こんにちは。株式会社リアルアキバ・コミュニケーションズの倉光です。
今回は、日々の仕事で避けて通れない「会議」について書いてみます。
私自身、社内外を含めてかなり多くの打ち合わせに参加します。
企画会議、プロジェクトの進捗確認、クライアントとの打ち合わせ、採用、人事、営業など、内容もさまざまです。
一日中予定表が埋まっていて、
「今日はずっと会議だったな」という日もあります。
そういう日は、ものすごく仕事をしたような感覚になります。
でも、そこで気をつけなければいけないと思っていることがあります。
会議をしたこと自体は、成果ではない。
ということです。
1時間話して、何も決まっていない会議
会議が終わって、
「いろいろ話せましたね」
「方向性が見えてきましたね」
となる。
雰囲気としては悪くありません。
でも、そのあと、
「結局、何が決まったんだっけ？」
「次は誰が動くんだっけ？」
「この件、どうなったんでしたっけ？」
となることがあります。
これは少し危険です。
もちろん、アイデアを出すための会議や、情報交換を目的とした会議もあります。
すべての会議で何かを決定しなければいけないわけではありません。
ただ、プロジェクトを進めるために集まったのであれば、会議の前と後で何かが変わっていなければ、その時間を使った意味が薄くなってしまいます。
会議は仕事をする場所というより、
「仕事を前に進めるための場所」
だと思っています。
会議を開く前に「何を決めたいのか」を決める
私は、会議の質は始まる前にかなり決まると思っています。
例えば、
「○○について打ち合わせしましょう」
だけでは、少し曖昧です。
「○○について、今日はA案とB案のどちらで進めるか決めたい」
ここまで決まっていれば、参加する側も準備ができます。
資料を見る。
必要な数字を調べる。
関係者に確認する。
自分なりの意見を持って参加する。
逆に目的が分からないまま集まると、その場で初めて考え始めることになります。
そうすると、どうしても、
「一度持ち帰って確認します」
が増えてしまいます。
もちろん持ち帰りが必要なこともありますが、事前に準備できたはずの確認であれば、少しもったいない。
だから会議を設定するときは、
「この会議が終わったとき、何が決まっていれば成功なのか」
を考えておくことが大切だと思っています。
「とりあえず全員呼ぶ」はやめる
もう一つ、会議で気をつけたいのが参加者です。
関係ありそうだから、とりあえず呼んでおく。
念のため、この人も入れておく。
そうすると、気づけば10人、15人と増えていきます。
でも、1時間の会議に10人参加したら、会社としては10時間を使っていることになります。
だから、
この人は意思決定に必要なのか。
この人から情報をもらう必要があるのか。
この人は会議後の共有だけでも問題ないのか。
を考えます。
参加者が多いことが悪いわけではありません。
必要なら全員集まればいい。
ただ、「なんとなく参加している人」を減らすことは、会社全体の時間を守ることでもあると思っています。
会議中に出た「いいですね」で終わらせない
会議では、
「それいいですね」
「やりましょう」
という話がよく出ます。
ここからが大事です。
「やりましょう」で終わると、前回書いた、
「それ、誰がやるんだっけ？」
が始まります。
だから、その場でできるだけ、
誰がやるのか。
いつまでにやるのか。
どこまでやれば完了なのか。
を決めます。
例えば、
「新しいグッズを検討する」
ではなく、
「○○さんが候補を3案まとめて、金曜日までに共有する」
まで決める。
これだけで、会議後の動き方が変わります。
会議の最後の5分は、次のアクションを確認する時間にする。
これはかなり大事だと思っています。
議事録より「決まったこと」を残す
議事録を丁寧に作ることも大切ですが、私はそれ以上に、
何が決まったのか。
誰がやるのか。
いつまでなのか。
が残っていることを重視します。
1時間の会話をすべて文章にしても、あとから読む人が「結局どうなったの？」となってしまったら使いづらい。
それより、
決定事項
- A案で進める
- 公開日は○月○日
TODO
- ○○さん：素材確認／○日まで
- △△さん：見積取得／○日まで
という形のほうが、実務では使いやすいことがあります。
会議の記録は、会議に参加した証拠ではありません。
次の仕事を進めるための情報です。
会議で決められないなら、「何が足りないか」を決める
とはいえ、会議ですべて決められるわけではありません。
情報が足りない。
予算が分からない。
先方確認が必要。
権利関係を確認しなければいけない。
そういうこともあります。
その場合、
「今日は決まりませんでした」
で終わらせない。
「何が分かれば決められるのか」
まで明確にします。
例えば、
「会場費が分かれば判断できる」
のであれば、
「○○さんが明日までに会場へ確認して、金額が出たら判断する」
とする。
決定できなくても、次に決定できる状態をつくれれば、会議には意味があります。
「次の会議まで待つ」を減らしたい
毎週定例会議があるプロジェクトでは、もう一つ気をつけたいことがあります。
月曜日の会議で宿題が出る。
火曜日に答えが分かる。
でも、次の月曜日まで共有されない。
これでは6日間止まってしまいます。
次の会議まで待つ必要がないものは、Slackやチャットで共有して、その場で進めればいい。
会議はプロジェクトを進める手段の一つであって、すべての仕事を会議に合わせる必要はありません。
むしろ、
会議で決めること。
チャットで決めること。
個別に確認すること。
資料だけ共有すればいいこと。
これらを使い分けたほうが、仕事は速くなります。
「会議が多い＝仕事が進んでいる」ではない
会社が大きくなり、プロジェクトが増えるほど、会議も増えていきます。
これはある程度仕方がありません。
ただ、
会議が増えた。
資料が増えた。
チャットが増えた。
それだけで、仕事が進んでいるような感覚にならないようにしたいと思っています。
本当に見るべきなのは、
何が決まったのか。
何が完成したのか。
何が世の中に出たのか。
です。
エンタメの仕事であれば、
イベントが開催された。
作品が完成した。
企画が実現した。
ファンに届いた。
そこまでいって初めて成果になります。
会議は、そのための途中経過です。
良い会議は、次の仕事を生む
私は会議そのものを否定したいわけではありません。
むしろ、良い会議はすごく価値があります。
一人では思いつかなかったアイデアが出る。
それぞれが持っていた情報がつながる。
問題が早く見つかる。
その場で判断できる。
そして、次にやるべきことが明確になる。
そういう会議が終わると、参加者がすぐ動き始めます。
それが理想です。
だから私は、
「今日、何時間会議をしたか」ではなく、「その会議で仕事がどれだけ前に進んだか」
を大切にしたいと思っています。
会議をすることが仕事なのではありません。
資料を作ることが仕事なのでもありません。
チャットを送ることが仕事なのでもありません。
それらは全部、何かを実現するための手段です。
会議が終わった瞬間から、仕事が動き始める。
そんな会議を増やしていければ、チームの仕事はもっと速く、もっと気持ちよく進むと思っています。
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