「ストップウォッチ」で業務にかかる時間を短縮化する

「Wantedly」をご覧になっているみなさん、こんにちは。NPO法人フローレンス代表の駒崎弘樹です。

前回は、日々の業務をリストアップして、優先順位の高いものから片付けることの重要性について説明しました。

今回は、業務を処理する時間そのものを「短縮化する」アイデアを紹介したいと思います。
一番簡単な方法は「ストップウォッチソフト」を使って、自分の業務にかかる仕事を計測することです。例えば、日々の業務の中には、「社内会議」とか「文章作成」とか、ルーチンで行うものがあります。そういった業務を終えるまでに、どれくらいの時間がかかったかを計測し、記録してみてください。

それを1週間続けてみると、ざっくりですが、どの業務にどれくらいの時間が必要なのかを把握することができます。記録した業務の中でも、「特に時間がかかったもの」や「かかった時間がバラバラなもの」に対しては、どこか短縮化、あるいは効率化できる部分がないか探してみましょう。

例えば、文章作成なら、一部フォーマット化できる部分がないかとか、社内会議なら、事前に議題を共有しておくとか。業務にかかる時間を可視化することで、色々な改善点が見えてくると思います。
iPhoneやスマホで使える時間管理アプリであれば、今すぐに手にはいりますし、手軽にスタートすることもできますよね。

ある意味、自分で自分の仕事のやり方に駄目だしするようなものですが、日々の働きかたを改めて眺めてみると、業務短縮化のヒントが見つかるはずです。ぜひ実践してみてください。