Maria Kato

【背景】 増える事務業務に反し、人員確保ができず業務が思うように進んでいませんでした。流動的な締切があることや人材確保が難しいことを理由に、社内の海外支社で事務作業の一部を下ろすことになりました。日本支社で初めての試みです。現地の人事と既存の事務チームのマネージャーと綿密に計画を立て、2022年にチームを新規設立しました。 【プロジェクト業務】 ・現地採用スタッフの給与レンジの決定 ・日本と韓国が祝日の時の対応の決定 ・現地スタッフの採用活動 ・下す業務の洗い出し、今後対応してほしい業務も伝える ・オンラインでトレーニングを実施 ・月に1回のチームミーティングで不明点解消するなどのフォローアップ勉強会の実施 【結果】 ・営業事務の全体の4割がオフショアに下すことができました。それに伴い日本支社内のスタッフの業務効率もあがり、各締切に間に合うようになりました。 ・現場スタッフからも、オフショアチームがいることで他の業務に使える時間が増えた等のフィードバックを受けました。 【強みが生きたエピソード】 ・営業事務としての経験を通して、1年を通して1番量が多いもの、現場で巻き取りたいものの精査がスムーズにできました。 ・定期的なコミュニケーションを通して、チームビルディングができた。自らがオープンに話すことでチームでも質問などを遠慮することなく上げてくれるようになりました。 ・チームと連絡を取る際には、お互いに英語が第二言語なのでわかりやすい単語を使うよう心がけています。ストレートな言い回しで、理解の齟齬を防ぎました。