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【業務フロー】プロジェクト管理ツールを使った人事労務連携(2)〜コピペでいける!Google FormからBacklogへ自動登録レシピ〜 #ヌーラボ人事労務アドベント #Backlog #JBUG

これは、ヌーラボの人事Angelaと労務Kellyが、無謀にも2人だけで挑戦している、「#ヌーラボ人事&労務アドベント」のブログです。2日連続ですが、「#JBUG」主催のBacklogのアドベントにも参加しています。

今日は、昨日に引き続き業務フローの中でのBacklogの活用術。昨日より一歩進んだ使い方です!

今日は、ヌーラボのGoogle Formを使った社内申請でも多用している「Google Formで登録した内容をBacklogに自動登録する」方法です!社内の申請系で、Google Formを活用している人事さん、いらっしゃるのではないでしょうか?

Google Formの問題点

Google Formの問題点は、ズバリ

「回答の共有範囲が限定されていること」

だと思います。回答の通知が、フォームの作成者にしかメールで飛ばせないので、ブラックボックス化する。またスプレッドシートを共有しても、更新に気づけない等々、ちょっと痒いところに手が届かないです。

メールで課題登録の活用

ヌーラボの場合は、例えば「カンファレンス申請」というものにGoogle Formを使っています。有料のカンファレンスなどに出席した場合、ここから申請しておけば手当が付与されます。申請ごとに対応しなければいけないので、しっかり管理したい…。ということで、Backlogのメールで登録機能を使っています!


Google Formに登録された内容をBacklogの課題登録のメールアドレスに自動送信する仕組みを取っています。


設定のステップ

ステップ1:Backlogから課題登録用のメールアドレスを生成する

(この動作は、スペース管理者のみができます。管理者でない人は、管理者に依頼してメールアドレスを生成してもらってください。)

Backlogの「設定」「インテグレーション」から「メールによる課題登録」を選択


メールアドレスが1クリックで生成できます。


私の場合は、メールの件名をそのまま課題名に使っています。


ステップ2:Google Apps ScriptをFormに登録する

まずはスクリプトエディタを開きましょう。


この画面になった瞬間に嫌になる人も多いかもしれませんが、コピペするだけです!コピペ!!


下記のコードをコピペして入れましょう!

  • Backlogにメールで課題登録のメールアドレスをここに入れる
  • メールのタイトルをここに入れる(課題のタイトルになります)

この2点は各自編集してください!

function submitForm(e){
var itemResponses = e.response.getItemResponses();
var message = '';
for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
var itemResponse = itemResponses[i];
var question = itemResponse.getItem().getTitle();
var answer = itemResponse.getResponse();
message += (i + 1).toString() + '. ' + question + ': ' + answer + '\n';
}
var address = 'Backlogにメールで課題登録のメールアドレスをここに入れる';
var title = 'メールのタイトルをここに入れる(課題のタイトルになります)';
var content = '以下の内容でフォームが送信されました。\n\n' + message;
GmailApp.sendEmail(address, title, content);
}


コードを入れたら保存


保存したら一度動かしてみましょう。許可が求められます。


これでおしまい!!完了したらテストしてみてくださいね!(震え声)

これでどれだけの対応漏れ・転記作業がカットできているか!

この作業で解決できない課題

1点だけ課題なのは、申請者のメールアドレスをGoogle Formで収集しても、その情報をメールには反映できないこと。本当なら課題のタイトルに出したいのですが、この作業だけではできません。

そのためヌーラボの申請フォームには、お手数ですが名前も書いてもらっています。

誰かぜひ解決策を教えてください…!

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