仕事の質を高めたければミーティングを効率化すべき

「Wantedly」をご覧になっているみなさん、こんにちは。NPO法人フローレンス代表の駒崎弘樹です。今回は、「ミーティングのやり方」について、効率化していきましょう。

ミーティングこそ効率化の余地は多くあります。あなたもミーティングを重ねたものの、結局何も決まっていない、むしろ問題だけがゴチャゴチャして逆効果だった。そんな経験はありませんか？

フローレンスの場合、ミーティングを効率化するために以下のルールを定めています。

＜フローレンス流ミーティングルール＞
①ミーティングは1時間30分以内に終わらせる。
②議事録はプロジェクタで映し出しながら、その場で取る。
③議題は前日までに出し、議題にないものは議論しない。
④タスクはミーティングの場で決め、次の会議が始まるまでに進捗をグループウェアで共有する。
⑤定例会議ごとに「司会」と「議事録作成者」を決め、彼らが会議の内容と時間に責任を持つ。
⑥会議の出席者には「フルメンバー」「サブメンバー」を定めており、フルメンバーは常に出席、サブメンバーは議題に応じて参加する。

このルールを導入した直後は、当初の予定時間よりもオーバーしたり、議論が横道にそれたいりすることも少しありました。
しかし、続けていくうちに、今はどんなテーマの会議も1時間以内で終わるようになりました。また、どのミーティングでも「何を決めるか」が明確になり、「誰がいつまでに何をすればいいか」が文章化されることで、タスクの実行率まで向上しました。

こうしてうまくミーティングを効率化していけば、仕事の時間は大幅短縮できます。ぜひフローレンス流のルールを元に、自分の組織に適したミーティングを効率化する術を探ってみてはいかがでしょうか。