社内での迅速なコラボレーション

エンジニア(技術2課)のタムラです。

割とミーハーなので、macOS Catalinaからデフォルトのログインシェルがbash->zshになるという事で早速zshに乗り換えちゃいました%
bash全盛の時代を長く生きてきた気がするので平成->令和への移り変わりぐらい個人的に感慨深かったです。

それはさておき先日とあるプロジェクトが無事に終結でき、お客様のお誘いでアプリ開発を担当したベンダーとインフラを担当した我々サーバーワークスの面々で集まりプロジェクトの打ち上げをしてきました。


ウェイ(華やかに見えて新橋の線路下ですが…


そこで少し話題になったのが「サーバーワークスさんは安定して対応のレスポンス良いけど何故にあんなスピード感で仕事できているの?」というお話でした。
有難い事に一緒にプロジェクトを進めたステークホルダの方々にはそのように映ったようです。

そりゃ担当した鎌田、谷内、佐野らが頑張ったからやでというアピりたさはちょっと抑えて少し真面目に
「Backlogの課題更新があったら当該案件のSlackチャンネルにてbotが通知してくれる仕組みがあるので気がついたらすぐ対応してたのですよ」とか諸々呑み席で伝えてみたものの、実際に利用をした事がない方へ口頭で説明をしてもイメージや良さを伝えるのが難しくちょっともどかしい思いをしたので今blogを書いています。(伝えようとした相手方がひたすらビールを呑んでいたからかもしれませんが…)

社内では職種問わず「時間≒スピード」をとても重要なものと認識しており
当然、そのスピードを実現する為のツール選びや仕組み作りに対する拘りやら情熱も凄く投資も妥協がないように感じます。(私が入社時の感想です)

今回、諸々と話をした内容に直結するサーバーワークスが現時点で採用しているコラボレーションツールは大きく3つです。(細かく言い出したらもっと色々とあるのですがそれはまたの機会に...)

1.社内コミュニケーションでのSlack
2.社内で情報蓄積と同時編集でのbox
3.社外(プロジェクトのステークホルダ間)のコミュニケーションでのBacklog

Slackについて

昨今は首都圏の電車内の広告とかでも見けかるようになったSlackですが、サーバーワークスでは2014年の4月(Slackの一般公開が2014年の2月なので公開2ヶ月後)から導入して色々と試行錯誤もしてきました。(それより前から社内間でのEmailは全廃しています)
きっかけも当時、大石(代表)が社内のエンジニア(小倉 等)から「これからはSlackっすよ」「入れなきゃ死にますよ?」ぐらいなトーンで色々言われて試してみようぜという流れになり結果うまく行って今に至るようです。

社内では「失敗してもいいからとりあえずやってみて、失敗したらしたでそこから学んですぐ次へいこう」といった考えで基本的に動いているのでPoCのようなものも活発です。クラウドの一番良い所は「すぐ辞められる事」だと思いますので、クラウドを取り扱う会社としても当然その考えで物事が進みます。
それに応える強ぇ情シス(エース宮澤、福井)等が後ろにいるからこそ回っているという事も忘れてはならないですが...。

Slackの使い方としては、原則として情報は全てオープンにしようという事になっており、特定の人しか入れないプライベートチャンネルやDM(ダイレクトメッセージ)は必要最低限になるよう運用されています。

Email文化の会社だと他の部署は今どのような仕事してるんだろう?とかあの案件どうなっているのだろう?とか気になっても誰か仲の良い人でもいない限り把握する事は難しいですが、うちのSlackの場合は、気になるならそのチャンネルを自分から覗きに行けばいいですし、意見があるならそこに入って自由に言う事ができます。チャンネルはパブリックなので仮に所属と異なる部門のチャンネルに参加しても拒まれる事なんてありません。

Slackのチャンネルの切り方ですがほんの一例をあげるとこんな感じでやっています。

(チャンネル名 = 用途)
general = 全社業務系
random = 全社雑談系
dept-XXXX = 部署毎の話題
prj-XXXXX = 案件、プロジェクト毎の話題
ext-XXXXX = 部活とか業務外の雑談系
tech = 技術的な話題系

今回打ち上げをしたプロジェクトのチャンネル(prj-XXXXX)内での実際のやり取りの画面キャプチャです。

この中だけでもEmail文化では実現できない事が散見されます。

メンション

私の場合であれば @tamura と付けられたら、未読が1といった形でチャンネルにマークされ気づきやすくなります。受け取り手の設定次第ではポップアップ通知したり、夜間はスリープモードにしたりもできます。(Twitterと同じ感覚で利用出来ます)

私は過去の職場では"Emailでいつもお世話になっておりますな日々"を長年送っており、急ぎの内容でなければ「午前に届いたものはその日の午後ぐらいに送り返せばいいや」ぐらいな感覚でいたのでまずはこのメンションでのやりとりのスピード感で戸惑いました。

自分なりに辿り着いたベストプラクティスとしては
相手からメンション等でリクエストがあった際に、ラフで良いので何かしらのリアクションを「すぐに」して意思疎通を図る事です。

それは例えば以下のような簡単なもので構わないです。
対応中、後で見る、後でやる、はい、いいえ、わかる、わからん、OK、NG、なんでやねん

勿論打合せ中やタスクに集中している時とかはその限りではないですが <-スケジュールは共有されているので周りの方もそれなりに配慮はしてくれます

絵文字のリアクション

上の話とつながるのですがこれは本当に便利でして、ポチっとするだけちょっと砕けた感じに意思疎通が出来ます。上の例で上げた文字のリアクションもカスタム絵文字として存在してますし、不足があれば誰でも自由に作成出来ます。
グローバルに「emoji」として認識させるようになった日本発祥の絵文字ですが「ちょっと砕けた感じに」というのもポイントで日本人の感性やらガラケーとかの歴史が産んだ偉大な発明だったなぁとしみじみ感じます。

スニペット

OSのコマンド結果やらコード等の縦に長い情報も気軽に貼る事ができます。
(クリックすると全文に広がります)情報共有やらレビュー依頼等でとても便利です。

Slack bot

なんか変な魚がタイムラインにいますがこれは、Backlogの課題更新があった際に通知してくれる内作のWebhookのbotです。この更新通知にあるURIをクリックすれば当該Backlogの当該課題のコメントまで飛べるのですぐに内容を確認して必要な対応をする事ができます。
(2019/02にBacklogの標準機能としてもSlackとの連携通知は可能となりました)

社内のSlack利用ガイドライン等も定期的に貼ってくれたりもします。

「ブリ」ってワードにも反応して気さくに話しかけてくれます。

何故にブリ?って思った方いらっしゃると思いますが、それは私も同じです。
詳しくは弊社Godai Nakamuraの過去のBlogを読んで頂ければと思います。
http://blog.serverworks.co.jp/tech/2015/09/30/buri/

毎年新人が何らかのbot作る風習があるらしく他にもbotは色々と生息しているようです。
他にも掃除のチャンネル(souji)とかでオフィスの掃除当番を割り当てるbotとかもいます。

こんな感じで毎週月曜日の始業時にオフィスの掃除当番botがランダムにエリアの割当てがされ、みんなでオフィスの掃除をする事から一週間が始まります。フラットなのでマネージャーだろうと役員だろうと皆平等に当たります。

私が入社してたの頃、月曜の朝に掃除当番の大石(代表)が雑巾片手に「机拭かせてもらっていい?」と周囲を回っていて当時新人の谷内くんが「あ、はい」ってパソコン持ち上げてどうぞみたいにやってるシーンを見た時は目が点になりました。
(私が所謂お硬い系の大企業に長く席を置いていたせいで感覚が狂っていたのでしょうけども...)

個人的にSlackの良さを一番感じるのは、@hereとか@channelとつけるだけでチャンネルに参加している人全体へブロードキャストのような感じに呼びかけられる事です。その恩恵を最大限に享受しているのは、なんといっても社内にあるtechチャンネルだと思います。

techチャンネルは、社内のエンジニアが全員参加しているような状態のチャンネルとなっており、技術系の情報共有だけでなく、急ぎのトラブル対応時とかは勿論、Web調査してもわからず困っている時、過去の事例やら情報があれば知りたい時 @here をつけて書き込めばみんなが駆け寄ってきてくれます。気軽に相談できて、また困った時はみんなで助け合うようなそういう文化があります。

最近、私がハマって助けられた時の光景(techチャンネルのほんの一例)です。
(スレッド表示で見えてないですが、投稿された24件の返信の中で社内に生息しているネットワークおじさん達が色々と助けてくれました)

過去の職場では、自力でいくら調べても分からず最終的にごめんなさいする無念なケースも多々経験しましたが、仮にその時にこういう仕組みがあったとしたらきっと違う未来もあっただろうなと思います。
人数が多ければ多い企業や組織であればあるほど、それぞれ特定ジャンルに詳しい優秀なエンジニアの方々が色々なセクションに散っていた筈ですので。(今更思っても仕方がない事ですが...)

box

社内で継続的に残したい情報については、boxという SaaSのファイルコラボレーションサービスを活用しています。ブラウザを利用しドラッグ&ドロップでファイルをアップロードして参照可能で一度格納した際に割当られるURIは、内容(バージョン)が変わろうとファイル名が変わろうと不変なので、削除しない限りリンク切れのような事は起こりません。
なのでboxに置いたファイルのURIはSlackで日々大量に飛び交っています。

また一度格納したファイルはリビジョン管理がされ過去のバージョンもいつでも取り出す事ができるので
安心して上書きしてバージョンを上げていく事ができます。(みんなで更新していくファイルだとバージョン500以上のものも...)

なのでこんな酷い状態にはなりません(どこかで見たコトあるような...)

XXX.xlsx
XXX_YYYYMMDD.xlsx
XXX_YYYYMMDD-new.xlsx
XXX_YYYYMMDD-old.xlsx
XXX_YYYYMMDD-old2.xlsx

大容量ファイルもとりあえずboxへみたいな感じに運用されています。
基本的にオフィスのWi-Fiネットワークインフラは情シスのエース宮澤の拘りでめちゃ早くて尚且強いので
社内勉強会の録画データ(4GB)とかを周りが仕事している中で平気でboxにアップロードとかしています。その光景を初めて見た時は「あーすげぇ、家みたい」って思いました。

boxの機能の中でも個人的に一番好きなものにboxnoteというものがあります。
所謂、同時編集ができるノートです。

社内では 打ち合わせ時や社内勉強会等のイベントは必ずboxnoteが作られそこにみんなで入って物事が進むというのが日常風景です。
入社したての頃、東京オフィスで勉強会があり、参加している現地とリモートのメンバーでboxnoteに10人以上入って感想やら質疑応答をリアルタイムに書いて進行していく光景を見た時の感動は今も覚えています。

こんな感じです。
丸いアイコンが参加しているユーザになっていてリアルタイムに移動してはタイプした文字がみえます。
(2バイト文字の場合は、変換が確定されるまでは周りに表示されないのでぶつかってしまう事があるのがたまに傷ですが)

特にお客様先での打ち合わせでboxnoteは大活躍しています。
営業+エンジニア*2 といった構成で出向く機会がうちの場合よくあるのですが、社内では参加者全員でboxnoteを開いて協力し合いながら議事録を取る文化があります。

メインスピーカーや質疑応答の対応をしている人は議事録を取る事が困難ですのでそこは余裕がある人が議事録を取り、お互いに補う形で対応を進めます。

なので営業がトークしている時はエンジニアが議事録を取り、エンジニアがトークしている時は営業が議事録を取るみたいな形でお互い協力しあって情報を補完しています。
打ち合わせ中に関係のないFacebookを見ているような営業なんて多分社内にはいない筈です。

Backlog

プロジェクトのステークホルダ間のコラボレーションツールとしてはNulabさんのBacklogというSaaSのプロジェクト管理ツールを活用しています。

主に以下機能等を軽快なWebアプリケーションで利用できます。

・プロジェクト管理
・チケット(課題)管理
・wiki(Markdown形式)
・ファイル共有
・git

社内では基本的にプロジェクト(案件)毎にBacklogのスペースを分ける運用をしているので、そのスペースではそのプロジェクトに関する内容しか起票されないのでノイズも少なくエンジニアはやるべきタスクに集中出来ます。

社内での技術研修とかもこんな感じにBacklogのチケットを活用しています。

チケットに担当者や開始日と期限日等のメタ情報を持たせる事ができるので、誰がいつまでに何をやればよいかタスクが明確となりますし、チケットの内容はガントチャートやバーンダウンチャート等が連動して描画されるのでPMだけでなく全てのステークホルダがプロジェクト状況の把握がしやすく何よりExcel等でガントチャートとかを頑張って作って常に変動する状況を別途維持管理するような必要がなく、ステークホルダ全体が常に最新の同じ情報やステータスを手軽に共有出来るという点が素晴らしいです。Backlogで仕事をするようになってからはPMだけが頑張る、頑張らなければならないようなシーンをあまり見なくなった気がします。

エンジニアでなくとも手軽に楽しくコラボレーション出来るようなポップなUIや使い心地も魅力で過去に Backlog World というイベントで家族でBacklogを使って家事の役割分担とかでもチケット切ってますみたいなLTをしている方がいて、それは流石に笑ってしまったのですが、それぐらい気軽に活用出来るという魅力が伝わってくる良い例だと思いました。

Backlogでチケットの担当者(ボール)を適切に割り当てながらキャッチボール感覚で対応を進めて
理想線の通りプロジェクトを終結出来た時などは本当に気持ちが良いので、利用した事がないPMerの方などは一度は試してみると何か発見があるかもしれません。

おわりに

気がついたら1次会、2次会で話した内容まで話が膨らんで長くなってしまいました。
(日付変更寸前まで呑んでいましたので許してください)

今回タイトルでも使った「迅速なコラボレーション」という言葉は、Jaws Days 2019の以下セッションで感銘を受けまして、沢渡 あまねさん(ダム好きのおじさん)の言葉をお借りしました。

[働き方] エンジニアが正しく成長するための、脱昭和&平成ワークスタイル
https://jawsdays2019.jaws-ug.jp/session/1743/

平安の雅な世界から始まり、next平成がどんな時代になるか?何が求められるだろうか?といった考察にて登場した言葉だった気がします。

今回ずらずらと紹介した内容も、サーバーワークスでは試行錯誤のうえ今の所こんな感じでやっていますという一つの例に過ぎませんし明日には変わっているかもしれません。
その組織に適した「迅速なコラボレーション」を実現する為のツールやら仕組みやらアプローチもそれぞれ異なるのだと思われます。
でも何より大切なのは仕組み以前にまずは組織や人が「迅速なコラボレーション」出来ているか?を
考え、意識し、行動する事なのだと個人的に考えます。

令和(next平成)となりました。少なくとも同じ社内間で「いつもお世話になっております」とか飛び交っているような組織は少し焦った方がいいのではと感じる今日この頃です。

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