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満足度98%!メンバーズグループ1,300人リモート社員総会が成功できたナレッジを公開!

皆さまこんにちは!HRエンゲージメント室、採用マーケ&広報担当の上野です。

年度末の3月28日、メンバーズグループでは社員総会を行いました。
今年は初のリモートでの社員総会となったので、その開催レポを3部に分け、今回は最初の第一弾を書いていきたいと思います。

社員総会とは

年に一度メンバーズグループ全社員が集結し、活躍した社員を称える表彰式や、年間の振り返り、そして来期の戦略共有を行い、最後には懇親会も開催され、本年度の締めくくりと新年度のスタートを全社員でスタートを切るビッグイベントです。

メンバーズでは、社員を経営の主体として位置付ける「全員参加型経営」を推進しており、社員一人ひとりが、メンバーズグループの方向性を考え、デジタルクリエイターが最も活躍する職場・最も幸せに働ける職場を目指し、社員が経営に積極的に参画しています。

例えば、有志社員による「MEMBERS WAY委員会」では、メンバーズをより健全でフラットな企業にしていくために、全社アンケートにより社員の意見を集め、役員と起案の実現検討や意見交換を行う場として、MEMBERS協議会を開催しており、そこから新たな制度が実現に至ったものもあります。

また、MISSION・VISIONも経営陣だけで創った上意下達のものではなく、社員によって創られています。年に1度開催される全社員研修「MEMBERSHIPトレーニング」は、Members Storyを題材として、日々の業務と目指すべきMISSION・VISIONとの繋がりを明らかにするとともに、チーム内でディスカッションを行い、今後の自分たちが為すべき方向性を再考する場となっています。

社員総会は、そんな「全員参加型経営」の1年間の集大成として行われるものです。近年では各拠点に社員が集まり中継で繋ぐ形式でしたが、今年は2014年に立てた中期経営計画「VISION2020」の総括、及び新たな第一歩となる「VISION2030」の発表という大事な節目ということもあり、全社員が東京に集まって盛大に行う予定でした。

リアルでの開催からリモート開催へ

しかし、新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から、約1ヶ月前にリモートでの開催に変更となりました。1週間前にはイベント会社さまの音響やカメラも合わせてリハーサルを行い、あとは本番を迎えるだけ…だったのが、なんと開催3日前の夜に東京都からの外出自粛要請を受け、運営+登壇者含め40人ほどが出勤する予定が自社メンバー4人のみで開催することになりました。
混乱の中なんとか自社で準備できるものを集めて遂行した結果、なんと事後アンケートでは参加者満足度98%、会社参画意識97%を叩き出しました!

今回はその運営方法をお伝えしたいと思います!

使用したツールはこちら

Google Site

Google Siteとは、専門的なWebの知識がなくても誰でも簡単にWebサイトが作成できるツールです。G Suite(Googleが提供するグループウェアサービス)を利用している企業が使用できます。このサイトに、Youtube LIVEの配信画面と独自のコメント機能を埋め込みました。

YouTube Live

誰でも簡単に動画配信ができるツール。
セキュリティの観点から、YouTube LIVEの「非公開設定」で行わなければいけなかったのですが、「非公開設定」だとコメント機能は使えないということが発覚。悩んでいたところ、社内のエンジニアが独自に作ったコメント機能が使えることに!これで配信画面を見ながら参加者同士のコミュニケーションを可能にしました。

Hangouts Chat

普段の業務からHangouts Chatは利用しているのですが、今回一部社員は動画を見ながら独自のコメント機能が使えないこともあり、Hangouts Chatで全社員のチャットルームを作成し、ここで自由に感想を書けるようにしました。

簡易カメラ2台

自社で使用していた簡易カメラ。もともとは社員総会の運営を委託していたイベント会社のプロ用カメラを3台使う予定でしたが、急遽こちらを使うことに。


⑤バックパネル

イベント会社に制作してもらったバックパネル。グループ会社のロゴを入れることで、より全社員参加型感が伝わるような形に。自前のリモート配信ながらも、このパネルのおかげでTV番組のような雰囲気を演出できました。


以上が、今回リモート開催にあたり準備したものです!
そして、気になる当日の様子は…??

いよいよ社員総会当日

そもそも、コメント機能をつけたものの皆ちゃんとコメントしてくれるのかという不安はありました。しかし、開始30分前より過去の社員総会写真の動画を配信すると、続々とコメント投稿が!13:00開始前時点でなんと1,256件ものコメントが集まりました。

(↑ 開始前のカウントダウンムービー/過去の社員総会の写真をループ投影したもの)

そして、社員総会中も途切れることなくコメントが活発に投稿され、「VISION2020」振り返りや「VISION2030」の発表の間も、コメント上で社員による議論が活発に行われました。

(↑ 高野さんによる2019年振り返りのお話)

(↑ 剣持さんによるVISION2020総括のお話)

(↑ 休憩中も活発にコメント投稿が繰り広げられました)

誰かが疑問を投げかければ、それに対する回答が投稿されたり、また過去を振り返りながらお互いをねぎらう言葉を掛け合ったりと、リアルではなかったコミュニケーションが生まれていました。

そして最後は、剣持さんからの閉会の挨拶!
毎年恒例の「おー!!」というガッツポーズと掛け声で締め、今回のリモート開催で一番全社員が一体となった瞬間でした。


リモートだからこその「全社員参加型の社員総会」の実現

今までの社員総会は広大な会場で皆椅子に座り、厳粛な空気の中、長時間登壇者の発表を聞き、その都度思った疑問や感想をみんなと共有できないまま時間が過ぎていくというものでした。

しかし、今回リモートでの開催となったことで、コメントを通じてそれぞれの思いを共有するとともにアットホームな雰囲気で開催できたことが、「全社員参加型の社員総会」が実現できたのだと思います。

終了後のアンケートでは、なんと
・満足度:98%
・参加後、メンバーズのミッション・ビジョンの共感し、参加意識が高まった:97%
という驚異の数字が出ました。

また、
・過去最高、最もピースフルな社員総会だった
・今までで一番社員同士の距離感が近く感じられる社員総会だった
・ミッション・ビジョンに改めて共感し、新たな一歩に向けて頑張ろうと思えた
等々、ここには書ききれないほどの前向きな意見が多数ありました。

当日、社外秘情報の取扱いの観点から画面キャプチャをSNSで載せることは禁止としていましたが、写真なしでも、社員による「#メンバーズグループ1300人リモート社員総会」というハッシュタグでこんなにもTwitter上で盛り上がりました!(※投稿社員の以下キャプチャ画像は掲載許可を得ています)


成功の要因として考えられること

もともとメンバーズでは、東京オリンピックに向け約2年前から入念な準備のもとリモートワークの実証実験を行っており、昨年9月からは全社員リモートワークが利用できるようになりました。また、総務省主催の「令和元年度テレワーク先駆者」にも認定されています。

このようなメンバーズの取り組みが少しでも他の企業に貢献できればという思いから、リモートワークのマニュアルも公開しました。

今回の社員総会が急遽リモートでも開催できたのは、これまでの努力の積み重ねがあり、社員もオンライン上でのコミュニケーションに慣れていたからではないかと思います。

現在も東京・神戸・北九州・鯖江拠点において原則テレワークを行っていますが、いつまでこの状況が続くか誰にも分かりません。

「リモートワーク=特別な働き方」ではなく社員全員が自由に利用、かつ既存社員だけでなく今後増えていく社員に対しても、メンバーズらしい柔軟な働き方を促進していきたいと思います。


そして、次回はここでは書ききれなかった社員総会の裏話を第二弾としてお伝えしたいと思います。
ぜひお楽しみに!!

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