400万PVの経営者向けメディア『経営ハッカー』編集長に聞く、議事録の書き方のコツ

こんにちは。経営ハッカー※編集長&(CCO: Chief Content Ojisan)の中山です。

※『経営ハッカー』とは…月間400万PVのfreeeの運営する「経営 × テクノロジー」をテーマにするメディアです。

突然ですが、議事録を書くのってめんどくさくないですか?(私はめんどくさいです)

でも、仕事を抜け漏れなく進めるには欠かせないんですよね…。よって、誰かが書かなくてはいけないです。そこで、できるだけ手数をかけず、短時間で、過不足ない議事録を書くためにfreeeで実践している6つのコツを紹介します。


1.継ぎ足し継ぎ足し…で書く

使うのはgoogle docs です。freeeは基本的にあらゆるドキュメントをクラウドで管理していまして、議事録もそう。編集権限付きのリンクをチームで共有しています。

前回の議事録をそのまま丸コピーして、積み上げるようにして書いて(追記&修正して)いきます。各記録には「日付と参加者とノートテイカー(書記係:後述します)」を書いておきます。

「初回の会議(キックオフなど)なので前回の議事録がない」場合、他の議事録の骨子を借りましょう。イチから書くのは時間のムダです。



これを延々と繰り返していると、「1年後に議事録が200ページを越えていた…」ということもありますが、別に問題ないです。ただ、あまりにもページ数が増えて動作が重くなってきたら新規ページに移行してもOK。(その際、過去の議事録リンクは新ページにもメモっておきましょう)

2.ミーティング前にシェア

わりと当たり前ですが、議事録は事前共有しましょう。会議が始まってから参加者に「議事録リンク、どこでしたっけ?」と探させてはダメ(時間のムダ)です。いちいち送るのも面倒なので、カレンダーに添付しておくのがオススメ。(freeeはgoogle カレンダーを採用してます)

全員が議事録を開いてスタンバイできるのが理想です。


3.ノートテイカーがリアルタイム入力する

ノートテイカーとは書記のこと。いちいち「誰にする?」なんて話すのはムダでしかないので、持ち回り制にしています。


ノートテイカーが責任もって議事録を書きます。進行に合わせてリアルタイム入力します。終わった案件は削除していきます。とはいえ、ノートテイカー本人の発言時は手が止まるので、そのときは手が空いているメンバーでフォローしあいましょう。コメント、質問、フィードバックを思いついたら、もちろん誰でも書き込んでOKです。

ただし、5人以上が同時に打ち込むとgoogle docs の反映が追いつかなくなり、挙動不審になってしまうのは「google docsあるある」です。(たぶん)

4.端的にわかりやすく

議事録は文学でもなければブログ記事でもなく、意図が伝わればOK。短いは正義。よって業務的に書くのが良いです。敬語とか丁寧語は不要で、

例:●●●●のローンチは11/20で決定

例:▲▲▲▲の制作は■■■社に発注済み(見積りは11/22)

…って感じで、むしろ少々ぶっきらぼうなくらいでちょうどいいです。あと、社内用なので敬称とかも略しましょう。ちなみにfreeeはなぜか人の名前をアルファベット表記にします。特に理由はないです。(中山ではなくnakayama、田中ではなくTanaka 等)

大事なのは「濁さず、ハッキリ、あいまい表現避ける」こと、さらには「ざっと流し読みするだけで伝わるレイアウトにする」…ですかね。よって、おのずと箇条書きになるものです。


5.AI(Action Item)決める

もっとも重要なのが「AI」でして、Action Item の略です。要するに「タスク」ですね。人工知能のことではありません。

「分かりにくいだろ。だったら最初からタスクって書けや」と入社後に思ったんですが、freeeはわりとなんでもアルファベット文字に置き換え文化のようです。(今は受け入れました(笑))

ミーティング中にタスクを洗い出したら、同時に「1.だれがいつまでにやるか?」を決めて「2.その場でアサイン」します。そして「3.目立つように議事録の上」に書きます。これが一番重要ですね。あいまいなままにしておくと、次回のミーティングで「進捗ゼロやんけ!」となり、あっという間に1週間ビハインドしてしまいます。


6.MTG後にすぐ共有

こうやって書き進めると、ミーティング終了時には議事録も完成しています。議事録を書くための時間を確保しなくていいので、時間節約になります。で、ふつうはその議事録を関係者(参加者とか部署内のメーリングリスト)に送って完了!なんですが、freeeは全社に共有してしまう文化があります。

「なぜ全社に?関係ない部署もあるでしょう?」

という意見もあるかもなんですが、freeeには5つの価値基準というものがありまして、そのひとつが「あえて、共有する」の文化。「人とチームを知る。知られるように共有する。オープンにフィードバックしあうことで一緒に成長する」という意図があります。どこの誰がどんな有益なフィードバックをくれるかわからないですからね。(読みたくなければスルーすればOK。読まねばならない義務はない)

余談ですが、「あえて、共有する」を社内では「あえ共(あえきょう)」と呼んでまして、「それ、あえ共しといたら?」「そうだね、しとくわ」という会話があちこちで行われています。freeeの意思決定が恐ろしく速いのも、この価値基準のおかげです。

freee流の議事録の取り方をご紹介しました。

まあ、数年以内には議事録を全部入力してくれる自動書記AIアプリ的なモノが登場しそうな気はしますが、参考になればうれしいです( ◠‿◠ )

というわけで、freeeの「あえ共(あえきょう)」文化に共感いただける優秀なメンバーを募集しています

freee 株式会社's job postings
17 Likes
17 Likes

Weekly ranking

Show other rankings