優先度付けを技術的にカバーする

福岡オフィスで営業をしている小室です。Wantedlyには2回目の登場です。

今日はクラウド営業 Advent Calendar 2018を飾る記事を1つ書きます。元々は17日(月曜日)担当でした。すっかり忘れてましたね、これは今トレンドの解釈違いが原因ですね、そうしておきましょう。

今日は優先順位を技術+αでカバーする、という話をします。

皆さん、時間ないですよね、今まさに師走まっただ中、営業もエンジニアもお客さんも走り回っている時期です。そんな中、タスクは山積み、場所によっては雪も積もり外に出たくない……お布団ユートピア……なんて事もあるかも知れません。

仕事をしていく中でとても重要なのがタスクに優先度を付ける、という事です。なんでも平等にタスク処理は出来ません。なぜなら処理を受けれる脳のプロセス数は決まっているからです。そんな時メーリングリストに入れられたが為に大量のメール、会社やプロジェクトで使っているツール(主にWeb系)からの通知が大量に来る……なんて事もざらにありますよね。

そういう時に技術の出番です。

1)Web系のメール通知は全部OFFにする

毎回全ツールを1日1回見る、という条件付きですが、毎回投稿やコメントがある毎にメール通知は無意味です。早く通知が来たからといってすぐに受ける側(人間)が対応出来るとは限りません。メール通知はOFFにしましょう。私はそもそもBOT的なメール通知が嫌いです。メール通知するならWebhook実装をしてSlackなりに流し込んでください。

もし気になる場合は自分宛にタスクがまわってきた時だけメールを受ける、という風にしましょう。

2) GmailやOffice365の優先トレイを使う

優先度が高いメールを機械に判別させましょう。これらのサービスの肩を持つ訳ではないのですが、メールの処理に人間は大半の時間費やしていると思います。まずこれらのサービスを使ってメールの処理を減らしましょう。


Outlook の優先受信トレイ
優先受信トレイを有効にする Outlook 2016 で、[ 表示] タブを選びます。 [ 優先受信トレイの表示] を選びます。 メールボックスの上部に [優先] タブと [その他] タブが表示されます。[その他] に振り分けられるメールについては通知が表示されます。また、2 つのタブはいつでも切り替えて簡単に確認することができます。 メッセージの整理方法を変更する 受信トレイで [ 優先] タブまたは [ その他] タブを選び、移動するメッセージを右クリックします。 [優先] から [その他] に移動す
https://support.office.com/ja-jp/article/outlook-%E3%81%AE%E5%84%AA%E5%85%88%E5%8F%97%E4%BF%A1%E3%83%88%E3%83%AC%E3%82%A4-f445ad7f-02f4-4294-a82e-71d8964e3978

また私は上記に加えて、toに私のメールアドレスが入っている、本文に「小室様」など明らかに私宛のメールはフィルター機能を使い優先フラグが立つようにしています(それらも上記の優先トレイに組み込まれてくれると期待しつつ)

3)緊急度が高いモノは電話が来る

本当に緊急の時は電話が来ます。これは間違いないです。上記で抜け漏れがあった場合、自分が気付いていない場合電話が来ます。電話がつけれるようにしておきましょう。営業と電話は切り離せません。最後は人間です。

名刺にも連絡が付く番号を書いておきましょう。もちろん緊急度が高くなくとも、お客さんはちょっと電話をして話をしたいものです。電話はとても重要なプロトコルです。

優先度付けは失敗してもいいからまずやってみましょう。先天的に分かる物ではありません。まず分類して、そこから失敗・成功を覚え、次の優先度付けの改善と繋がります。玉石混交の中から大事なタスクは機械が取りだしてくれます。その先の優先度付けは営業の経験と勘がものを言います。

最後は(最悪)電話が来ます。不安がらず優先度を機械に任せてみましょうね。

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