからすぐに動いていました。合宿は4月中旬だったのですが、1月上旬からぼんちゃんが宿泊先とバスの手配に動いてくれて、2月頃からかわしがアクティビティの検討を開始、宿泊先が決定し、当日のスケジュールの大枠などができてきた段階で宴会担当のわっしーが始動という感じでしたね。

小久保：さくちゃんが最初に全体のまとめ役として、それぞれのタスクを明確にしてくれたので、通常業務とのバランスをみて個人がうまく動いていたことも大きいかなって思います。

鷲尾：僕は追い込まれてから動くタイプで、さくちゃんがいなかったら本当に直前まで動いていなかったなって思います（笑）

櫻井：確かに、タスクの進め方にそれぞれの性格が出ていたかも。ぼんちゃんと私は心配性で、結構早めにいろいろと進めていたし、かわしは1人でもくもくと進めて、適宜相談してくれていたし。ただ合宿の3週間から前日までは、通常業務もこなしつつ、合宿タスクにも相当時間を割いていましたね。みんなの満足度を考えた時に決定していたことに対して、「本当にこれでいいんだっけ？」ということもあって、その度にチームで話し合って、再調整をしていました。

小久保：ただやっぱりかわしに残業をさせないという意識はあったので、相手に迷惑をかけないタスクパスを全員が意識していましたね。

—決定事項をひっくり返し、満足度を追求し続ける、という姿にLoco Partnersらしさを感じますね。こういった再調整も大変だったと思うのですが、それぞれが今回幹事をやってみて大変だったことは何でしょうか？

川島：臨機応変さが求められることが多かったことでしょうか。先ほどの話ともかぶってしまうのですが、3月になってそれまでに確定していたことを詰めていくと、「これってどうなんだっけ？」ということが意外とありました。その度に、再調整をして、チームで認識を合わせていくのですが、正直2割ほどは当日までわからない部分もあって。

小久保：なのでチームで話し合う度に、宿泊先のコロニー箱根さまに確認をしていました。例えば宴会場。もともと研修施設のため、宴会場はなく、レイアウトをどうしようとかそういうのもコロニー箱根さまにアドバイスをいただいて、結果として、これまでの宴会は1箇所にまとまっていたのですが、今回は初めて散り散りになって開催することになりました。

その他にも、研修パートで使う機材の手配や配置などもいろいろと再調整していて、もう何十回お電話でやり取りをさせていただいたか、わからないほどでした。でも、その度に快くご対応いただき、本当にコロニー箱根さまには感謝です。

鷲尾：僕もコロニー箱根さまには、とても感謝しています。ぼんちゃんも言ったように、今回の宴会では、初めてメンバーが同じ空間にはいるもののバラバラに座ることになりました。それで一体感を出すためにどうしたらいいかや、宴会中に実施するクイズを映し出すプロジェクターをどこに何台おいたら全員が見えるかなど、チームでも話し合いましたが、施設のご担当者さまのご協力がなければ実現できなかったと思います。

櫻井：あと、臨機応変というと、さっきかわしも言っていたように当日までわからないことが2割でした。そのため、事前に予測はしていたものの当日の雰囲気を見た上で決定を変更するということもありました。とくに、しのさん（代表）に「これってどんなオペレーションだっけ？」と確認されると、頭に徹底的に叩き込んでいたはずなのに、すぐに答えることができなくて、すこし心配になったりすることも。

小久保：でもそのおかげで、実はこうしたほうがいいかも、というアイディアも浮かんできたりして、結果ベターな方を臨機応変に選択することができました。

櫻井：そうだね。行きのバスは2人でずっとSlack見て、「あーでもない、こーでもない」って話していたのがいい思い出だね。

—いろいろ超えるべき山があったようですが、今回幹事になって良かったことはありますか？

櫻井：通常業務であまり関わることのないメンバーと一緒にプロジェクトを進行することができたので、他部署の仕事の進め方や資料の作り方などを学べることができたことでしょうか。自部署の当たり前は他部署の当たり前じゃないんだなって、改めて実感しました。

鷲尾：僕もそれはあります。さっきも言ったように、僕の悪い癖で追い込まれないとなかなか動かないところがありますが、それは僕だけなんだと気づけたことが本当によかったです（笑）今回の合宿幹事での学びを機に、今後改善していこうって思いましたね。

小久保：わっしーが気づいて良かった（笑）

川島：あとは、しのさんの意思決定のポイントを学ぶことができたことですね。普段部署も異なるので、一緒にプロジェクトを進めるということはありませんでした。ただ、今回一緒にプロジェクトを進めていく中で、しのさんのどんなにギリギリであっても「メンバーの満足度」という判断軸をぶらさない姿勢や、判断における優劣のつけ方などを間近で見ることができました。

小久保：例えば、バスの座席決めにおいて、私たちは結構部署とか年齢とかを考慮して決めようと思っていたのですが、しのさんは「バスは寝る人もいるし、そんなに時間を割いて決めなくていいよ」とアドバイスをくれました。

川島：そういったことが頻繁にあって、経営者目線での優先順位のつけ方というのが学べたことが幹事をやって良かったなって思いました。

—通常業務から得られる学びとは異なる学びがあった今回の合宿ですが、自己採点はどんな感じですか？

鷲尾：全体的に80%は予定通りにいったかなって思っています。残りの20%はもともと当日に判断しようと思っていたところだったりするので、結構満点に近いのかなと。ただ、僕個人でいうと60%くらいですね。全体的に分刻みでスケジュールを決めていて、朝の集合から研修パートまではうまくいったと思いますが、宴会がタイムスケジュール通りに行かなかったな、と。ただ、その反省点とかは今後に活かせるよう、きちんと次回の幹事にもつなげていきたいですね。

櫻井：わっしーの言うように、分刻みでタイムスケジュールを立てていたので想定通りにいったかなって思います。合宿後に集計したメンバーからのアンケートでも、「スケジューリングが完璧！」というコメントがあって、嬉しかったです。

小久保：結構、バッファを持ってスケジュール設計をしていたことが良かったのかなって思います。90人が何かをするって、最初と最後で時差があるので、そういったことも予め細かく想定できていたなって。

川島：あとは、絶妙な緊張感を終始保ちながら行動できたことも今回うまくいった要因ですかね。

櫻井：私は合宿前日に12時に寝たのに、1時間おきに目が覚めてしまうほど、緊張というか当日うまくいくか心配していました（笑）

鷲尾：僕も、絶対遅刻しちゃいけないって5時半に起きて、一番乗りで集合場所に到着しました。

小久保：みんな凄くそわそわしていたよね。私も手配したバスが来ていなかったらどうしようって、集合場所に着くまでとても不安でした。バスを見た瞬間に、すごく安心したのを今でも覚えています。

川島：そんな緊張感があったので、それぞれが受け身になることなく、運営側として最後まで積極的に合宿を進行することができました。なので自己採点も手前味噌ながら高くていいのかなって思っています。

—最後に、今回の感想を教えてください。

小久保：私は合宿幹事を担当している時に、沖縄でReluxセミナーを開催することになりました。なので、合宿準備と通常業務だけではなく、沖縄セミナーのロジ周りなども同時期に担当しており、自分の中ではキャパオーバーになるんじゃないかという心配もあったのですが、タスクの量をこなすことができて良かったなって思っています。

というのも、量をこなさないと質に転換しないということを今回身をもって実感することができたからです。あと、そんな私を支えてくれる仲間がいることに気づけたこともとても良い収穫でした。

櫻井：私も仲間がいて良かったなって思います。これは合宿幹事をやった仲間はもちろん、合宿に参加したメンバーのことも含めてです。もともと飲み会や合宿が苦手だったのですが、今回全力で幹事をやってみて、その結果メンバーからとても温かい言葉をいただくことができました。しのさんや経営陣が「とても最高だった」という言葉をかけてくれて、本当に嬉しかったですね。

川島：2人とは違う観点で話をすると、幹事をやっていく過程の中で自分の思考力や判断力が磨かれていく感覚があり、成長を実感することができました。

例えば、これは時間をかけてじっくり考えるもの、これは時間をかけずに瞬発的に判断するものなど、物事をこれまでとは違う視点から見ることができるようになったかな、と。

鷲尾：僕は、何度もいうように自分の課題を再認識することができました。この4月からは組織デザイン室で人事を担当していますが、それまでは営業部に所属していました。営業部は個人でそれぞれのエリアを担当しているので、部では動くものの部全体でプロジェクトを動かすということがほとんどなかったので、今回チームでプロジェクトを動かすということがとても新鮮でした。

そして、これまではなんとかなると思って、なんとかしてきた部分が実はなんとかならないということを改めて理解し、今後は幹事チームのみんなから学んだプロジェクトの進め方を真似て、習得していきたいと思います。

—ありがとうございます！合宿の幹事、本当にお疲れ様でした。

合宿幹事チームへのインタビュー、いかがでしたでしょうか。

Loco Partnersでは、サプライズなタスクに出会うこともしばしば。そんなチャンスを楽しみ、仲間と協力して乗り越えることができるメンバーを大募集しています！

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出典：http://blog.loco-partners.com/2018/05/07/133941