栗林 真由美
プロボノ・NPO法人アースウォッチ・ジャパン 運営マニュアル改訂プロジェクト
▼NPOのニーズ プロジェクト数の拡大やボランティア参加者数の増加に伴い、現在の限られた専従スタッフだけでは事務局業務を処理していくことが困難になることが予想されました。そのため、事務局業務に関してもボランティアが関わりながら活動できるよう、事務局業務の文書化、ノウハウの言語化、および専従スタッフと分業して動く体制やシステムを構築することが課題でした。 ▼チームの取り組み 文書化された手続きに従ってボランティアスタッフが事務局の運営をサポートしていくことを可能とするために、事務局運営マニュアルを作成いたしました。事務局の運営ノウハウを文書化していくために、まず、スタッフにヒアリングを実施し、プロジェクト業務フロー図を作成、プロジェクト運営の全体の流れを把握できるようにしました。そして各業務ごとに、詳細な作業手順を示した業務マニュアルを、アースウォッチ・ジャパンのスタッフとプロボノチームが共に作成していきました。 ▼成果 作成した事務局運営マニュアルは、必要に応じて改訂を重ねて、事務局の運営に活用されています。特に、ボランティアへの部分的な業務の委託や、スタッフの引継業務の際に威力を発揮しています。日常の業務がマニュアルとしてひとつにまとまっていることにより、スタッフにとっては業務に対する安心感、ボランティアにとっては請け負った業務の遂行に対する充実感を得ることに寄与しています。