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体調不良でリモートはなし!2年間試行錯誤したリモートワークの運用ノウハウを全公開します!

one visa は全社的にリモートワークを推奨しています。

先日社内の統計をとったところ、全社の平均リモート率は61%、エンジニアでは69%でした。


また、勤務体系はコアタイムなしのフレックスで、柔軟な働き方を推奨しています。

リモートワークやフレックスは「働きやすそうでいい制度」という印象をお持ちの方が多いのではないでしょうか。私はこれに関して概ね同意しつつ、注意すべき事項も多い制度だと考えています。

客観的な事実として、リモートワークでは通勤時間がなくなるため、従来と同じ稼働量を確保する場合の拘束時間は短くなりますし、台風や雪の日は出社する必要がありません。

また、フレックス制は、結婚していたり、子持ちのメンバーからは「子供を送り迎えできる」「家族とご飯を食べられる」など、非常に好評です。

一方で、one visa が運用しているリモートワークやフレックスは「楽ができる制度」ではありません。

また、組織として高い運用スキルが求められる上に、メンバーのプロ意識の高さに依存することとなります。

「あの人はちゃんと仕事しているんだろうか」

という疑心暗鬼が始まった瞬間にリモートワークやフレックス制は組織を蝕み始めます。これはなんとしても避けなくてはいけない。

つまり、リモートもフレックスも、

「なんとなく流行っているから」という理由で導入すると生産性が上がるどころか、下がってしまうと思っています。いわゆる諸刃の剣です。

それでも、 one visa は約2年間リモート推奨とコアタイムなしのフレックス制を運用してきましたし、メンバー全員がこの働き方を気に入っています。

時々課題にはぶつかりつつも、その都度ルールを見直したり、再周知したりして今までうまく運用してこれています。

本記事では改めて、one visaのリモートワークルールを明文化することで、既存社員の理解を深めるともに、one visaの働き方に本当に共感してくれる候補者の方々と出会えれば嬉しいです。

リモートワーク・フレックス制の運用ルール全公開

one visa は、リモートワークとフレックスを円滑に運用していくにあたって運用ルールを明文化しています。本記事では、社内向けに作られたドキュメントを特別に全公開します。

目的

  • 原則として、リモートワークは成果を最大化するための手段である
    • (ex) 通勤の時間が不要になり、開発に集中することが出来る
    • (ex) 台風、大雪のときに出社する必要がなく、業務に集中できる
  • また、 one visa は「利益と人の幸せを天秤にかけたとき、迷わず幸せを選ぶ組織」であり、家族の体調不良、育児など、その人の人生にとっての重要事項を守るための手段としてのリモートワークは推奨される

心構え

  • 対面でのコミュニケーションのほうが効率が良いケースは必ず存在する
  • 従って、メンバーから対面でのMTGを打診された場合は、必ず快諾すること
  • 「MTGの為に出社するのだるい」という雰囲気を出してはいけない
  • リモート推奨という働きやすい文化を継続していくためにも、運用ルールはしっかりと守ること
  • one visaのリモートワークは原則「成果のための選択」であり、楽をする制度ではないことを心得る

プロセスではなく成果へのコミットが前提

解説

リモートワークやフレックスで最も問題になるのは

「今日会社に来ていないあの人は、ちゃんと仕事しているんだろうか」

「全然仕事していない(ように見える)のに給料もらっててずるい」などの疑心暗鬼だという肌感があります。

この問題の背景にあるのは、体に染み付いた「プロセス重視の考え方」です。つまり「社員はみんな一様に1日8時間会社に拘束されないといけない」という考え方です。

肌感として、先進的な企業に在籍したことがある人を除いて、多くの人がこの考え方を持っています。私自身上述のようなシーンを数多く目にしてきました。これを防ぐために有効なのが成果主義です。成果主義でわかりやすいのは完全歩合制の保険のセールスなどですね。

one visaではOKRという目標管理の手法を使っています。(OKRについては割愛しますが、ジョン・ドーアのこちらの本が非常にわかりやすく良書ですので、興味がある方は一読されることをおすすめします。)

one visa ではOKRを四半期単位で設定していて、四半期目標を月次に分解し、更に直近1ヶ月に関しては週次のコミットに落としていて、OKRで定義しているチームへの約束を成果としています。(コミットは今週はここまでやりきります、というチームへの約束、というような意味合いでご理解ください)

そして、毎週ある全体のOKRの振り返り会議では、前週のコミットの振り返りと次週のコミットの共有の時間があります。(この会議とは別にチーム毎の振り返りもあります。)

この週次のコミットをこなせているかどうかで、そのチームが機能しているかどうかは一目瞭然になります。また、目標設定自体も厳しめにしているので、サボっていてこなせるようなものではないです。

OKRの達成に対して真摯であることが、ひいてはミッションの達成につながるため、OKRの達成に全力を尽くすことが全メンバーに求められています。

逆にOKRの達成に真摯である限りにおいて、リモートワークをしても、子供の送り迎えをしても、家で家族とご飯を食べても問題にしない、とメンバーの合意をとっています。

その一方で、コアタイムなしのフレックスだからといって有給を取らずに「1日遊んでいる」というようなものは許されません。

なぜなら、すべての職種に対して「勤務時間中にメンバーからの問い合わせや相談があった場合には対応できること」を求めているからです。

そのため、私用で抜ける時間帯がある場合には全社員が共有しているカレンダーでメンバーに共有する必要がありますし、遊びに行く場合は休みをとってくださいとしています。

働きやすさは会社から与えられるものではなく、自分たちで勝ち取り、守っていくもの

働きやすさに関して、会社として大切にしている価値観が以下の一文に現れています。

「働きやすい文化を継続していくためにも、運用ルールはしっかりと守ること」

大前提として、 one visa には今の所「少しでも楽をして給料を貰おう」と考えているメンバーは一人もいません。全員が「いい仕事をして会社を成長させよう」と考えています。

リモートワークに関して議論する場で、メンバーから出た「以前働いていた会社でリモートとフレックスを導入したが、結果的に業務へのコミットメントが落ちてしまってすぐに制度が廃止になってしまった。今の働きやすさを維持するためにも、運用ルールをしっかり守っていきたい」という言葉が非常に印象的でした。

働きやすさは、会社から提供されるだけのものではなく、メンバーで一緒に守っていくものだという認識を全員で持つことは、働きやすさを担保する上で非常に重要だと思います。

リモートを推奨するからこそ対面を疎かにしない

また、約2年間リモートワークを推奨する組織運営をしてきて確信しているのは「リモートより対面の方が効率がいいことがある」ということです。

まずは会議に関してですが、オンライン会議よりも物理的にホワイトボードを使って話した方がディスカッションが捗ったり、センシティブな話をする時に画面越しでは細かなニュアンスが伝わりにくいケースがあります。

また、1対1では問題なくても、3人以上の会議、特に2人以上の参加者が同じ空間にいるようなオンライン会議はまだまだやりにくいです。

参加者10人の会議で9人は1つの会議室にいて1人だけリモート、みたいな場合は、現場のディスカッションのスピードについていくのが結構しんどいです。

さらに、同じ空間にある複数のPCで同時に会議システムにつなぐと、ハウリングしたり声が遠かったりと課題が多く、定例の共有会くらいには耐えられますが、リアルタイム性が求められる激しいディスカッションには向きません。

なので、心構えとして、メンバーに対面のMTGを打診されたら快諾するように定めています。あくまで成果を出すことが目的なので、こうしたルールはチームの中でも納得感があります。

社内には大人数でのオンライン会議用に、マイクとカメラ付きの大きなディスプレイが用意されており、出社していてもできるだけ円滑にオンライン会議が実施できるよう工夫をしています。

一方で、必ずしも対面である必要がないMTGは積極的にオンラインで実施されていて、昨年実施した社内統計ではオンライン会議の比率は57%でした。使い分けが重要だと思います。

次にマネジメントに関してですone visa の経営陣は原則リモート業務はしないようにしています。理由としては、経営陣は個人の業務効率ではなくチームの業務効率を最大化する必要があるためです。

リモートワークで集中することで進捗が良くなる業務は基本的には「作業」に分類される業務です。

対して経営陣を中心としたマネジメントレイヤーは意識的に自分をオペレーションに組み込まないように業務設計をすることが求められ、判断したり業務設計をする仕事が多くなります。この類の業務はメンバーとコミュニケーションを取りやすいオフィスにいた方が進みが良くなることが多いです。

one visaではリモートは強制ではないので、週の半分くらいはオフィスにいる人が多く、オフィスに体があればメンバーが困ったときにすぐ声をかけて5分で解決できるところを、リモートだと日程の調整をしてオンライン会議の時間を設定しないとなかなか都合が合わなかったりします。(Slackで今いけますか?と声をかけても10分~15分くらいのタイムラグは出てしまいますし、些細な問題だと心理的な声のかけにくさもあるようです。)

運用ルール

前置きが長くなりましたが、 one visa ではリモートワーク、フレックスに関して以下の運用ルールを定めています。

リモートワーク時の私用に関して

  • チームと約束している成果にコミットしている限りにおいて、業務時間内に発生する私用は問題としない
  • ただし、チームと約束している成果にコミット出来なかった場合に、私用の有無等はチームのメンバーから指摘される責任があると同時に、成果にコミットする為に努力しなくてはいけない
  • また、チームに約束する成果は、成果物の納品に限らず「問題解決のためのMTGを打診された際に快諾する」といったものを含み、計画の段階で定めた目標を達成さえすれば、全休にして良いといった類のものではない

体調不良時のリモートに関して

  • 原則、体調不良によるリモート勤務は不可
  • 体調不良時は積極的に傷病休暇をつかって休む

情報共有に関して

  • 外出の予定や会議などは全社に共有されているGoogleカレンダーに登録し、常に最新の状態で運用することで周知を図る
  • 全社員入社時に、Slackに自身のTimesを開設し、離席時はその旨を自身のTimesに更新する
  • チーム・会社に約束する成果は、週次で全体に共有をする
  • リモートワークを実施する際は、原則週の初めまでにチームに共有する

稼働時間に関して

  • チームに約束している成果にコミットしている限りにおいて、1日の稼働時間が8時間を上回る、下回ることは問題としない
  • ただし、成果の形は職種によって異なる。また、必ずしも成果物だけを指すものではなく、「営業時間内にメンバーからの相談に即時対応できる」といった、時間の制約を受けるものを含む
  • チームに約束している成果にコミットしている限りにおいて、午前リモート業務後出社、午前出社後リモート業務といった形態は問題としない

出社ポリシーに関して

  • 職種や役職によっては業務時間に出社していることが求められる
  • 対面でのMTGや、営業時間内の出社を打診された場合は快諾する

解説

ほとんど書いてある通り&背景にあるのは前段でお話した心構えの考え方なのですが、体調不良時のリモートワークの禁止に関しては重要なので解説を加えます。

体調不良でリモートは不可

主観ですが、ルールが明確に引かれて全員のコンセンサスを取れている場合を除いて、体調不良を理由にしたリモート業務は会社の雰囲気を壊します。

会社休むほどじゃないけどだるいとか、朝起きたらまだ眠いとか二日酔いとか、そういうレベルでリモートが免罪符に使われだすと制度の崩壊は近いと思います。

「体調不良だけどリモート」と言っておくことで、なんとなくやってます感を出すことができる一方で、対応が遅れたり、対応ができなくても体調不良だから、という風に逃げることができてしまいます。

そのため one visa では体調不良を理由としたリモートは禁止です。「大事をとってリモートします」もNGです。one visa のリモートワークは「軽度の体調不良でも無理せず働けます」という制度ではなく、あくまで成果を最大化するための制度だからです。

one visa のスタンスは、「体調不良なら休んでください」です。そのために傷病休暇は上限なしで用意していますし、インフルエンザ公休もあります。当然、有給を使いにくい雰囲気は一切ありません。

一方で、喘息や重度の花粉症など、慢性的な持病に関しては応相談の余地も残しています。慢性的な持病を持つ方にとっての体調不良にはグラデーションがあり、そうした不調と向き合っている方を否定したくないからです。

外部の人と重要な打ち合わせがある場合を除いて、体調不良の時に無理に仕事をしてもいいことありません。仕事の能率は悪いですし、休もうにも仕事が気になって寝れません。

「軽く体調不良だけどリモートで軽く流します」といったスタンスでの仕事は会社としては許容しません。

体調管理をしっかりするのは大前提で、体調が悪いときはしっかり休んで、早く回復してくださいというのが one visa の基本スタンスです。

営業時間内の出社が求められる職種や役職もある

one visaは原則コアタイムなしのフルフレックス制で、リモートワークを推奨していますが、職種や役職によってはリモート不可だったり、営業時間(10時~19時)に出社が求められます。

例えば経営陣は原則リモート禁止ですし、カスタマーサポートもリモート不可で営業時間に稼働していることを求めています。

これは営業時間にリアルタイムで顧客からの問い合わせに対応できることが職務として求められたり、メンバーへの相談にリアルタイムで答えるなど、成果をだすためにあるべき姿から逆算して定めており、今後もそうしていく方針です。

リモート推奨だが強制ではない。出社したい人もいるので選択肢として提示できることが大切

リモートワークは非常に優秀な働き方ですが、向き不向きがあります。

私は家で集中できないタイプなので、もともとリモートはしていませんでしたし、快適なWi-Fiや空調、大きなディスプレイがある環境で仕事ができるってかなり恵まれていると思っています。

また、 one visa には家に子供がいて仕事に集中できないので出社したいという声もあります。前述した「送り迎えができて助かる」みたいな意見から、リモートと子育ての相性は良いと思っていますが、万能ではないと思っています。

だからこそ、 one visa では完全リモートという形は取らず、出社もできるしリモートでもよい。必要に応じて対面を求めるというスタンスでやっていますし、これはこれからも続けていきたい大切な文化です。

まとめ

one visaのリモートワーク、フルフレックスの特徴は以下の5つです。これを守っているからうまく運用できている、と考えています。

①リモートワークは成果を出すための手段であり、楽ができる制度ではない

②体調不良でリモートはなし。傷病休暇は無制限なので体調不良時は休む

③みんなで設定したOKRの達成に真摯に取り組むこと

④対面でのコミュニケーションを疎かにしない

⑤職種や役職によってはちゃんと出社する

働きやすくもあり、厳しくもある one visa ですが、ご興味お持ちいただけた方は是非お気軽にご連絡ください!

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