全社会議の裏舞台　～Mission: Prep Possible～

こんにちは、広報チーム今田でございます。

今回は、約6年ぶりとなる全社会議の裏舞台を皆様へお届けしたいと思います。

当日の様子は、【前編】全社会議を６年振りに開催！、【後編】全社会議を６年振りに開催！を御覧頂けると幸いです！

普段、参加する側の人間が、全社会議を企画する側（実際はサポートですが・・・）に、まわった時に感じた事や準備段階でのエピソード等を皆様にお届けしたいと思います。

　今年7月頃、風の噂で「全社会議が開催されるらしい」という話を耳にしました。前回の全社会議は何年前だっただろう？ 今回はどこで開かれるのだろう――そんなことを、少し他人事のように考えていた矢先のことです。企画推進室の田中室長から「全社会議の企画をサポートしてほしい」と打診を受けました。その瞬間、ありがたい気持ちと、少し戸惑う気持ちが入り混じった複雑な感情になったことを、今でも鮮明に覚えています。

　まず、田中室長からのご依頼内容は、今回の全社会議の会議の会場について、下見の日程をご相談したいというものでした。田中室長とは、以前マネジメントメンバーで遠野発電所（岩手県遠野市における大規模系統用蓄電所の運転開始について）を見学した際に、計画を共に立てた経緯があり、その流れを受けて、今回もお声掛けいただいたのではないかと感じております。

　今回の全社会議の会場は、非常用発電機を導入いただいている当社のお客様である熊本県玉名市の「司ロイヤルホテル」です。私自身も、かつて営業部に所属していた際に訪問したことがあり、特に立派なエントランスと温泉が印象に残っております。

　9月8日(月)、9日(火)に田中室長と現地へ訪問する事となり、下記の件の確認や交渉を現地で進めました。

【現地での確認・依頼事項】

・最寄り駅の把握（最寄り駅からホテルまでの時間、経路確認）

・宿泊する日程の調整

・1日目の懇親会会場の確認（夕食・座席、余興のホワイトボード、飲み物の選定）

・2日目の全社会議の会場確認（座席・音響機器、資料を投影するスクリーン、飲み物）

・宿泊する部屋の確認（1人部屋、複数人数の部屋、和室・洋室、喫煙・禁煙等）

・朝食の時間・場所の確認

・最寄り駅までのバスの送迎交渉

・チェックイン・チェックアウト方法の確認

・トータルの見積依頼

　現地を訪問して感じたことは、宿泊した部屋が清潔で広く、全社会議の会場も豪華で、食事も非常に美味しく、快適な滞在ができるホテルだという点です。そのため、今回ご参加いただく社員の皆さんにも、きっとご満足いただけるのではないかと感じました。

　現地での確事・依頼事項以外にも、検討しなくてはいけない事が多々ありました。

　【検討事項】

・参加者の確定（１日目から参加、2日目のみ参加等の確認）

・現地までの交通手段（社有車・在来線での移動人員確定）

・１日目の現地集合時間及び2日目のホテル出発時間の検討

・2日間のタイムスケジュール

・懇親会の内容検討(余興内容検討、座席検討、景品検討・準備、マイク等の備品確認）

・懇親会後のスケジュール検討（自由行動次会orボーリングor温泉等）

・全社会議の内容検討

・宿泊時の部屋割り

・社員からの事前アンケートの取り纏め

・バス送迎時の現地人数確認及び現地対応について

 上記の計画を進めるにあたり、交通手段については企画側と参加される社員の皆様との間で意見の相違があり、また部屋割りに関しても様々なご要望をいただくなど、調整が必要な場面が多々ありました。それでも、社員の皆様のご協力のおかげで、何とか計画を立てることができました。

　また、懇親会の余興については、今年4月に北海道営業部にご入社され、10月から広報チームに加入した藤原さん（広報チームに新しく入りました！）が、ビンゴゲームの司会を務めてくださることになりました。このような全社規模のイベントは、社員の皆様のご協力なくしては実現できないものだと、改めて実感致しました。

　田中室長が粘り強く、ホテル側と交渉頂いた結果、バスの送迎は最寄りの玉名駅までではなく、JR大牟田駅まで、懇親会の料理は、金額据え置きで料理を豪華にして頂いたり、全社会議時にドリンクをご用意頂いたり等、ホテル側からも多くのご配慮を頂きました。又、全社会議の直前に、ホテル側から宿泊する部屋数を少し減らして欲しいとのご要望を頂き、田中室長と頭を悩ませながら調整した事も、今では良い思い出です。

　全社会議の開催にあたっては、6年ぶりの実施であったことや、遠方への移動を伴うこともあり、当初は実施に対して懐疑的なご意見も多く寄せられていたように感じておりました。しかし、開催後に皆様からいただいたご感想では、「非常に良かった」「また開催してほしい」「貴重な時間だった」「普段交流のない他部署の方と交流が持てて嬉しかった」など、前向きなお声が多く寄せられ、企画側（あくまでサポートという立場ではありますが・・・）として参加させていただいた身として、温かいお言葉を頂戴できたことを大変嬉しく感じました。

2日間の全社会議の中では、ご不便をおかけした点もあったかと存じますが、今回の企画側の取り組みについて少しでもお伝えすることで、今後の全社会議開催の参考になれば幸いです。

改めて振り返ってみても、全社会議を取りまとめてくださった田中室長をはじめ、ご参加いただいた社員の皆様、全社会議の期間中、会社に残って業務を実施いただいた社員の方のご協力のおかげで、大きな問題もなく無事に2日間を終えることができ、非常に良い経験と貴重な思い出となりました。当初の目的の一つであった「他部署間の交流」についても、一定の成果が得られたのではないかと感じております。

　次回開催の際には、どのような形であっても、また企画側の一員としてサポートさせていただければ幸いです。