【比較・使い方】定番の「情報共有」おすすめツール4選!【Evernoteをお得に使おう】

情報共有どうしていますか...?

プライベートでの写真の共有、ビジネスシーンでのドキュメント・顧客情報の共有など、「情報共有」はありとあらゆる場所で必要とされます。

最近は「Dropbox」や「LINE」など、革新的な情報共有ツールがたくさん登場しましたが、種類が豊富すぎて、どのツールを利用すればよいか迷いどころ...。

今回は、私が実際に利用してみて、使いやすい!と思ったツールをいくつか紹介いたします。よかったら参考にしてみてください。

お得な情報もありますので、最後まで見ていただけたら、幸いです!


<紹介ツール>

Google Drive / Evernote / esa.io / SIGN

①.定番中の定番!「Google Drive」


Google Drive(グーグル ドライブ)は、クラウドストレージサービスです。

Googleが提供しているサービスなので知名度もかなり高く、読者の方の多くが既に利用されているのではないでしょうか。Wantedly Toolsに登録されているツールの中で、最も利用者が多いのもこのツールです。

Google Driveは、個人におけるストレージとしての利用にも適していますが、複数人での情報共有にも活用できます。

Google アカウントさえあればすぐに利用できるので、是非登録してみてください。Gmailを既に利用されている場合は、メニューから「ドライブ」を選択すればOKです。



ファイルの共有設定を「オン」にすれば、複数人での閲覧が可能です。権限を与えれば、閲覧だけでなく、コメント・編集も行うことができます。また、発行されたURLを共有すれば、Googleアカウントを持っていない方でもファイルを閲覧できます。

ドライブ内で作成した、ドキュメント・スプレッドシート・スライドは、すべて共有できるので、幅広く活用できます。やっぱりGoogleは最強ですね。



また、フォルダ全体での共有設定もできます。写真を共有フォルダに格納すれば、写真の共有も簡単にできるので、プライベート旅行の写真共有などにも活用できるのではないでしょうか。(LINEでぺたぺた貼ると解像度が少し落ちてしまうので、こちらの方がおすすめです)


よかったら、こちらの口コミも参考にしてみてください。

Wantedly Tools_「Google Drive」

②.スタイリッシュさが売り!「Evernote」


Evernote(エバーノート)は、メモ帳型のクラウドストレージサービスです。

Google Driveとは違い、表計算やプレゼン資料の作成機能はなく、ドキュメント機能に特化しています。Google Driveのドキュメントと同様に、Microsoft Wordと似た作りのUIとなっていますが、Evernoteはマテリアルデザインに対応しているため、より直感的に操作できます。

Evernoteの場合は、まず自分専用のノートを作成し、そこに文字や画像、音声ファイルなどのデータを保存していきます。ドラッグ&ドロップで殆どのデータが保存できるので、大変便利です。



作成したノートにタグを付けることもできます。タグによる管理もできるので、自分好みのタグをどんどんつけていきましょう。(自分で手入力すれば、どんな名前のタグでも付けることができます)

もちろん、共有機能も備わっています。共有ボタンをクリックすると、URLが生成され、誰でもノートの内容を確認できるようになります。また、Facebook、Twitter、LinkdInへの共有機能がデフォルトで付いている点も、Goodですね。



私がEvernoteを気に入っている理由の1つに、「Skitch」と連携している点があります。

Skitchは、Evernote社が提供している画像加工ツールで、矢印や文字の挿入、画像サイズの変更等を簡単に行うことができます。

見た目がPOPで可愛らしいので、利用している方も多く、かなり人気なようです。私もかれこれ一年くらい愛用しています。(読者のみなさんも一度はみたことがあるのではないでしょうか)

Skitchで作成した画像は、自動的にEvernoteに保存されます。共有設定を「オン」にすれば、作成した画像もすぐに共有可能です。Skitchで画像作成をする機会が多い方にとって、Evernoteは必要不可欠な存在かもしれません。


余談

Evernoteはフリーミアムでサービスを提供しています。プレミアムプラン(5400円/年)に登録すると、利用端末数の制限がなくなったり、月間アップロード容量が10GBに増えたり、OCR機能が利用できるようになったり、といいことづくめです。
ここからが余談なのですが、なんとこのプレミアムプラン「無料」で利用できてしまいます...!(期間限定ですが)
条件は、「ドコモ」ユーザーかつ「Android」を利用している方、それだけです。Evernoteアプリを該当端末でダウンロードし、キャンペーン登録をすれば、1年間無料でプレミアムプランを利用できます。余計な手続きは何もありません。(対象の方は、こちらの公式ページをご覧ください)


よかったら、こちらの口コミも参考にしてみてください。

Wantedly Tools_「Evernote」

③.みんなで育てていく、情報共有ツール「esa.io」


esa.io(エサ)は、「自律」をテーマにした、情報共有ツールです。

真ん中のマスコット(鳥)をみんなのエサ(情報)で育てていこう、というコンセプト設計らしいです。ゆるふわな雰囲気とUIが、個人的には大好きです。

esaの最大の特徴は、書き途中のドキュメントを仲間と共有できる点です。情報共有は速度が命ですが、完璧にまとめることを意識すると、どうしても時間がかかってしまいます...。不完全な状態でも共有できると、共有までの敷居が低くなりますよね。

私もこの機能のお陰で体裁を気にすることなく、どんどん情報共有できています。(書き途中のものは「WIP」というフラグを立てることができます)



こちらが実際の管理画面ですが、目次ごとにツリー形式でドキュメントを作成していけるので、視覚的にもとても分かりやすいです。EvernoteのUIにWikipediaの要素を内包したような感じですね。

また、Markdown記法にも対応しています。GitHub Flavored Markdown と似たような作りとなっているので、GitHubでできることは大体できたりします。GitHubと併用して使っている企業も多いようです。(公式に、esaのサンプル画面がありますので、ぜひ体験してみてください)


よかったら、こちらの口コミも参考にしてみてください。

Wantedly Tools_「esa.io」

④.革新的な議事録作成ツール!「SIGN」


SIGN(サイン)は、オンライン上で議事録を作成・共有できるサービスです。

ビジネスを円滑に進めるために、議事録は必要不可欠な存在です。SIGNは、議事録作成だけでなく、会議のアジェンダも作成することができます。

会議は基本的にアジェンダに沿って行われるので、アジェンダから作成できるのは大変ありがたいですね。議論がスムーズに進むかと思います。(議事録を取る機会が多い新卒の方に、特におすすめできるのではないでしょうか)



SIGNの最大の特徴は、議事録の「既読」機能です。会議に出席できなかった人が、議事録を確認したかどうか一発で判断できます。また、通知機能もあるので、議事録を作成したことを個別にお知らせすることもできます。

他にも、作成した議事録をテキストファイルで出力できる機能もあります。アカウントを持っていない人や、ローカル環境の人に対しても、議事録を簡単に配布できます。(これは、他の議事録共有ツールにはあまりない機能なので、大変おすすめです)


よかったら、こちらの口コミも参考にしてみてください。

Wantedly Tools_「SIGN」

おわりに...

今回は、定番の「情報共有」ツールを4つ紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか?ツールによって、それぞれ特徴や特色が違うので、自分の感性やシチュエーションにあった、ツールを選択して見て下さい。

Wantedly Toolsでは、ビジネスの場で役立つような情報を定期的にお届けしていきます。

今後もぜひ、お楽しみに...!

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