MONOENが求める経営秘書は、予定を入れるだけの仕事ではありません。

昨日の記事では、今のMONOENに経営秘書が必要な理由についてお伝えしました。

代表の時間を、会社の未来に変える。

そのために我々が探しているのは、スケジュールを管理し、依頼された業務を正確にこなすだけの秘書ではありません。

もちろん、日程調整や資料準備、社内外への連絡は重要な仕事です。

しかし、MONOENの経営秘書に担ってほしい役割は、その先にあります。

代表の頭の中にある情報や構想を整理し、会社全体が動ける状態に変えること。

それが、このポジションの本質です。

代表の頭の中では、複数のプロジェクトが同時に動いています

MONOENでは現在、ライブコマース、ブランド開発、商品企画、展示販売、コミュニティ運営、イベント、採用、海外展開など、複数のプロジェクトが並行して進んでいます。

代表の中村は、その中心でさまざまな意思決定を行っています。

メーカーとの商談を終えた直後に、ライブ配信の企画を考える。

採用候補者との面談をしながら、新しいパートナーとの連携を検討する。

イベントの準備を進めながら、会社の中長期的な事業戦略について考える。

一つひとつの仕事は、すべてMONOENの未来につながっています。

一方で、頭の中にある情報が整理されないままでは、チームに正しく共有されなかったり、決めたことの実行が遅れたり、大切なタスクが抜けてしまったりする可能性があります。

だからこそ、代表の近くで情報を受け取り、整理し、適切な人へつなぐ存在が必要です。

予定を管理するのではなく、優先順位を整理する

例えば、代表のカレンダーに空いている時間があったとしても、そこに次々と予定を入れればいいわけではありません。

今、代表が最も時間を使うべきことは何か。

その商談は、本当に今週行う必要があるのか。

事前に確認しておくべき情報は揃っているか。

他のメンバーが対応できる業務ではないか。

経営秘書には、単に空いている時間を埋めるのではなく、会社の状況を理解したうえで、代表の時間の使い方を一緒に考えてほしいと思っています。

予定の管理とは、経営資源である「時間」を配分する仕事でもあります。

会議を設定するのではなく、意思決定できる状態をつくる

会議の日程を調整し、参加者へ連絡する。

それだけであれば、カレンダーの操作で完了します。

しかし、MONOENの経営秘書には、会議が始まる前から関わってほしいと考えています。

今回の会議で何を決めるのか。

事前に確認すべき情報は何か。

誰が参加する必要があるのか。

参加者へ共有しておくべき資料はあるか。

そして会議終了後には、決定事項、担当者、期限、次のアクションを整理する。

会議を開催することが目的ではありません。

会議によって意思決定が行われ、実行へ移されることが目的です。

経営秘書には、その流れをつくる役割を担ってほしいと思っています。

議事録を取るのではなく、会社を前へ進める

会議で話された内容を、すべて文字に起こすことが良い議事録だとは限りません。

大切なのは、

何が決まったのか。
何がまだ決まっていないのか。
誰が、いつまでに、何をするのか。
次に確認すべきことは何か。

を明確にすることです。

話しただけで終わらせず、実行につなげる。

経営秘書が会議後の情報を整理し、関係者へ共有することで、プロジェクトの進行速度は大きく変わります。

MONOENが求めているのは、記録を残す人ではなく、決定を行動へ変える人です。

指示を受けるだけではなく、先回りして考える

創業期のMONOENでは、業務が完全に整理された状態で渡されるとは限りません。

代表自身も、移動中や商談後に新しいアイデアを思いつくことがあります。

そのときに、

「誰に共有する必要があるのか」
「次のアクションは何か」
「いつまでに確認すべきか」
「似た話が、ほかのプロジェクトでも進んでいないか」

まで考え、整理してもらえると、アイデアが実行可能なプロジェクトへ変わっていきます。

もちろん、すべてを自己判断で進めてほしいわけではありません。

重要な事項は代表やメンバーに確認し、認識をそろえる必要があります。

求めているのは、勝手に進めることではなく、目的を理解したうえで、次に必要な行動を考えることです。

社内外の人をつなぐ、会社のハブになる

MONOENの事業は、社内だけでは完結しません。

ものづくり企業、職人、クリエイター、ライブ配信者、店舗運営者、メディア、採用候補者、外部パートナーなど、多くの方々との連携によって成り立っています。

代表のもとには、日々さまざまな情報や相談が集まります。

経営秘書には、それらをすべて抱え込むのではなく、

誰につなぐべきか。
どの情報を共有すべきか。
どのタイミングで確認すべきか。

を判断し、社内外のコミュニケーションを円滑にしてほしいと考えています。

経営秘書がハブになることで、代表だけでなく、組織全体が動きやすくなります。

代表の「記憶」に頼らない組織をつくる

創業期の会社では、多くの情報が経営者の頭の中に集まりがちです。

しかし、会社が成長するためには、代表だけが知っている状態から、必要な情報が必要な人に共有される状態へ変えていかなければなりません。

話し合った内容を残す。

決まったことを共有する。

進捗を確認する。

重要な情報を適切な場所へ蓄積する。

経営秘書には、代表を支えるだけでなく、会社の情報管理や業務フローを整える役割も期待しています。

個人の記憶や努力に依存するのではなく、チームで事業を進められる仕組みをつくる。

これも、MONOENの経営秘書に担ってほしい大切な仕事です。

主な業務内容

実際には、次のような業務からスタートしていただく予定です。

・代表のスケジュール、タスク、優先順位の管理
・社内外の関係者との日程調整、連絡対応
・会議の設定、アジェンダや資料の準備
・議事録、決定事項、担当者、期限の整理
・各プロジェクトの進捗確認とリマインド
・代表から発生したタスクの整理と関係者への共有
・出張、イベント、会食などの各種手配
・経営判断に必要な情報の収集、リサーチ
・社内の情報管理や業務フローの整備
・代表および経営チームの業務支援

担当する範囲は、事業や組織の成長に応じて変化します。

最初からすべてが決まっているポジションではありません。

代表や経営メンバーと対話しながら、MONOENに必要な経営秘書の形そのものを、一緒につくっていただきたいと思っています。

「秘書」という肩書に、仕事を限定しません

MONOENでは、経営秘書を代表個人のサポート役だけとは考えていません。

会社の成長に応じて、経営企画、採用、プロジェクト推進、イベント運営、組織づくりなどへ、役割を広げていくこともできます。

代表の近くにいるからこそ、会社全体の課題が見えます。

課題が見えるからこそ、自分から新しい役割をつくることができます。

「ここから先は秘書の仕事ではない」と線を引くのではなく、会社に必要なことへ主体的に関わりたい方にとって、非常に多くの経験を積める環境です。

予定を入れる人ではなく、未来を実行に変える人へ

代表のアイデアだけでは、会社は成長しません。

そのアイデアが整理され、チームに共有され、具体的な行動へ変わることで、初めて事業は前に進みます。

MONOENが求めている経営秘書は、代表の後ろで指示を待つ人ではありません。

代表の隣で状況を理解し、ときには一歩先を考え、会社全体の実行力を高める人です。

予定を入れるだけではなく、優先順位を整える。
会議を設定するだけではなく、意思決定を促す。
議事録を取るだけではなく、実行へつなげる。
代表を支えるだけではなく、会社を前へ進める。

そんな経営秘書と、MONOENの未来を一緒につくりたいと考えています。

この役割に少しでも可能性を感じた方は、ぜひ一度、我々とお話ししませんか。