自己紹介

こんにちは、Ferixの森谷です。

Wantedlyの記事執筆はランチ会（流しそうめんを社内でやった）の記事ぶりです。

軽く自己紹介すると、Ferixには2016年から在籍していて、エンジニアとして主にバックエンドの開発に従事しています。プロジェクト以外では、エンジニアあるあるかもしれませんが、ルーチン作業や面倒なタスクは自動化して怠けたいと常に思っています。そんな性格なので、社内ツールもいくつか制作したりしています。

どの会社もそうだと思いますが、Ferixも、今よりもっと少人数の頃から常に業務改善を続けてきた歴史があり、そこに私自身も乗っかりつつ、社内の効率化と雑務の簡略化のために様々な取り組みを行ってきました。

Ferixの良い点は、上記のような理由から自分が勝手に作ったツールや他の人が作ったツールや提案などが迅速に導入され、変化に柔軟に対応してもらえる環境であることです。そういった文化のおかげで、些細なイライラがあればツールを作ることで、それらから解放され仕事に集中できるようになりました。

実案件での業務改善には既存の技術やツールを利用していますが、この記事では私が開発した雑務改善ツールの一部を紹介したいと思います。

月曜祝日判定チェッカー

機能
毎週月曜に、次週の月曜が祝日の場合はslackに通知する機能

導入・作成理由
Ferixでは月曜日に社内で重要な会議が組まれることがよくあります。しかし、月曜日が祝日になることもしばしばあり、それに気づかずに予定を組んでしまうことがありました。代表が事前に祝日であることに気づいてslackで日程変更を促していたりする所を何度か目にして、人がやるのは無駄だなぁと思い、次週の月曜が祝日かを判定するツールを作成しました。
これは日付を判定し、祝日であればslackに通知するというシンプルなものです。コードも数十行程度で、簡潔な作りになっています。これにより、来週の月曜が祝日かどうかを気にする必要がなくなり、意外と便利だと感じています。ちなみに、通知アイコンの絵は他の社員が書いた代表の顔です。

日報

機能
togglで記録した作業記録をもとに、会社指定のフォーマットに流して、自動で日報メールのドラフトを作成する機能。
図の左画面のように、あるURLにアクセスするとユーザー毎に各自のtogglデータが抽出された画面が表示され、入力ミスがないかを目視で確認します。確認後、生成ボタンを押すと図の右画面のようにGmailが起動し、ToやSubjectや本文のドラフトが自動で生成されます。そこに各自が追記して日報を送ることができます。

導入・作成理由
Ferixは私が入社した2016年以前からtogglで作業記録をつけており、その作業記録を元に毎日日報をメールで送ることになっています。入社当時は、togglのエクスポート機能を利用したり、自分でメモ帳などに作業内容を記述しそれをコピペして日報を作成していましたが、日常的に発生するので非常に面倒に感じていました。
そこで、togglが公開しているAPIを利用してプログラムを作成し、自動化することを考えました。Ferixメンバーの多くがエンジニアであるため、一部の人は独自で日報を生成するためのコードを作成していましたが、コード実装するのは面倒と思う人や、出来ない人（非エンジニア）もいました。私自身も初期段階ではpythonでtoggl連携し本文を自動生成していましたが、それをgmailのテンプレートに貼ったり件名を手動で変えたりといった作業は結局発生しており、無駄なことしているなぁと感じていました。そこで更にコードをGASで作成して全員が使えるように作り直したものが、ここで紹介している現在使っているものになります。（googleのアカウントがあればGASでは認証、ユーザー識別周りは１行で実装できて非常に簡単でした）

日報は毎日書くことなので、社員数倍で工数が増える作業ですから、1回の日報の作業時間が1人5分でも短縮されれば、その効果は大きいと考えています。この自動化によって、みんなのイライラを軽減しつつ、会社にもコスト的なメリットを生んでいると思っています。

toggl-slack連携

機能
日次、週次で、前日の全員の稼働時間をまとめた情報をslackに通知

導入・作成理由
入社当時は、「負荷がかかっている人がいないか」などを毎週リーダー間で確認するために、リーダーの誰かがtogglから全員の稼働のレポートを出力したり、それをredmineのチケットに貼りつけて週明けの会議で確認したりという作業がありました。しかし、毎週人がやるのは無駄ですし、リーダーだけでなく全員が他の人の稼働を知っても問題ないという考えから、slack連携する形に変更しました。
この変更で、入力ミスや記録漏れなどの問題をチェックすると同時に、ある程度正確な稼働状況を手間なく把握できるようになりました。togglの停止漏れや入力ミスによって1日に60時間稼働したと記録されるケースなども過去にはありましたが、稼働が異常に多い/少ないに対して通知が飛ぶので、こうしたミスにもすぐ気づけるようになっています。
また、稼働の多い人はピックアップして通知されるようになっており、こうした仕組みの提供で過度な労働をしている人に気づく機会が増え、働きすぎている人に対してよりサポートや配慮ができるようになりました。

週末勤怠

機能
togglで入力された情報から勤怠管理表を自動入力する機能（入力チェックや、１クリックでメールを自動送信してくれる機能もあり）

導入・作成理由
この作業もまた面倒なものであり、そのためか入力ミスが多く見られました。庶務の方が毎週、全員の稼働状況をチェックし、間違いがあれば修正依頼を連絡していることがよくありました。この手間を省くために、自動入力と各自が入力をチェックできる機能、さらには管理者向けに有給休暇をカウントする機能を導入しました。これにより、作業の手間が大幅に削減され、自分自身も満足しています。

お知らせ・イベント一覧

機能
お知らせ事項やイベント予定をスプレッドシートに記載すると、webページ上に反映される機能

導入・作成理由
お知らせ事項やイベント開催予定の案内が、全体会議で周知されたりSlackで流れてきたりと情報が点在していたため、一箇所にまとめる必要を感じ自分自身で別途記録して管理していましたが、効率が悪いと感じていました。そんな時、他のメンバーも「情報が一箇所にまとまっていたら…」と同様のニーズをslackで発言していたのを見て、「他の人にも需要があるかも」と考え実装することにしました。

その際、デザインを得意とする巖城さんが迅速にデザインを作成してくれました。それを元に私はざっくりとした実装を行い、最後はまた巖城さんがCSSなどを調整して、スムーズかつスタイリッシュな仕上がりになりました。

thanksコマンド

こちらはwantedlyの記事にもなっているので、記事の紹介をご覧ください。

最後に

人でないとできないこと以外は全部プログラムにやってもらえばいいと思っています。ちょっとしたコードで改善できるのであれば、サクッとコード作成しちゃって、エンジニアは無駄な作業から解放され、もっと意味あることに時間を使えるのが理想的だと思います。

日々の業務の仕組みの中で「もっとこうできたら良いのに」という改善欲求と改善案を持っている方は、Ferixでそれを試してみてはいかがでしょうか？Ferixは技術を上手く活かすこと・それによる快適な仕組み作りや業務改善に対してかなりウェルカムです。業種に関わらずメンバーの誰であってもアイディアを提案できる文化が根付いていますし、それを柔軟に検討し可能ならすぐ取り入れようという体制が整っていると思います。
自分で自分の業務環境をより快適な方に整えられるのって、結構良いですよね。
興味を持たれた方は、FerixのWantedlyページの他の記事も是非ご覧ください。他のメンバーのこと、社内のカルチャーや試みなど色々紹介しています。

最後に、社内ツール以外だと、以下のQiita記事にあるようなものとかも作っています。こちらも興味があればみてみてね。 https://qiita.com/ferimori/items/9e3b9b3ce9031bfcc9e3