〜24時間つながる会社は、24時間働く会社なのか？〜
#会社の構造物語｜第18話
第一幕｜23時48分の業務連絡
午後11時48分。
社員の佐藤さんは、ようやく布団に入った。
明日は朝から取引先との打ち合わせ。
今日は早く寝よう。
そう思った瞬間。
ピコン♪
スマートフォンが光った。
社長からのLINEだった。
「佐藤さん、明日の会議資料、数字を最新版に差し替えておいて！」
続けてもう一通。
「あと、山田商事の見積もりも確認よろしく！」
さらにもう一通。
「急ぎじゃないから、明日でいいよ！」
佐藤さんは画面を見つめた。
……急ぎじゃないなら、なぜ今？
既読をつけるべきか。
返信した方がいいのか。
明日の朝、忘れないようにメモしておくべきか。
気づけば、頭の中で明日の仕事が始まっていた。
時計は午前０時を回っていた。
第二幕｜社長はもう寝ている
翌朝。
佐藤さんは少し寝不足だった。
出社すると、社長は元気いっぱい。
「おはよう！昨日のLINE見た？」
「はい、確認しました」
「よかった！夜に思い出したから送っといたんだよ！」
「……そうだったんですね」
「忘れちゃうといけないからさ！」
社長は笑っていた。
悪気はまったくない。
むしろ、気を遣っているつもりだった。
「ちゃんと明日でいいって書いたでしょ？」
佐藤さんは苦笑いした。
社長にとってLINEは、思いついたことを忘れないためのメモ帳だった。
しかし佐藤さんにとっては、社長から直接届く業務連絡だった。
しかも、夜中に。
第三幕｜通知が鳴るたびに
ある日の午後９時。
ピコン♪
「来週のイベント、参加者リスト確認しておいて！」
午後10時15分。
ピコン♪
「そういえば、先月の請求書って送ったっけ？」
午後11時32分。
ピコン♪
「明日、ちょっと相談したいことある！」
佐藤さんは、スマートフォンを見るたびに仕事のことを考えるようになった。
返信しなくてもいいと言われている。
でも、気になる。
社長が何か困っているのではないか。
翌朝までに準備しておいた方がいいのではないか。
何より、未読のままにしておくのが落ち着かない。
そして翌日。
社長が言った。
「佐藤さん、最近ちょっと疲れてない？」
「……夜、あまり眠れなくて」
「えっ！ちゃんと休まないとダメだよ！」
佐藤さんは心の中でつぶやいた。
（社長のLINEで起きてるんですけど……）
第四幕｜構造設計プロデューサー、登場
業務改善の相談を受けた構造設計Pは、社長に尋ねた。
「社長、夜中にLINE送ること多いん？」
「ありますね！思いついたときに送らないと忘れちゃうんで！」
「それ、急ぎの仕事なん？」
「いやいや！翌日でいいんですよ！」
「ほな、なんで夜中に送るん？」
「だから、忘れないためですって！」
構造設計Pは少し考えてから言った。
「社長、それって佐藤さんを備忘録にしてない？」
「えっ？」
「社長が忘れたくないことを、佐藤さんのLINEに預けてるんよ」
「でも、返信しなくていいって言ってますよ？」
「社長はそう思ってても、社員さんが同じように受け取るとは限らんで」
社長は首をかしげた。
「そんなに気にするものですかね？」
「社長から夜中に『明日の会議で使う資料を確認して』って来たら、気になる人は気になるやろ」
「まあ……そうかもしれませんね」
「そもそも、忘れないためのメモと、社員への業務指示は別のものやで」
社長「…………」
構造設計Pは続けた。
「社長が忘れない仕組みをつくれば、佐藤さんに夜中に送らんでも済むんよ」
第五幕｜LINEを禁止すれば解決？
社長は腕を組んだ。
「じゃあ、夜のLINEは禁止にしましょう！」
「それも一つやけど、社長が忘れる問題は残るよね」
「じゃあ、どうすれば？」
「まず、連絡を３つに分けてみよか」
構造設計Pはホワイトボードに書いた。
① 忘れたくないこと
社長自身のメモやタスク管理に記録する。
共有が必要なら、翌朝に通知されるよう予約しておく。
② 通常の業務連絡
勤務時間内に共有する。
依頼内容、担当者、期限を明確にする。
③ 本当に緊急の連絡
何を緊急とするか、誰にどう連絡するかを事前に決めておく。
「なるほど。全部LINEで済ませてたから、区別がなかったんですね」
「そういうこと。あと、勤務時間外の返信は原則不要って、会社のルールとして決めておこう」
「でも、社員が通知を切っていたら、緊急時に困りませんか？」
「だから緊急連絡の方法を別に決めるんよ。通常連絡と緊急連絡が同じやったら、全部緊急に見えてしまうやろ？」
社長「…………」
「それと、夜間に対応が必要な仕事があるなら、担当や勤務時間も含めて別途設計せなあかんね」
社長はうなずいた。
第六幕｜社長の新しいメモ帳
翌週。
午後11時48分。
社長は自宅でテレビを見ていた。
「あっ！明日の会議資料！」
いつものようにLINEを開こうとして、手を止めた。
「そうだった。これはメモでいいんだった」
スマートフォンのタスク管理アプリを開く。
『明日９時：会議資料の最新版を確認』
登録完了。
社長は満足そうに眠りについた。
一方、その頃。
佐藤さんも布団に入っていた。
スマートフォンは静かなまま。
久しぶりに、仕事のことを考えずに眠れそうだった。
翌朝９時。
社長のスマートフォンが鳴った。
ピコン♪
「おっ、昨日のメモだ！」
社長は佐藤さんに声をかけた。
「今日の会議資料、確認お願いできる？」
「はい！午前中に確認します！」
社長は嬉しそうだった。
「いやぁ、これ便利だね！もっと早く使えばよかった！」
そこへ構造設計P。
「社長、これで佐藤さんが夜中に起こされることもなくなるね」
「そうですね！じゃあ次は、夜中に思いついたアイデアも全部ここに入れます！」
「ええやん！」
「それで毎朝９時に、佐藤さんに全部送ればいいんですよね！」
構造設計P「…………」
「社長、それはメモ帳の引っ越しをしただけやで」
社長「…………」
この物語に隠れている、会社の構造
業務連絡のツールが便利になるほど、仕事と私生活の境界は曖昧になりがちです。
LINEやチャットは、いつでも送信できる便利な手段です。
しかし、いつでも送信できることと、いつでも対応できることは違います。
今回の社長に悪気はありませんでした。
社員を夜中に働かせようとしていたわけでもありません。
ただ、自分が忘れないために、思いついたことをそのまま社員へ送っていました。
一方、社員は上司からの連絡を単なるメモとは受け取れません。
返信不要と言われても、内容を確認すれば仕事のことを考えます。
人によっては、翌日の準備や返信の必要性を気にしてしまうでしょう。
ここで見直すべきなのは、社長の性格ではなく、情報を記録する仕組みと、業務を指示する仕組みが混在していることです。
会社として整理したいのは、次の４点です。
- 備忘録と業務指示を分ける。 思いついたことは、まず自分のタスク管理へ記録する。
- 通常連絡の時間帯を決める。 勤務時間外の返信や確認を原則として求めない。
- 緊急連絡の基準を明確にする。 本当に緊急の対応が必要な場合は、連絡方法と担当体制を事前に決める。
- 業務依頼を見える化する。 担当者、期限、優先順位を共有し、個人チャットだけに仕事をため込まない。
そして、もう一つ。
部下が上司に対して「夜中のLINEは困ります」と言えるとは限りません。
だからこそ、上司自身がルールを整え、社員が安心して仕事から離れられる環境をつくる必要があります。
社員が休んでいる時間まで、社長の記憶を預かる必要はないのです。
上司の備忘録を、部下の不眠の原因にしてはいけない。
24時間つながることができても、24時間働く必要はありません。
仕事が終わったら、安心して仕事を忘れられる。
そんな状態をつくることも、会社の大切な運営設計なのです。
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