3時間の手続きをわずか10分に短縮。社内の労務業務で「デジタル変革×働き方変革」をどのように実現したか

こんにちは!ウィルゲート労務の伊藤です。

ウィルゲートは2020年1月から「デジタル化を推進し、誰がやるべき業務か再定義して経営を最適化ーDigital & Work Optimizationー」という事業方針を掲げ、推進しています。

新型コロナウイルスの感染拡大による影響や市場の変化が著しい中、「デジタル変革」「働き方変革」に向けた動きは、ウィルゲートに限定した話ではなく、社会全体としてもこれから重要になってくると感じています。

このような「デジタル変革」「働き方変革」については、社内でも取り組みを行っています。

(社内で初めてRPAを導入しルーティン業務のコスト削減に成功した事例)


少し前置きが長くなりましたが、今回は「入社手続きにかかっていた時間を3時間から10分に短縮」などの成果が出た、労務での業務変革の事例についてご紹介させていただきます。

ウィルゲートがかかげる「デジタル×働き方変革」

ウィルゲートは2020年1月から「デジタル化を推進し、誰がやるべき業務か再定義して経営を最適化ーDigital & Work Optimizationー」という事業方針を掲げています。

この事業方針の背景には、以下のような社会的な課題意識があります。


・まだまだあらゆる領域においてアナログな要素が多く、本来集中すべき業務にリソースを割けていない

・フリーランスのような新しく、多様な働き方をする人たちが、いかに安定的に収入を得て、自己実現をしていくかの仕組みが不十分


そのような視点から社内を省みたとき、ウィルゲートでも「本来集中すべき業務に取り組めていない」ことの一つが、私が担当している労務でした。

労務が抱えていた業務課題

私が労務担当となった当初、労務全体で抱えていた課題は以下の通りです。特に各業務にかかる工数が膨大になっていたのが主な課題でした。


・Excelや紙でのやり取りが多く、抜け漏れや記入ミスなどの差し戻しが頻発。ミスが発生しやすいだけでなく、何かトラブルが発生したときの責任の所在もわかりにくい状態。

・年末調整において部門メンバー5~6名で合計約15時間、1人あたり40分ほど時間がかかっていた

・毎月のように発生していた入社手続きも「従業員情報の転記→書類作成→郵送→回収→未対応の社員への声かけ」などによって、1人あたり3時間かかっていた


しかも、ウィルゲートで労務を担当するまで私の労務の経験は「ゼロ」。まだ労務業務にも慣れていなかったことに加えて、主担当の中途採用の業務がある中での業務だったので、満足に時間を割くこともままならない状況でした。

労務にかかる工数の効率化に向けて行ったこと

では、労務初心者である私が、どのように工数の効率化に取り組んでいったのか。

取り組んだこととして一番大きかったのは、抜け漏れや記入ミスなどが頻発していたExcelや紙で行っていた業務のオンライン化です。これには「効率化」「既存ツール・運用方法のマッチング」「人事のマスタツールとして使用できる」点が決め手となり、「SmartHR」というツールを導入しました。

また、社内に労務の専門家がいなかったので、最低限のインプットはした上で、わからないことはとにかく社労士の先生に相談していました。法律も手続きもわからないことが多すぎて半ばパニックになることもありましたが、とにかく、調べて、聞いて、学んでをがむしゃらにくり返していきました。

取り組みの成果

取り組みを推進していった結果は次の通りです。


・年末調整は、部門メンバー5~6名で約15時間かけていた説明会や質問対応がほぼゼロ。社員が行う手続きも4分の1程度に削減

・入社手続きが「入力→依頼→確認」というコンパクトな流れになり、1人あたりにかかる時間はわずか10分ほどに短縮

・空いた時間でより本質的な別の課題に時間を割くことができた


このような成果につながり、無事全社の労務体制の強化が実現できました。

社員の工数やコストの削減をしながら、同時に労務管理体制の強化を実現した点が社内でも評価され、MVPの受賞にもつながりました。

※受賞時の様子↓

今後に向けて

労務チームに来た当初は何も分からないところからのスタートでした。

今回の取り組みは、分からないなりにでも進めていった結果かなと思っています。親身になってこれまで支えてくださった社労士の先生、ハローワークのご担当者、チームのメンバーには本当に感謝しています。

1年労務として働く中で感じたことは、「世の中の労務業務はどうしても“作業”的な部分にフォーカスが当たっている」ということ。

しかし、本来労務の仕事は、会社のやりたいことを経営視点と社員視点の双方を両立させながら実現するために、専門的なアドバイスをしていく、とてもクリエイティブな仕事だと考えています。

ウィルゲート全体としても、大きな変革の時期にあります。これまでのような「守りのバックオフィス」だけでなく、「攻めのバックオフィス」にも今後は挑んでいきたいと思っています。

そのためにも、お客様はもちろん、社員一人ひとりが『will』を実現できるような環境を作るために、現場の声に耳を傾けて、小さな努力や工夫を重ねていきたいです。

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