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扶養控除申告書のマイナンバーについて

 泣いても笑ってもあと1ヶ月で新年を迎えますね。
年末といえば年末調整。今年から扶養控除申告書にマイナンバー欄が追加されました。アウトソーサーとして年末調整業務を請負う場合、余白に

「給与支払者に提出済みのマイナンバーと相違ない」

と記載する方法を選択する事務所が多いようです。しかし弊社の社内年末調整は、あえて記載する方法を選択しました。

理由は3つあります。

1つ目
毎年扶養控除申告書をは紙ベースで鍵付き金庫に保管しています。マイナンバーが記載されているからといって、保管にかかるコスト、リスクが急激に増えることはない。

2つ目
税務署から扶養控除申告書の提出を求められた際、マイナンバーの記載が必要。50枚程の扶養控除申告書にマイナンバーを記載するのは労力を要する。

3つ目
3拠点(本社、名古屋、品川)の事務担当者に改めてマイナンバーのガイドライン講習を実施。改めて情報セキュリティを学習してもらい、回収時の本人確認作業を体感してほしかった。

 社労士事務所には、マイナンバーの情報以上のプライベートな情報を保持しています。例えば、顧問先従業員の履歴書や職務経歴書、給与などです。
プライバシーマークを取得したり、指紋・ICカード認証等を使った物理的安全管理措置の充実は重要なことです。しかし、最も大事なことは、

企業人としての「守秘義務」に対する意識

ではないでしょうか。

 かつて、ベネッセコーポレーションの個人情報漏洩事故が話題になりました。プライバシーマークを取得している企業でも、顧客情報が大量漏洩しています。頑丈なセキュリティ体制を整えても、意味を成さないのは、世間の個人情報漏洩事件が物語っています。

顧問先に
「扶養控除申告書にマイナンバーは記載しないで下さい」
と伝えるケースは多いと思います。しかし、マイナンバーを記載しないだけでは、個人情報の漏洩対策は不完全です。

それゆえに、国税庁の扶養控除申告書に記載するマイナンバーQ&Aをしっかり理解し、扶養控除申告書を回収する担当者に、企業人として「守秘義務」を徹底してもらう教育が最も重要です。
下記は国税庁HPの扶養控除申告書マイナンバーQ&Aをまとめた資料です。


マイナンバーを記載しない方法は2種類あります。しかし、いずれも複雑で違いの見極めが重要です。

税務調査では、

源泉所得税を甲欄で控除している人は扶養控除申告書を提出しているか、
乙欄で控除しなければいけないのに甲欄で控除していないか、

などがチェックされます。扶養控除申告書が税務調査でどのように扱われるのか、扶養控除申告書の本質をよく見極めて、マイナンバーの記載をどうするのか、を考えることも大事ですね。