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8割の業務は標準化できる!?

こんにちは。ALH中途採用責任者の加藤です。2019年は標準化の年でした。
人手不足が年々深刻化している中、「標準化」「自動化」への取り組みは欠かせません!
本日はALHの中途採用標準化事例をご紹介致します。

2019年、ALH営業部は結婚&ベビーラッシュでした!!

この少子高齢化のご時世に、大変おめでたいことです!!
ALH東京本社中途採用選考は営業部が行なっています。営業を兼務していない採用専属3名のうち、2名が秋に産休に入りました!上下の写真は育休前最終出勤日に撮影した写真です。

2名が職場復帰するまで、新たに面接官を1名採用し、他は既存社員で分担し乗り切る事に決まりました。

運よく10月入社で1名、フロントエンド開発経験がある面接官を採用することが出来、現在は専属面接官は2名体制となりました。急ピッチで権限移譲を進め、すでに応募対応からスカウト送信などのバックオフィス業務だけでなく、面接も1人で行なっています!

私自身、去年までは

採用面接を標準化するのは無理じゃない?面接ってアナログな部分多いし。

と思っていました。
でもそんな自分が「8割は標準化出来る!」と思えたのは、現在産休中の2名のお陰です。

営業経験も面接官経験も無かった2名が、たった1年で内定承諾率7割以上を超える面接官に成長!!しかも現時点に到るまで、この2名が採用した50名以上の社員は1名も退職しておらず、全員未経験スタートでITエンジニアとして活躍してくれています!!

このような成果を出すために採用チームで地道に取り組んできた事は、「ドキュメント化」「ワークフロー可視化」です。具体的には、

口頭説明していた内容を全てドキュメント化!!

昨年までは面接の際に口頭説明していた内容の全てをドキュメント化しました。会社概要、企業理念と行動指針(ミッションとスタイル)、募集職種、研修内容、キャリアパス、評価制度の説明、求職者様からのQ&Aなどなど、写真や図を入れながらひとつずつ皆で分担して資料作成し続けました。「資料を読むだけで誰でも説明できる」ようになりました。

また、社内SNSに「中途採用案内板」を作り、中途採用業務を全てマニュアル化して一元管理しました。「マニュアルを読むだけで誰でもバックオフィス業務ができる」状態に標準化出来ました。



また、新任面接官から依頼があって今年の10月半ばから作り始めたのが、

面接フローチャート!!

下記のフローチャートを作りました(採用基準そのものなのでマスクしています)。現役エンジニア面接官にとっては、フローチャートを頭に入れて面接する方が面接スキル上達も早いようです。

職種によって求められるスキルは異なりますので、約2年間トライアンドエラーを重ねました。この1年はフローを固定化しても想定外のエラーが起きなくなりましたので、そのノウハウをフローチャート化しての運用は足掛け3年のプロジェクトとなりました。

ALHは「ミッション・スタイルに合うかどうか」「仕事に取り組む姿勢」を最も大切にしていますので、非認知能力(目標に向かって頑張る力、他の人とうまく関わる力、感情をコントロールする力など)を確認する内容がフローに盛り込んであります。

「フローチャートはなるべく条件分岐を減らしてシンプルにするのが鉄板」と教えてもらいましたが、結構複雑で簡単に覚えられないのは難点です。

とはいえ、このフローチャートのおかげで、思わぬ収穫もありました。これまで採用を行なっていなかった部署の採用戦略会議が全てリモートで完了出来た事です。採用基準のすり合わせにも、かなり有効だと手応えを感じました。


本当に沢山のドキュメントを作った一年でしたが、早速私が恩恵を受けています!

先週月曜に娘がインフルエンザに感染し、有給と在宅ワークで師走の一週間を凌ぐことが出来ました。予防接種のお陰で症状が軽く、病人とは思えないくらい元気でしたが規定日数は学校へ行けません。在宅ワーク中はNetflixに子守をしてもらっていました。学校もリモート授業出来るシステムにしてほしいと思いました。

(↓意外とホラー映画が好きな娘)

標準化しておくと、何かあった時も安心です!

上記標準化以外にも、求職者様へのスカウトストックをJavascriptで自動化したり、データ分析用の情報収集を自動化したり、様々な取り組みを行なって参りました。

「8割の業務は標準化&自動化できる説」をこれからも検証し続けたいと思います。

最後までお読みいただき、有難うございました!

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