"注文管理が仕事の中心"からの脱却── COO代行支援実例②──EC販売事業会社
「毎日手作業で注文を管理していたのが、今では一度もBASEの管理画面を開かずに発送まで完了します。めちゃくちゃ作業時間の短縮になりました。」
——そんな言葉を経営者様からいただきました。
今回は、BASE での受注処理が“完全アナログ”だったEC販売事業会社にて、
- 注文管理のデジタル化
- スプレッドシート連携の自動化
- ステータス管理・発送処理の一元化
これらを通じて、月間30時間以上の工数削減 を実現した事例をお届けします。こちらの記事では、
目次
１．課題の全体像
会社概要
当初の悩み
２．支援のロードマップ──3ステップで自動化を実現
① 現状把握
② 注文情報の自動取得実装
③ ステータスの自動更新実装
④ 発送手続きの簡素化
３. 改善の成果──数字で見るインパクト
① 手入力転記回数
② 管理画面のチェック回数
③ 制作担当とマーケの連絡頻度
④発送処理の作業時間
⑤想定削減工数
４．成功のカギ──効率化の裏にある3つのポイント
①「属人化」を排除し、全員が同じ情報をリアルタイムで把握できる仕組みを
②ツールではなく”業務構造”を変える発想
③最後は「現場が触るツール」で完結すること
５．現場のリアルボイス──改善後の実感
経営者（T様）
マーケ担当（O様）
制作担当（H様）
６．まとめ 運用のボトルネックに悩まれている経営者様へ
以上をまとめました。同じ悩みを抱える経営者様や、プロジェクトリーダーの方たちの一助になれば幸いです。
１．課題の全体像
会社概要
- 商材：オリジナルギフトの企画・販売
- 人数：26名（うち店舗担当１１名、制作担当９名、マーケ担当３名、管理３名）
- 主な販売チャネル：BASE、直営店
当初の悩み
- 注文情報はすべて BASE の管理画面から手作業で転記
- 制作担当は毎日更新されるスプレッドシートを元に作業するが、転記ミスやタイムラグが常態化
- 入金状況や配送希望日などの情報はマーケ担当が都度 BASE 画面で目視チェックし、スプレッドシートを更新
- 発送も管理画面から処理しなければならず、制作完了後は再度マーケ担当と連絡を取り合って進行
マーケ・制作担当：「朝イチの情報更新と確認に３０分、細切れではあるものの、都度都度の情報チェック・更新におおよそ１時間かかっていて、無駄な作業が多かった」
２．支援のロードマップ──3ステップで自動化を実現
１．現状把握
２．注文情報の自動取得実装
３．ステータスの自動更新実装
４．発送手続きの簡素化
※ 月１回のMTG＋チャット無制限のハンズオン形式で実施
① 現状把握
まずは経営者様とじっくり社内の状況把握のためのヒアリングを実施。
課題に感じていることのほとんどが人の部分にありました。
特にマーケ部門は、手作業や制作部門とのやりとりに多くの時間をとられてしまっており、本来やらなければならない広告の最適化やSNS運用に注力できず、スキルを活かせるような働き方をさせられていない。
制作部門もデジタルにはめっぽう弱く、新しいことをやらせるとなるとハードルが高すぎて身動きがとれないような状態でした。
せっかく専門分野に部門を分けられているのに、能力や環境が活かせない、でもなかなか変えることも難しいという経営者様の嘆きにとても共感しました。
これは何としてでも最優先で組織の最適化をするしかない！
② 注文情報の自動取得実装
そこでまず私はすでに運用しているスプレッドシートを活かしつつ、BASEを接続し、注文者情報、商品情報、ステータス、配送希望日などをほぼリアルタイム取得できるような仕組みを構築。
まずはこれだけでマーケ部門が毎朝手作業で行っていた注文の転記作業がゼロになりました。
ここでのポイントは「すでに運用中の仕組みを大きく変えない」こと。業務を連携させるサービスやSaaSは山のようにありますが、組織の構成・環境によってはそれが最適解とならないこともあります。
教育のリソースが整っていたり、ITリテラシーの高いメンバーが多い場合にはいいかもしれませんが、私が支援する会社様はそういった環境の構築がまだされていない、発展途上のところが多くあります。
私のスタンスは、「いかに現メンバーがスムーズに使いこなせて、コストもかからない運用ができるか」。正直、既存のシステムを提案・導入をすれば簡単かもしれませんが、ぶっちゃけ１円もコストはかけたくない。笑
今ある環境を最大限最適化していくのが私の強みでもあります。
③ ステータスの自動更新実装
次に行ったのはお客様側で作業した内容をシートに反映させる仕組み構築。注文が入っても、お客様からの入金が遅れていたり、あとで配送希望の変更等がされても通知などが来ないため、抜け漏れを防ぐためにマーケ担当・制作担当がそれぞれ管理画面へアクセスし、未発送の注文全てを目視で管理シートの情報と照らし合わせながら情報の更新をしていました。（繁忙期には１時間で１００近くの注文が入ることもあるので、考えただけでも恐ろしい…）
それでもやはり人の目で確認を行っているので、毎日のように反映漏れが発生…。
構築した仕組みでは定期的に自動で情報の更新がされるため、頻繁に管理画面のチェックを行っていたマーケ担当・制作担当それぞれの作業時間がゼロになりました。
④ 発送手続きの簡素化
最後に発送手続きを管理画面にアクセスせずに、制作担当が完了した時点でシートから自動で発送手続きのステータス更新がされる仕組みを構築。
もちろんお客様への発送完了メールもメッセージ付きで送信がされるため、そこの手間もありません。
前述の配送関係の情報更新もされているため、お客様から個別で連絡が来た場合を除き、都度制作担当とマーケ担当で情報のやりとりをすることも９０％無くなり、発送までのフローが簡素化されました。
３. 改善の成果──数字で見るインパクト
① 手入力転記回数
改善前：約500件／月
改善後：0件／月
削減・変化：▲１００％
② 管理画面のチェック回数
改善前：１日１時間おき（８時間）×毎日×２部門
改善後：０回（＋従業員の勤務時間外も更新）
削減・変化：▲４８０回／月
③ 制作担当とマーケの連絡頻度
改善前：平均１２回
改善後：１～２回／日
削減・変化：▲９０％
④発送処理の作業時間
改善前：１５分／件
改善後：１０秒／件
削減・変化：▲９９％
⑤想定削減工数
約５９時間／月
※転記作業：約500件×3分＝25時間／月
※管理画面チェック：1回10分×480回＝80時間
→ 自動更新により8割削減＝▲64時間
→ スプレッドシート確認等含め実質▲25時間
※発送処理：500件×（15分→10秒）＝約9時間削減
→ 合計：約５９時間／月 削減
４．成功のカギ──効率化の裏にある3つのポイント
①「属人化」を排除し、全員が同じ情報をリアルタイムで把握できる仕組みを
これまでマーケ担当のみが知っていた入金状況やステータスを、誰もが同じスプレッドシート上で確認できるようにしたことで、「確認する人」→「見える仕組み」 への転換が進みました。
②ツールではなく”業務構造”を変える発想
単なる「作業の自動化」ではなく、「誰がどの情報を、いつ、どこで見るべきか」という業務設計から再構築。結果的に、担当者間のやりとりは激減し、意思疎通のズレやタイムラグも解消されました。
③最後は「現場が触るツール」で完結すること
安易なシステム導入を推し進めるのではなく、すべての操作を現状のスプレッドシート内で完結させたことで、制作担当が一切BASEにログインしない運用が可能に。使い慣れたツールで回ることで、浸透と継続性も格段に高まりました。
５．現場のリアルボイス──改善後の実感
経営者（T様）
「業務の8割が“受注処理”だった日々から解放されました。今では数字分析やマーケ運用の時間がきちんと確保でき、会社全体の成長スピードが上がったのを実感しています。」
マーケ担当（O様）
「毎日何十回も管理画面を開いていたのが嘘のようです。情報がスプレッドシートにまとまっているので、いまでは業務フローの見直しやクリエイティブに集中できるようになりました。」
制作担当（H様）
「正直、注文確認とマーケ担当のやり取りが一番のストレスでした。今は画面ひとつで全部わかるし、発送もワンクリック。集中力を切らさずに“作ること”に専念できています。」
６．まとめ 運用のボトルネックに悩まれている経営者様へ
このような事例は多く扱ってきました。今回のように、
①手作業が多く、コア業務に集中できる環境が作れていない
②ヒューマンエラーが多くそのメンテナンスやリカバリーの時間もとられている
③文字のやりとりが多く、担当者同士の連係ミスが多発、コミュニケーションもうまくいっていない
こういった状態は、業務フローの見直し、既存システムの改変といった施策で改善していくことが可能です。
日々の作業が煩雑で、「本来やるべきことに時間を使えていない」 と感じている方は、ぜひ一度ご相談ください。
以上、長くなってしまいましたが、この記事が少しでも役に立ったら👍 いいね＆フォローで応援していただけると嬉しいです😆！
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