【室長インタビュー】エンジニアファーストを追求したMiraieだから実現できるフォロー体制「コミュニケーション室」

みなさん、こんにちは！Miraie社内報チームの柳本です。

Miraieは、SESで活躍するエンジニアの働きやすさを追求する組織として、創設した会社です。
より働きやすい環境を構築できるよう、設立から17年、社員の意向を日々柔軟に取り入れて、改善を繰り返してまいりました。

その取り組みの中で誕生した制度、エンジニア専門のフォローアップ部署の「コミュニケーション室」について、ご紹介させていただきます。

コミュニケーション室とは？

もともとITC部で営業をされていた高橋さんが、2019年に育休から復帰される際に、コミュニケーション室を立ち上げる事となりました。

営業当時から、社員のケアはもちろん、協力会社のエンジニアとも定期的に会いに行きヒアリングなども行っていた経験があり、満場一致で適任の高橋さんが室長に任命されました。

実際に、エンジニアとどんなコミュニケーションを取り、どんなフォローをしているのか、詳しいお話しを室長にインタビューをしながら、深堀りいたします！

それでは、ぱっち室長にインタビューです！

コミュニケーション室って、一体どんな部署？

柳本：
以前も、何度かコミュニケーション室についてインタビューをしておりますが、最新の状況なども踏まえて、改めてお話しをお聞かせください！

ではまず、
コミュニケーション室を一言で言うなら？

高橋室長：
「部署間のパイプ役」それが一番シックリくると思います。

柳本：
部署感のパイプ役、具体的にはどんな事をしているのですか？

高橋室長：
システム部から預かった話を、経営陣へ持ち込み議論したり、
その逆に、システム部や担当営業から出た話で、伝えきれない部分をエンジニアに補足してお伝えしたり、部署をまたぐ事が非常に多いですね。

各部署との連携

柳本：
月に一度、システム部会議や経営陣会議などで、各部署と密にコミュニケーションを取っていますよね。
システム会議では、どんなメンバーでどんなお話しをされるのですか？

高橋室長：
参加者は、開発部の部長・主任、経営陣の社長・顧問です。
システム部会議ですので、
基本的には部内の体制などに関する話がメインですが、経営陣も参加するため、全社的な話も議題に取り上げられます。

主任は、メンバーの中では一番若手ではありますが、
Miraieは若手エンジニアが多いので、実際に現場で働く社員目線で、率直な意見をいただけます。
部長や中堅層では見落としがちな部分に気づいてくれ、とてもありがたいです。

あとは、エンジニアとのヒアリングで出た意見や要望について、議論します。実際に、いくつもの要望を取り入れて、社内で運用しています。

エンジニアとの定期ヒアリング

柳本：
エンジニアとの定期ヒアリングは、どのくらいの頻度で実施していますか？

高橋室長：
基本的には3カ月に一度、ヒアリングを実施しています。
月初に提出してもらっている報告書を見て、
相談した方が良い内容があったり、本人から相談の要望があれば、その月ごとに判断してヒアリングを実施しています。

柳本：
3カ月に一度もヒアリングを実施されない方はいますか？

高橋室長：
基本的にはいないです。
3カ月以上期間が開かないように、必ず実施するように調整しています。
2カ月以上、3カ月未満です。
毎月報告書を月初2営業日までに提出してもらっているので、
内容を確認して問題を感じた際には、すぐにヒアリングを調整して臨時で開催しています。

柳本：
細かいお話しですが、報告書はLINEWORKSで送ってもらうのですか？

高橋室長：
Googleドライブ上に報告書を作成いただき、共有していただいてます。
そして、全員分確認して、
「ヒアリングを実施します」や、「話し合っておいた方が良さそうなので、ヒアリングをやりませんか？」などの返信をしています。

柳本：
全員分となると、ボリュームのある作業になりますね！

高橋室長：
そうですね、月初が一番慌ただしいです。

柳本：
臨時でヒアリングを希望される方は、どんな内容が多いですか？

高橋室長：
報告書に、現場継続の意思についての設問があります。
「今の現場を変えたい」と意思表明があった際は、
詳しくお話しを聞くために臨時で実施する事がありますね！

あとは、
「現場でうまく対応できない」といった悩みがある場合も、ヒアリングをします。
もしかすると、
現場側の対応に問題がある事も考えられますので、その場合は、アラートをあげる必要性も想定して、早めにヒアリングを実施し、担当営業に情報共有をします。
臨時の時でも営業の方に同席していただく事もあります。

柳本：
素晴らしいチームプレーですね。

エンジニアが、相談をしたい場合はどの部署に連絡が来るのでしょうか？

高橋：
基本的には情報共有のためチームにて相談するのがルールですが、
問題を抱え込まないよう解決できれば良い事なので、営業でも、私でもメンターでも話しかけやすい人に話てもらえればOKです！
相性があるので、1対1でこの人にしか言う場がない状況にならないように、複数名フォローできる人がいる構造になっています。

柳本：
相談できるポジションがあって、安心感がありますね。

フォロー体制について

LINEWORKSで情報共有

柳本：
LINEWORKSでエンジニアごとに、担当営業・コミュニケーション室のグループがありますよね？

高橋：
そうですね。同じ現場に入っている場合は、先輩エンジニアもグループLINEに加わります。

柳本：
なるほど。実際には、どんなやり取りをしているのですか？

高橋：
まず、勤怠連絡は必ずそこで行っていますね。休暇や電車遅延など。
例えば、現場の都合によってイレギュラーな夜間対応が発生した場合などが基本的には多いです。
営業側も把握できますし、私は総務への連携も必要になるので。
柳本：
総務とのパイプも出てきましたね！
高橋：
コミュニケーション室と総務で社員の勤怠管理をする共有シートがあり、
総務が管理する稼働表と照らし合わせ相違がないか、月初にチェックをしています。

柳本：
室長は、そんなタスクもこなされていたのですね。

業務報告書で状況確認

柳本：
業務報告書は、月に一度提出してもらってましたよね？
実際に使用している業務報告書で、気になったところをお聞きしてよいですか？

業務報告書の一部抜粋

ご自身で現場の売り上げや精算幅を記入する箇所があるんですね！

高橋：
はい、ご自身で記入していただいています。自分の給与にも直結してくる事ですので、売り上げは把握していただきたいです。次の売り上げ目標も見えていた方がご自身としてもビジョンが見えやすいですし。

柳本：
営業から条件をお聞きする形ですか？

高橋：
入場時に参画条件を営業の方が開示してくれます。

柳本：
業務報告の質問項目、量が多いですね...！

高橋：
そうですね、増えちゃいました！
こちらから聞き出さないと出てこなかったりするので...。
なければ「なし」で良い事なので、コメントできるように項目は設けています。

業務報告書の一部抜粋

柳本：
業務内容の他に、社内へ向けた要望や、各部署に向けた要望ををコメントできて気軽に相談できそうですね！
あと、モチベーションチェックが気になりました！

高橋：
モチベーションチェックは、予兆が出る場合があるので、重要視しています。一時期ストレスチェックのアプリを導入していた際に学んだのですが、1〜2の配点が3カ月連続した場合は注意が必要で、様子を伺うようにしています。

柳本：
以前、1カ月に1度ヒアリングを実施していた時期ありませんでしたか？

高橋：
やってました...。人数増えてきて回せないというのもあったのですが、運用していく中で、月1だと頻繁すぎるという事もわかってきました。
月一になると、現場との調整に煩わしさを感じるという、実際にエンジニア側からの意見があり、今の形に辿り着きました。

その代わり、報告書の項目を多くして、アラートを感じた時には、臨時で実施するようにしていますね。

柳本：
エンジニアの事を考えてし辿り着いた仕組みだと、改めて認識しました。

現場変更後は、1カ月経ったら必ず実施

高橋：
その他に、現場が新しくなって1カ月が経った後も、必ずヒアリングを実施しています。
入ってみて環境が合わない、という状況を放置してしまったら大変なので「どうですか？」と、状況確認をしています。

柳本：
話せる場所があって、安心しますね。
ちなみに、今日15:00からヒアリングが入っている方がいますが、こういった方は現場を中抜けしているのですか？

高橋：
そうですね、
リモートや現場で会議室が使える方は中抜けしていただき、それが難しい方は、なるべく遅い時間帯（16:00や17:00〜）に調整していただきます。
現場は早退となりますが、社内勤務で処理されます。

エンジニアファーストマインド

柳本：
これまで、高橋さんがヒアリングを実施してきた中で、困った事はなかったですか？
例えば、営業としてはこの現場を続けてほしい、でも本人は辞めたい。なんて事、ありませんか？
高橋：
それは常日頃から発生している事ですね。

営業としては、もちろん契約が続いてくれた方が助かるのですが、
営業のみなさんが「社員の意向を尊重する」という事をしっかり理解していますし、結局無理に続けさせようとしても、どこかで崩れてしまいます。

例えば、急に出社できなくなってしまったり、体調を崩してしまったりするので。しっかり話し合って、次へ進んでいますね。

柳本：
もめちゃって大変って事はない？

高橋：
私も、これはもめるんじゃ...？と思う体験もあったのですが、
「エンジニアファースト」という理念を皆さんが理解してやれているので、トラブルになる事はないですね。
前社長・岡田社長がみんなに伝えてきた事なので、理解してやれているんだと思います。

他のフォローアップ体制

専任営業制

柳本：
「専任営業制」についてお聞きしたいのですが、これはどんな制度ですか？

高橋：
案件元の担当者は変わるのですが、エンジニアの窓口が変わらずない。
案件元とエンジニア担当が連携を取る。といった仕組みです。

柳本：
どんなメリットがあるんですか？

高橋：
案件が変わるごとに、連絡する人が変わったりする事がなく、
いつも決まった方に連絡をすれば良いという点が評価されています。
付き合いが長くなってくると、いろいろ相談もしやい。といったメリットもあります。

実は、以前は案件ごとに担当を変えていたんです。
「コロコロ担当が変わって大変。」と、これもエンジニアから出た意見から生まれた制度なんです。

柳本：
社員が意見を出しやすく、また積極的に採用されて、働きやすくなっている事を体感できますね。

高橋：
相性もありますので、担当は変更するもできます。
いろんな方とコミュニケーションを取りたい方もいらっしゃるので、担当を変えたり指名する事もできます。

案件が切り替わるタイミングで確認していますし、
エンジニアのリアルな声から生まれた制度だけあって、変えたい方があまりいらっしゃらない現状です。

メンター制度

柳本：
メンター制度についても教えてください！

高橋：
メンターの体制は形が変わってきています。
以前は専属メンターを1名選出して、グループLINEにも加わっていただいていましたが、今後は、
待機が発生した場合に、学習の伴走をしていただくポジションになるので、
待機者のスキルに合わせた方を選定します。
柳本：
待機時以外で、メンターと関わる事はありますか？
高橋：
もちろんです。
エンジニアが、相談したい事が発生した場合、一度私の方で内容を伺って、その内容を解決できる方をピックアップして、つないでいます。

柳本：
専属のメンターという形から、状況に合わせてメンターをコネクトする形に変わったのですね。
エンジニア全員のスキルを把握している高橋さんだからできる事ですね。

高橋：
そうですね、基本的には私がメンターを選定する事が多いと思います。
報告書の中に「メンターに相談したい事はありますか？」という設問があるので、記載がある場合には、ヒアリングを実施して適任の方を選定するようにしています。

柳本：
いろいろと細かいところまで聞かせていただき、ありがとうございました！

実際のエンジニアの声

ちょうどインタビューの週は、7名の方とのヒアリングの予定が組まれていたので、ヒアリングを終えた方に感想をお聞きしてみました！

期間ちょうど良い → 100%
不満がない → 100%

皆さん口をそろえて、参考にならずすみません…！というご回答でしたが、それも、とても参考になりました。

実際のコメントも一部ご紹介させていただきます。

社員の声Aさん

現場配属だとほとんど本社の方と関わることがない環境ですが、定期的に顔を合わせて会話できる機会を設けていただいている点や、『何かあればいつでも連絡してください』と常に気に掛けていただけているのはとても安心感があります！ 1年目の頃は実際、不明な点などよく質問させていただいていたので大変助かりました…！

社員の声Bさん