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試行錯誤を重ね、前に進む。健保組合の変更の道のり

「大変なことはそんなになかったんですよ」

飄々と話すのは、労務業務を担当する人事部の高山さんと須永さん。メドピアは4月1日「関東ITソフトウェア健康保険組合」(以下、ITS健保)に加入し、グループの健康保険組合の統一に向けて舵を切りました。メドピアの「健康保険組合の変更」という難しいプロジェクトを成功へ導いたのが、今回インタビューを受けていただいたお二人を中心とする、メドピアグループの人事部です。

ともに経験のない初めてのプロジェクトだったにも関わらず、どのようにして困難なプロジェクトを乗り越えられたのか。ITS健保加入の前夜、チャレンジの道のりを聞きました。

— 社員プロフィール ―

高山 裕美(たかやま ひろみ)

2020年5月入社。 コーポレート本部 人事部 システムマネジメントグループ リーダー。人事システムの運用、評価運用、給与、福利厚生、労務案件の対応等労務全般を担当。

須永 朋穂(すなが ともほ)

2021年4月入社。 コーポレート本部 人事部 ピープルサポートグループリーダー。勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、安全衛生管理、人員管理、法改正対応を含む就業規則/規定の整備などを担当。


※4月1日、メドピアとフィッツプラスはITS健保に無事加入しました!この記事では、健康保険証が社員の手元に届く直前の様子をお届けします。

社員が福利厚生を公平に受けられるようにするための挑戦

——健康保険組合をITS健保に統一することになった経緯を教えてください。

須永:これまでメドピアと子会社のフィッツプラスは加入している健康保険組合が異なっていました。会社が違うので健保が別々でも問題はないのですが、社員が受けられる福利厚生に違いが出てしまうので、いずれは統一すべきものとして認識していました。

高山:健保が違うことで、社会保険料の料率にも差が出てしまっていました。もちろん、人事労務を担う私たちピープルサポートグループの仕事も煩雑になります。健保が違えば書式も違うし、健康診断などの手続きも変わってくる。社員に公平に福利厚生を提供するというのがもちろん一番の目的ですが、業務効率の面でも統一したいと考えていました。

フィッツプラスが加入していたITS健保に統一するという方針は、フィッツプラスがメドピアのグループ会社としての統合後2018年には決まっていたそうです。ただ、会社として初めての対応だったため、なかなかスムーズには行きませんでした。そのような状況の中、2021年4月に須永さんが入社したことで体制が整い、統一に向けて前進し始めました。

——スムーズにはいかなかった、というのは?

須永:健保を変更するためには、

  • 加入中の健保を脱退する旨の連絡を行う
  • 統一先の健保に加入の意思を伝える
  • 法制局の許可を得る

という大きく三段階の申請がありますが、第一段階である加入中の健保を脱退する方法は決まりが特にないのです。

高山:過去は、電話を通じて脱退の相談を何度か入れていましたが、スムーズに進まなかった…。それが須永さんにバトンタッチした後、どんどん進むようになったんです。

須永:電話でのやりとりとは別の方法を検討して、今度は書面で申し出る形に変えてみたんです。脱退理由や、法律に基づいて事業主と従業員の同意を得ている旨を明記した書類をまとめて、加入中の健保宛に送付しました。すると、やり方を変えただけではありますが、申し出が受諾されて急に事が進み出したんです。

——自主的に、必要であろう書類や通知内容を考えてトライしたことで道を切り拓いたのですね。

須永:実務経験は2人ともなかったですし、グループ会社同士で統一する流れが分かる事例はネットにも情報がなく、その点は試行錯誤しました。

高山:振り返ってみれば、方針が決まってから実際の変更までまる3年と、長かったですね。

須永:2022年2月頭に、ようやくすべての書類業務を終えました。ITS健保から認可を頂いたのは2022年3月後半でしたね。


健康保険証は自分の足で取りに行き、自分たちの手で送る

——経験や前例がほぼない中での統一への道のりは長かったかと思います。2022年4月から保険証が皆さんの手元に届くのですね。

須永:はい。新しい保険証が社員の手に渡り、運用されるようにサポートをするのも私たちの仕事なので、やることはまだまだあります。私は前職で健保が変わったことがありました。その経験を思い返して、変更前後に不便なことが起こらないように準備しています。

——どんな不便なことが回避できるのでしょうか?

須永:健保が切り替わるとき、健康保険証が社員の手元にない期間が発生する場合があります。古い健康保険証を回収してから新しい健康保険証を送るまでにラグがあると、通院予定のある社員は困りますし、急な病気や事故への不安も感じますよね。だから、今回はタイムラグが開かないようにします

高山:明日3月30日に、ITS健保の事務所まで、健康保険証を取りに行くんですよね!通常は加入日以降でないと健康保険証は発行できないものですが、今回は事前にいただけることになったんです。入手したら、その日中に社員全員へ発送します。ピープルサポートグループの5人全員でダブルチェックしながら、素早く正確にやっていきますよ。

須永:ITS健保からオフィスに送ってもらっても間に合うかもしれないですが、間違いなく手に入るように、そして確実なスケジュールを組めるように、自分たちの足で取りに行くことにしました。

高山:近々病院に行く予定があるという社員複数名からも相談があったので、不安を解消できそうでよかったです。無事新しい健康保険証が行き渡った後は、以前までの健康保険証の回収業務が待っているので、また5人で頑張ります。(笑)

“われわれ”意識をもった社員と、未知のプロジェクトを乗り越える

ーー前任者から引き継いで成し遂げたプロジェクトですが、一番苦労したことは何でしょうか。

須永:うーん、そんなに大変だった印象はないんですよね。この社員数の規模だから、というのもあるかもしれませんが。

高山:そうですよね。苦労という苦労を感じていないというか……。社員がみんな協力的だったから、すごく進めやすかったんじゃないかな、と思います。例えば、今回ITS健保加入にあたって社員に提出を依頼した扶養に関する書類も、すぐに集まったんです。

須永:期日を迎える前に9割5分は回収できましたね。扶養に関する書類は、対象となる社員それぞれが役所に問い合わせて発行する必要のある書類なので、なかなか集まらないかなと思っていたため驚きました。前段階の、ITS健保に統一することへの同意を取ったアンケートも、スムーズに回答が集まっていましたし、今回に限らず、メドピアの社員は誠実で協力的に感じます。

高山:年末調整や勤怠もちゃんと対応してくれますよね。もちろん人間ですから忘れることはありますが、指摘すればすぐに取り掛かってくれます。

健保統一に関する連絡事項に社員が「ありがとう」や「お寿司」のスタンプなどで快く反応する

ーー社員の協力があったからこそ、初めてのプロジェクトを乗り越えられたのかもしれませんね。そのカルチャーはどうして社員みんなに浸透しているのでしょうか。

高山:メドピアが掲げるCredoが、社員みんなに根付いているからでしょうか。とくに「“われわれ“意識で成し遂げる」を根底に感じます。相手の仕事も自分事として捉えているというか。

社員はみんな、入社前に面接で代表の石見さんからCredoの話を直接聞きます。なので、非常に早い段階から行動に落とし込めるのでしょう。石見さんの誠実さや真面目さも投影されていそうです。

※Credo策定までの道のりや込めた思いはこちら


ーー健保統一は一段落となりますが、ピープルサポートグループとしてほかに注力していることはありますか。

須永:社員がより柔軟に働けるように、制度を変えたり作ったり、整備を続けていっています。コロナ禍に加え、社員のライフスタイルも多様化しているので、常に模索していく必要があると思っています。最近では、オフィスでも自宅でもない場所を”3rdプレイス”として定め、限定的に就業場所を移して働くことができるという「ロケーションセレクト制度」を導入しました。

※ロケーションセレクト制度について


高山:オンラインとオフラインをミックスしてどうやって働いていくかは、引き続きの課題ですね。何が正解かまだわからないことばかりなので、色々試しながら柔軟に変えていっています。やってみて、改善しての繰り返しです。

チームメンバーにも社員にも相談したり意見を聞いたりして、今回のように未知のチャレンジでも臆せず、メドピアらしくやっていきたいと思います。

ーーお話ありがとうございました。

自分の仕事しか見えていないと、依頼に対応したり相談を受けたりする優先順位が下がりがちです。メドピアに誠実で協力的な人が多いのは、相手の仕事へ敬意を持ち、“われわれ“意識でハードルを乗り越えていくからなのでしょう。試行錯誤を重ねた健保変更のプロジェクト成功の背景には、社員の働きやすさを追求するピープルサポートグループと、協力的な社員の存在がありました。

執筆:関矢瑞季


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