レンタルオフィス受付アプリの要件定義・デザインしてみた。2026年6月

こんにちは。

デザイナーとして業務委託をやめてからしばらく経ったため、リハビリも兼ねて弊社で運営しているレンタルオフィスの要件定義とデザインを作ってみました。

業務委託自体は停止していましたが、自社サービスのデザインを作ったりしていたので、デザインや要件定義自体はしており、友人のエンジニアとともに開発はしておりました。

作成時間：4時間程度

1. 概要

プロジェクト名

レンタルオフィス向け受付アプリ

目的

レンタルオフィスに来訪した来客の受付業務を円滑化し、入居者の利便性向上を実現する。

解決したい課題

1. 現状、受付アプリに月額6,600円支払っており、利用頻度の割に維持管理コストが高い。
2. 機能数は多いが、大規模オフィス向けにも対応しているなど、運営しているレンタルオフィスにとって必ずしも使いやすい機能のみではない。
3. 無料の受付アプリはPC向けの通知機能のみであり、スマホ向けの対応ができておらず、運用に乗らない。
4. スマートロックと連動していないなど、他社製品のため拡張性が低く、顧客体験を追求することができない。

2.ターゲットユーザー

• レンタルオフィスの入居候補者（内覧時）
• 入居者の顧客・採用候補者
• 配送業者
• オフィス管理者

3.業務フロー（To-Be）

1. 来訪者が受付アプリを起動
2. 入居企業を選択
3. 来訪者情報入力
4. 入居者へ通知
5. 来客対応

4.ユーザーストーリー

来訪者

私は来客として、受付でスムーズに担当者へ到着を知らせたい。

入居者

私は入居者として、スマホから来客通知を受け取りたい。

管理者

私は管理者として、来客履歴を確認したい。

5.機能要件

5-1 来訪受付機能

概要

来訪者が受付を行う。

入力項目

• 会社名
• 氏名
• 電話番号

バリデーション

• 氏名必須

5-2 入居企業検索機能

概要

入居企業一覧を表示

条件

• 部屋番号選択

メモ

• 部屋番号（昇順）
• 検索機能は不要

5-3 来客通知機能

概要

入居者への通知送信

通知方法

• メール通知
• アプリプッシュ通知（Phase2以降）
• SlackやDiscordへの通知は各部屋企業が違うため不要

5-4 来客履歴管理

保存項目

• 来訪日時
• 来訪者名
• 来訪先

5-5 管理画面

入居者管理

• 登録
• • 部屋番号
  • 名前
  • メールアドレス
• 編集
• 削除

来客履歴管理

• 検索
• • 一覧表示
  • 期間でソート
• CSV出力

非機能要件

セキュリティ

• HTTPS通信
• 個人情報暗号化
• 管理画面認証

パフォーマンス

• 受付完了まで30秒以内
• 通知送信5秒以内

可用性

• 24時間稼働
• 月間稼働率99.9%以上

MVP範囲

Phase1

• 来訪受付
• 入居者選択
• 通知送信

メモ

• Phase1に管理画面は外す。CSVに入居者情報を入力→AW-Sへアップロードという形にする。

Phase2以降の機能案

• 管理画面
• QRコード受付
• スマートロック連携
• 会議室予約連携
• スマホアプリ作成
• • プッシュ通知
  • 来訪者ログ
  • 予約管理
• 多言語対応

実際に作成したFigmaの画面はこちらになります。