「伝わる」を促進する、社内コミュニケーションのガイドライン

Minsoo Chung
2021.06.25

こんにちは、デザイナーのミンスーです。オンラインコミュニケーションの重要性が高まっている中で、みなさんはどのようにチームとコミュニケーションを取っていますか？私はA.C.O.に入社して2ヶ月ほど経ちましたが、入社当初は密なコミュニケーションが取れないため、必要なときにコミュニケーションを的確にとれるのか、業務を円滑に進められるのかがとても不安でした。しかし、A.C.O.ではオンラインでも不安を感じず、快適なコミュニケーションを取るための「A.C.O. Communication Guideline」（以下ACG）を適用しています。今回は、ACG内容と実際にA.C.O.で活用しているツールを紹介します。

Slackのアカウントを適切に設定する

複数人でやりとりできるSlackでは、個人を覚えやすくするために必ずアイコンを設定しています。また、名前は必ずアルファベットでフルネームを設定します（検索しやすくするため、漢字も併記するとより親切です）。

ダイレクトメッセージ（DM）は使わない

原則、業務における報告や相談、共有など、すべてのやりとりは適切なSlackチャンネルで行います。ただし、個人情報や非公開情報など、多くの人の目に留まるべきでない情報をやりとりする場合はDMを活用しています。

ドキュメント化を進める

A.C.O.では誰でもできる作業や業務の手順を、積極的にNotionでマニュアル化しています。いつでも後任に引き継げる状態にし、手順を可視化することで、省ける工程・時間のかかる工程を発見し、効率改善に役立てます。業務の手順以外にも、自分しか知り得ない情報や、自分が一番よく知っていることも積極的にドキュメント化しており、ドキュメントのアップデートも積極的に行っています。

カレンダー共有を活用する

各自の予定をGoogleカレンダーに反映し、特に休みや外出などで連絡がとれない日・時間帯は必ず反映します。個人的なスケジュール帳でありながら、ミーティングの日程調整などで全員が使うものでもあるので、正確に記入するように心がけています。

スムーズな会議の開催を目指す：会議を設定する方法

まず、主催者が参加者のカレンダーを確認し、予定が合う時間帯に会議を設定します。会議名は参加者がどんな会議に呼ばれたのか、一目で分かる名前にすることが重要です。予定の備考欄には、事前準備や会議の詳細を書いておきます。 Slackで参加者に一言声をかけるとより親切です！招待された人は参加の有無をカレンダー上で必ず回答します。

参加予定者と日程について相談する時の注意点としては、返事を待っている間に予定はどんどん埋まってしまうため、「いつ空いてますか？」などのような相談はしてはいけません。すでに全社員のカレンダーは共有されているので、進んで会議を設定します。「カレンダーは埋まっているが、クライアント都合でどうしてもその時間帯でなければならない」など、参加予定者へ交渉したい場合のみ相談します。

メンバーを賞賛する

A.C.O.では仲間への感謝や賞賛はみんなが見える場でしています。お互いのモチベーションを高めることだけでなく、得意なことや成し遂げたことを共有することで、今後のアサイン、チーム編成がスムーズになる手助けをしています。日常の小さなありがとうを送れる機能であるSmall Improvement の「Praise」は、社内のメンバーにちょっとした感謝の気持ちを伝える時に気軽に使える機能です。Small ImprovementをSlackと連携し、メンバーに感謝の気持ちを伝えることができます。そのほか、四半期ごとに実施される評価制度の360°評価のフィードバックや口頭など、さまざま様々な方法でメンバーに感謝の気持ちを伝えています。

おわりに

今回紹介した「A.C.O. Communication Guideline」は、規則や規定といった必ず守るべきルールというよりも、よりチームとして効率的に業務を進めるために、また、目標を達成するために決めた「約束」のようなものだと思っています。職業やポジションにかかわらず、必要だと思った人が主体的に取り組んでいるので、今後もどんどん更新されていく予定です！ A.C.O. に興味を持っていただいた方はぜひWantedlyよりご応募をお待ちしております！

A.C.O.で一緒に働きませんか。