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Robert Walters Japan/ロバート・ウォルターズ・ジャパン / PA to MD &CEO ｜代表取締役付秘書栃木
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Maria Kato

Robert Walters Japan/ロバート・ウォルターズ・ジャパン / PA to MD &CEO ｜代表取締役付秘書

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バイリンガルな縁の下の力持ち

外資系企業で営業事務を5年半、社長秘書として5年仕事をしてきた中で培ってきたスキルをお届けします。

この先やってみたいこと

未来

【副業でお手伝いできることを探しています】

Robert Walters Japan/ロバート・ウォルターズ・ジャパン11 years

PA to MD &CEO ｜代表取締役付秘書現在

- 現在

【北東アジア＆中華圏CEOと東京支社長2名の専属秘書】

  • 海外支店に専門チームを立ち上げ【全体像把握/英語】

    【背景】 増える事務業務に反し、人員確保ができず業務が思うように進んでいませんでした。流動的な締切があることや人材確保が難しいことを理由に、社内の海外支社で事務作業の一部を下ろすことになりました。日本支社で初めての試みです。現地の人事と既存の事務チームのマネージャーと綿密に計画を立て、2022年にチームを新規設立しました。 【プロジェクト業務】 ・現地採用スタッフの給与レンジの決定 ・日本と韓国が祝日の時の対応の決定 ・現地スタッフの採用活動 ・下す業務の洗い出し、今後対応してほしい業務も伝える ・オンラインでトレーニングを実施 ・月に1回のチームミーティングで不明点解消するなどのフォローアップ勉強会の実施 【結果】 ・営業事務の全体の4割がオフショアに下すことができました。それに伴い日本支社内のスタッフの業務効率もあがり、各締切に間に合うようになりました。 ・現場スタッフからも、オフショアチームがいることで他の業務に使える時間が増えた等のフィードバックを受けました。 【強みが生きたエピソード】 ・営業事務としての経験を通して、1年を通して1番量が多いもの、現場で巻き取りたいものの精査がスムーズにできました。 ・定期的なコミュニケーションを通して、チームビルディングができた。自らがオープンに話すことでチームでも質問などを遠慮することなく上げてくれるようになりました。 ・チームと連絡を取る際には、お互いに英語が第二言語なのでわかりやすい単語を使うよう心がけています。ストレートな言い回しで、理解の齟齬を防ぎました。

    -
  • DXで叶った圧倒的な作業効率化【商品券のデジタル化】

    【背景】 コロナ禍以前、社内向けインセンティブやお客様へのキャンペーン活動で商品券をお渡しすることがありました。商品券は現品だったため、金庫保管、出納できるスタッフは限られておりました。しかし、コロナ禍で一斉に在宅勤務が広まると、商品券を金庫から出す・本人にお渡しをすることがタイムリーにできなくなりました。 そこで経理・マーケティング・ビジネルインテリジェンスチームを手を組み、これをデジタル化するに至ります。 【プロジェクト参画中、何をしたか】 ・現在のプロセスの洗い出し ・デジタル化したときに、経理とのやり取りがスムーズにいくよう、プロセスのなかでの事務と経理の業務担当を線引き ・事務スタッフ向けのマニュアル作成 ・事務スタッフへの共有・トレーニング 【成果】 コロナ禍で約2ヶ月かかっていたものが、平均2週間に短縮されました。 現物管理と経費清算も単純化できた。現品の郵送などがなくなったことにより、郵送料や資源の使用が減り、環境配慮もできるようになりました。 【強みが活きたエピソード】 ・事務スタッフへ落とし込みの際に、背景から理解してもらうためマニュアル作成時デジタル化する理由を記載。ミーティングを通して共有はしていましたが、社内の認識統一のために書いたことで後に入社するスタッフにも理解を得られました。 ・マニュアルは一連の流れを担当部署関係なく書くことで、疑問が浮上した時に問い合わせ先がどこになるのか確認できるようにしていました。 ・プロジェクトが終わってからは、私が直接関わることなく順調に運営ができています。

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  • 書類読み込みAIで業務効率化プロジェクト参画【DX/全体俯瞰/コミュニケーション】

    【背景】 届く書類の体裁を直す作業が手作業で行われています。時間のロスや他業務に使う時間を想像するために、新しいツール使用のアイディアが社内で上がり、本国のイノベーションチームからツールの紹介がありました。実用可否を見るために、日本支社でトライアルを組むことになりました。 【プロジェクトで行ったこと】 ・プログラムの初期状態でのテスト（日英書類） →該当箇所にきちんと文章が反映されるか →社内共通の書類に落とし込むために必要なことをリストアップ ・現場とのミーティングで改善点や業務効率につながるかヒアリング →2週間に1度のミーティングを通して、絶対に欲しい機能、あれば嬉しい、なくても業務に支障なしの3つのジャンルに分類し、開発をお願いする時の緊急度リストに落とし込み ・本国（イギリス）のチームとやりとりをし、システムの改修を依頼 →日本特有の転職事情を説明、海外との違いを穴埋めしつつシステム改修をお願いする →google mapで引き出せる地名が都道府県・市町村の区切りが違うため、思うような地名が反映されない。独自のプルダウンリストを作成して、社内ルールに沿うよう改修 【結果】 日本では言語の壁が残り現場ローンチにはいたらず。しかし、日本でのトライアルを経て、その他欧米圏で効率化につながりローンチが完了している。 【強みが活きたエピソード】 ・英語圏の帰国子女であるため、日本支社のミーティングでのミーティングでは日本語で現場の声を吸い上げました。細かいニュアンスなどは実際の動作を交えて本国に連絡し、改善点の要求をしました。 ・システムのできること/できないことを把握し、それを元にシステム改修が済むまでの一次措置を提案・共有しました。

  • Admin of the Year

ファシリティチーム現在

ファシリティチームを人事部から引き継ぎ、日々の事務所管理などを行っています。チームにはスーパーバイザー1名、受付2名、障がい者1名の計5名体制で運営中です。 その他外部に障がい者チーム（計11名＋現場責任者3名）がおり、運営のサポートを実施しています。

  • 大阪支社移転プロジェクト【コミュニケーション/プロマネ/英語】

    人事部からファシリティチームを引き継いだ際に、関わった最初のプロジェクトです。 途中からの参加ではあったものの、レイアウト図面確定からプロジェクトに関わり、当初の計画通り2024年4月に移転が完了しました。 【プロジェクトで主に関わった点】 ・ステークホルダーとの連絡：社内公用語が英語のため、各種確認と承認を取り付け ・定例会議の際に、海外担当者が参加した際の通訳を担う →専門用語では難しかったため、わかりやすく説明いただき、設計事務所様とのやりとりをスムーズに行う ・本国CFOおよびCEOの最終承認取り付け →これは主に経費承認を取り付ける連絡。当初の予算内に収まったため、スムーズに承認を得ることができた

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  • 障がい者自立支援と採用【インクルーシブ/多様性】

    ファシリティチームには障がい者のチームがあり、スタッフが社会で自立するためのサポートをしています。 【実績】 ・障がい者自立支援のため、各種勉強会を実施（会社に所属して働くとは、社会通念上のマナーや立ち振る舞いなど） ・障がい者が障がい者をサポートする、スーパーバイザーのポジションを作成。採用まで成功 ・不定期ではあるものの現場に出向き、近況把握

  • 社内チャリティデーにて農業体験【コミュニケーション/インクルーシブ/多様性】

    弊社スタッフのいる農園に出向いて、業務委託先で農業体験を計画しました。 日本の農業を知らない外国人スタッフ等と同行する計画です。普段とは異なる仕事を体験すること、そして社外で働くスタッフとの交流会を通して、社内コミュニケーションを実現できました。 この経験を通して、障がいを持っているスタッフの変化を顕著に見ることができました。 以前のスタッフは人に興味がなく、そっけない印象でした。交流会を重ねることで本人から周りに挨拶できるようになるところまで見届けられました。 フィードバックは、満足度90％「自然に関わることでストレス発散になる」「農業に触れたことがなかったので新しい経験ができた」 実施日：2023年10月、2024年10月

Commerce&Industry

所属部門の営業事務を務めました。

  • 営業スタッフに事務作業のノウハウ研修【効率化/プロセス管理】

    【背景】 営業スタッフが統一した方法で事務作業の依頼ができようにすること、統制の取れた作業実現のため新しく入社した営業スタッフに向けて、入社2ヶ月のタイミングで研修を実施しました。 当時困っていたことは、依頼方法が各々のチームメイトや上司から伝授されていたため、独自の変化を遂げて統一性のないものになっていました。そこで営業事務視点から、「より効率よく仕事ができるための研修をしていいか」と上司に相談し、研修の実現に至りました。 【主に研修でカバーしたこと】 ・緊急度レベルの判断基準 ・外部の方との面談やミーティングなどのカレンダーの色分け ・メールの件名に入れておいて欲しい情報 ・添付して欲しい書類の種類 ・依頼メールの送り先

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栃木ホンダ販売株式会社の会社情報

栃木ホンダ販売株式会社2 years

営業

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・ディーラー店舗にて新車販売（下取り車の査定含む） ・既存顧客のルート営業（訪問）を通して各種案内を実施 　→定期点検（法定点検・車検） 　→自動車保険（満期案内・更新・新規獲得） ・事故対応

神田外語大学 Kanda University of International Studies4 years

スペイン語学科

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限定公開の職歴・学歴

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個人の実績

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  • 社内勉強会でお金のミニセミナーを実施【FP/英語】

    【背景】 FP2級を取得したときに、アウトプットをする練習がしたいと思い、社内人事部にお金に関する勉強会の実施予定がないかを相談しました。「ウェルビーイングの一環でお金にまつわるトピックがあるので、出てみないか」とお話をいただき、社内の外国人スタッフに向けて英語で勉強会を実施しました。 【勉強会の内容】 ・日本の医療制度とは ・高額療養制度の基礎説明（健康保険に加入していれば使えること、年収別で金額がことなること、事前申請ができれば退院時に自己負担額のみの支払いで済むこと） ・高額療養制度の適応範囲の説明（自由診療では使えない） ・例えを用いて、実際の数字の計算

  • FP2級取得

Skills

  • 調整力

    0

  • ビジネス英語

    0

  • スケジュール管理

    0

  • 出張手配

    0

Accomplishments / Portfolio

Awards and Certifications

言語

  • English - Native
  • Spanish - Conversational
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