要求の集め方や書き方を説明
多くの調達担当者にとって、RFPの要件収集プロセスは手作業で行われています。 以下のステップで、手作業のプロセスに秩序と効率をもたらすか、RFPソフトウェアを使用して要件収集を集中化し、自動化することができます。
1. プロジェクトのステークホルダーの特定
RFPの要求事項の作成は、共同作業です。そこで、調達プロジェクトに誰を参加させるかを決めなければなりません。全員からのフィードバックが必要なわけではありませんが、現在のプロセスの各役割やステップにいる少なくとも一人の人から視点を得ることが重要です。
2. 社内要件を収集
プロジェクトに関わるステークホルダーを特定したら、次は質問する番です。上記の順序でステークホルダーにアプローチするのがベストです。まず、個々の貢献者やSMEと協力して、現在のプロセスや問題点を理解します。次に、組織図の上下に移動して、課題の定義を洗練させ、追加の要件を収集します。
問題の影響を最も強く受けている人たちと議論を始める。問題を最もよく理解するために、Project Management Instituteは、現在のプロセスをマッピングすることを推奨しています。
「まず、各ステップを書き出すことから始めます。それぞれのステップを行う人を訪ね、何を、どのような順序で、なぜ行うのか聞いてみる。驚くことも覚悟してください。あなたが知らなかったステップや、想像もしなかったショートカットをする人がいるはずです。」
3. 要件の照合、整理、優先順位付
さて、あなたは関係者全員に話を聞き、問題を理解し、要望や要件の長いリストを手に入れました。この時点で、あなたが集めた情報は、おそらく必死のグループブレーンストーミングセッションの結果のように見えます。あなたは、利害が対立する十数人の異なる人々が書いた、プロジェクトのあらゆる側面に関するアイデアを集めました。そして、あなたはそのすべてをまとめる責任を負っています。
まず、フィードバックを整理することから始めましょう。一般的な要件、機能的な要件、技術的な要件、管理的な要件、契約的な要件など、テーマごとに情報を分類するのです。リストが統合され、グループ化されたら、複数回出現する要件を探します。これらの項目を1つの要件にまとめますが、どのステークホルダーが情報を提供したかを記録しておくようにします。
まとめ
要件収集の技術や科学については、まだまだ多くのことが語られていますが、このリストがこのプロセスを成功させるための有用なツールになることを期待しています。
▼「RFP」についてもっと知りたい方はこちらの記事もご参照ください。
https://miichisoft.com/what-is-rfp-easy-to-understand-explanation-of-requirements-andsamples/
Website: https://miichisoft.com/
