業務効率化の取り組み 「AI活用【展開編】」

グローバルエンジニアリング 総務部＋DX部署に所属する山本です。

以前にご紹介した当社（グローバルエンジニアリング）内での業務効率化を目指す取り組み、「DX推進チーム」の活動についての続報をお届けさせて頂きます。

私自身、この分野について深く語れるほど詳しいわけではありませんが、当社のDXへの考えや取り組みの一端を知っていただく、という意味で是非ご確認下さい。

１．DXに関する社内体制

以前にもご紹介した、部署を横断したメンバーからなる「DX推進チーム」はそのままに、現在では正式な部門として「DX･AI戦略推進室」が発足されました。

今では、

この「DX･AI戦略推進室」が全社的な取り組みの検討・手配・進捗確認を行いつつ、実現に向けて手が足らない部分へアサインされて実際に手を動かしたり。

そして以前からあった「DX推進チーム」は、各部メンバーで構成されたという強みを活かし、各部固有業務のDX化や「DX･AI戦略推進室」の活動結果（全社の効率化に向けた変更等）を各部へ落とし込む際の部門担当として活動しています

この約半年で取締役会決議を取り、正式な部門を立ち上げてDXに向けた活動を進めている事で、当社の“本気度”が分かって頂けるのではないでしょうか。

２．直近の取り組み

新たに部門として立ち上がり、幅を広げた当社のDX活動ですが、直近の取り組みについて軽く３つをご紹介させて頂きます。

（１）これまで社内で利用していた稟申システムや書類発行のシステムを一新し、業務効率向上をめざす取り組みが一つ。会社全体に変化を及ぼす、重要な仕事。

実際の利用シーンを想定した事前の設定、社内展開・説明会の実施等を進めています。（現行システムの導入メンバーだった私視点では感慨深いものがありますが、それ以上に当時＋これまで諦めていた「ここが出来たらいい」の実現が近いのを感じています。）

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（２）AI活用に関する取り組み。正直に言ってしまうと、当社でもAIをどういった方法で利用するのが良いか、正解は見つけられておりません。ですが、だからといって使わないままでは良し悪しの判断も付かず、変わっていく世界にはついていけません。

この部分は今回の記事でもう少し掘り下げて、この後に書かせて頂きます。

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（３）少し毛色は違いますが、平行してセキュリティに関する取り組みも進めています。便利になればなるほど、情報の価値が高まれば高まるほど、この分野も無視できません。派手ではない部分ですが、この部分の取り組みもいつか掲載させて頂きます。

３．AI活用の取り組み（社内展開）

当社は現在、DX･AI戦略推進室＋DX推進チームの旗振りと各部の社員の皆さんの協力の元、次の方針を掲げて活動しています。

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先程は「正解を見つけられていない」と書きましたが、会社側で使い方を完全に決めてしまい、AIの自由度・活用の幅を狭めてしまっては勿体ない。それくらい様々な事が出来るのがAIです。

「自然にAIを使う人を増やす」を目指し、社員向けAI活用に関するセミナーやツールの紹介＋社内での活用事例の共有し、利用者からのフィードバックを積極的に集めています。

その中で分かったのが、各員・各部・各業務それぞれの違いにより、AIを活用する方法も様々違いがあるという事。

私個人としては既に本気で驚いた活用事例を何個か目にしていますが、いつか社員から、あっと驚くAI活用の報告が貰え、それが自然と全社に広がる、といった日がいつか来るのだろうと想像と期待をしています。

４．（記事投稿時点）社内での利用ツール

DX活動に関して恵まれていると感じる点の一つに、会社からの理解が得られているという点があります。

直近でいうと社長自ら、このAIツールはすごいからDX推進チームでまずは使ってみて！と指示（許可）下さり、複数のAIツール（有名どころで言うとGoogleのGeminiやNotebookLM、MicrosoftのCopilot等）に触れる機会を頂いています。

そこから感じたのが、やはり各ツールごとに得意・不得意があるという点。

そういった所感も含め、DX推進チームから社内にツールや活用事例の展開する事で、

冒頭で「正解が分からない」と表現したAI活用についてですが、社員それぞれが自分にあったAI・ツールを選び、自分にあった“付き合い方”を見つけていって貰う、というのが今の「正解」なのかなと感じています。

（なので、まずは社員全員がAIに“触れる機会”を作る！）

５．（蛇足）私のAIとの付き合い方

私自身は管理部門の人間なので、AI活用先も基本は“管理・社内向け”ですが、やはりAIの活用の幅はかなり広く、業務効率化のキーとなる存在と思っています。

直近ですと、

Microsoft関係の設定・情報確認方法をMicrosoft製 Copilotを活用する事で正解に素早くたどり着ける（共感してくれる方が多いと嬉しいのですが、Microsoftさんの用意した説明ページはボリュームも多く、読むのが大変…）とか、

自身の作った資料をGoogleのNotebookLMに読み込ませてブラッシュアップしたり、その逆に素案を作って貰ったり。一番驚いたのは過去に自分が社内説明したセミナー資料を「音声解説」機能に読み込ませた所、相当レベルの高い解説が出力されたりと、

AIを使わずに対応した際の成果物よりも良いものが出力出来たと実感を持って言えます。

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ただし、ここまで「AIは素晴らしい」的な文章を書いてきましたが、やはりAIだけで１００％こちらの求める結果が得られるかというと、私はNOだと感じています。

こういった社内展開の業務を任されている人間として「AIを利用する社員が素晴らしい」ではなく、硬い考えかもしれませんが「AI “も” 上手く活用する社員が素晴らしい」という認識を持って今後の活動に携わっていけたらと思っています。