新卒1年目が主導するピアボーナス制度全社導入:システム設計&ドキュメント作成編

こんにちは。サーバーワークス新卒1年目の丸山礼です。

今回は新卒1年目のメンバー主導で「さばチップ」というピアボーナス制度を全社導入した際に、工夫したことや苦労したことなどを紹介したいと思います。
ピアボーナス制度とは簡単に表現すると、少額の成果給をメッセージとともに送りあえる仕組みのことです。
日頃の感謝や助けられたことなどの感謝をポイントとメッセージを送ることで伝えることができます。

ピアボーナス制度についてはこちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひこちらもご覧ください。

ピアボーナス導入プロジェクトにジョインした経緯

サーバーワークスでは研修中の新人にプロジェクトマネジメントの練習も兼ねて適度なタスクをアサインする文化があります。例えば、社内のLT大会運営や社員旅行の企画などといったプロジェクトを新卒1年目中心で行なっています。
今回新しく全社導入したピアボーナス制度「さばチップ」プロジェクトにも新卒がアンバサダーとしてアサインされることになりました。
もちろん嫌だったら断ってもいいのですが、私は面白そうだと感じたのでアカウント作成などのシステム設計関連のタスクと、導入目的や使い方をドキュメント化するタスクの担当に立候補しました。

システム設計

さばチップはUniposというピアボーナスのためのwebサービスを元に運営されるので、全社員Uniposアカウントの作成と初期設定を行いました。具体的には、フォーマットに沿ったcsvファイルに社員データを入力してUnipos側に流す作業です。
さらに、この作業とは別にSSOサービスとUnipos連携の設定を弊社の情シスにお願いしました。
弊社はOneLoginというSSOサービスを全社で利用しているのですが、Unipos公式にはOneLogin用の設定ドキュメントがなく、若干苦労しました。その時のブログがこちらです。

加えて、今後新しく入社される方や、退職する社員のアカウント追加・停止対応についてもざっくりと作業のフローを文書化しました。現状は、アカウントの追加・停止があるたびにcsvファイルを作成して設定する必要があります。
来月からのOJTで業務の自動化に携われる部署に移動するので、その際に自分で自動化できたら良いなと考えています。

Slackのコマンドも「さばチップ」仕様に

ピアボーナスのために利用しているサービスはUniposですが、社内向けにはUnipos導入ではなく「さばチップ」導入とお知らせしています。サーバーワークスの「さば」と「チップ」を合わせたネーミングで、より制度や仕組みに愛着を持ってもらえるようにアンバサダーメンバーで考えました。

そして、社内チャットツールSlackとの連携で使えるコマンドもUnipos仕様のものからさばチップ仕様に変更しました。当初、流石にここまでは変更できないのではないかと考えていたのですが、Uniposのサポート窓口に問い合わせたところ、丁寧に変更方法を教えていただきました!

Slackに流れる通知:Before

Slackに流れる通知:After

やはりさばチップ仕様の方が落ち着きますよね!(ちなみにアイコンになっているロゴもアンバサダーメンバーで作成しました)


運用目的や使い方のドキュメント化

弊社ではサービスの導入目的や使い方など、長期的に残しておくべきドキュメントなどはConfluenceというツールを使って行うことになっています。
今回のタスクもConfluenceを使って導入目的と使い方などをドキュメントにしました。

「エンゲージメント」って?

この時に工夫したのは、社内向けの企画書に書かれていた導入目的を全社員がすっきり受け入れられる様な言葉に変換することです。
例えば、マネージャークラスが集まる会議で使われた企画書ではピアボーナス制度の目的はこう表現されていました。

社員のエンゲージメントを高める

しかし、この表現だけでは英語弱者な私は正直よくわかりませんでした……笑
そこで、より受け入れやすい表現を自分なりに模索して、以下の様に書き換えてみました。

サーバーワークスを社員にとってより働きがいのある会社にする
サーバーワークスを社員からより愛される会社にする

いかがでしょうか。結構上手い表現に変えることができた気がします(自画自賛)。

この様にできるだけ伝わりやすく、多くの社員に納得してもらえる様に表現を考えました。

完成したConfluence(一部)

実例を示してみる

さらに、単にツールの使い方を説明するだけでなく、「どんな状況でどんな投稿をすれば良いか」の実例を示してみるという工夫もしてみました。

さばチップのアンバサダーメンバーは他の社員の方よりも1週間早くさばチップを実験的に利用していたので、タイムラインに残っているアンバサダーメンバーの投稿を具体例にして紹介しました。


このように身近な社員が実際に使った例を示すことで、さばチップを送る時に恥ずかしさや迷いがなくなり、投稿するハードルが低くなるのではないかと思います。

さばチップ導入後

まだ導入してから2週目ですが、すでに600件以上の投稿があるなど、現状多くの社員に使ってもらうことができています。今後継続して使い続けてもらうための取り組み、あまり使っていない社員にも使ってもらうための取り組みなどはまた別の機会に紹介させていただければと思います。


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