私が上司への報告と新人へのOJTで説明の順序を変える理由

　私は新人へのOJTでは、前提→結論→具体例→再び結論のように話すようにしています。その理由は、自分が説明したいことをより伝わりやすくするには、相手の「前提の理解度」に合わせると良いからです。

　一般的に報連相をする際は、「結論から話す」ことが簡潔に伝わりやすく良いとされています。理由はお互いに忙しい中で聞き手側に次のメリットがあるからです。

・どれくらいの時間を要する話なのかイメージできる。

・どんな風に聞けばよいのかを事前にイメージできる。

・結論のあとに必要なことだけを聞けば時間短縮できる。

以上のようなメリットが通説ではないでしょうか？

　私も上司や先輩、同僚に報連相するときに、この順番で話すようにしてからやり取りがスムーズになった経験があるので、結論から話すように意識しています。

　ではなぜ、新人へのOJTのときは順序を変えているのか。

　それは「前提知識をどれだけ共有できているかが異なる」ためです。

　新人は、仕事や業界、業種における前提知識をあまり持っていません。前提知識が豊富であるからこそ、視野が広がったり、視座が上がったりします。相手が同僚や先輩、上司であれば自分と同じかそれ以上の知識・視座を持ち合わせているため、結論から話しても話が伝わります。

　一方で例えばあなたがあまり詳しくない分野の専門家からいきなり結論を話されても理解できないのではないでしょうか？私でいうと、例えば学生の頃に習った微分積分はほとんど知識が抜け落ちていますので、いきなり「答えはこれです」と結論だけ言われても、「いや途中式と、なんでそうなるのかをまず話してくれないとわからないです」と思ってしまいます。しかしおそらく、微分積分が得意な人からしたら、答えを聞いただけでその前提や思考の過程をたどることができるかもしれません。

　整理すると、前提知識を共有できている人へ話すときは結論から話した方が早く伝わるが、新人のように共有できている量がまだ少ない人へ説明するときは、結論から話すと伝わりにくい。だから前提から話すようにしている、ということです。

　付け加えると、説明を始める前に「これから○○についての説明をします。」という風に何の話をするのかを一言で前置きすると、新人の方も聞くスイッチが入るように感じます。

　前提から説明すること、説明を始める前に何の説明をするのかを事前に話すことにより、新人の理解度と納得感が上がりました。「よくわからない」状態から「なるほど」という声を引き出すことができました。