トラブル続出!?イベントの裏側大公開!

こんにちは!ProFutureイベントチームのshimadaです。

1月31日にProFuture主催イベントの一つ「HRエグゼクティブフォーラム2019」を開催しました。
今回はその裏側を少しお話ししたいと思います!

「HRエグゼクティブフォーラム2019」は、大手企業の経営者・人事エグゼクティブ層を対象としたセミナーで、今年で10回目となります。

イベントは、長期スパンのお仕事です。
大きいイベントだと1年前から!今回のHRエグゼクティブフォーラム2019は約半年前からスタートしました。

まずはイベントチームでテーマとゲスト講師を決めます。
経営者層にはどのようなテーマが刺さるのか、どのような講師をお招きしたら良いのか、
社内各所にも意見を聞き、企画を立てます。

今回は、「エンゲージメントを高める人材マネジメントと組織変革」をテーマに、
基調講演は日本航空様をお迎えすることとなりました。

破たんからどのようにして再生し、新たな企業文化を作りだせたのか、大変貴重なお話をお伺いすることができる機会となります。

同時期に、MSソリューション部では、協賛社を募る営業活動も始まりました。
HRエグゼクティブフォーラムの協賛は3枠しかないので、早い者勝ちです。

そうこうする間に協賛社、他ゲスト講師の講演も決定し、集客開始です。

どのような媒体を使い、どのような内容で告知をすれば、より多くの人に届くのか、試行錯誤の連続。
今回は嬉しいことに、来場予定人数150名のところ、定員を大幅に超える申し込みが!
集客はいつもハラハラなので、一安心です。

粛々と当日に向けての準備を進め、いざ本番。

当日は、ProFutureだけではなく、外部からの専門スタッフと共に一つのイベントを作ります。
運営スタッフ、進行スタッフ、受付スタッフ、誘導スタッフ、会場担当、ライター、カメラマン…
各専門チームに分かれて、進めていきます。

イベントは多くの人の力を借りて成り立っています!感謝!

「HRエグゼクティブフォーラム」はホテルで開催しているので、シャンデリアや絨毯など雰囲気◎



順調に準備が進む中、開場直前のリハーサルでまさかのトラブルが…

ProFutureで用意していたPCを接続すると、会場全体の音響機材から「プップップップッ…」と機械音が!

開場時間は刻々と迫る中、
音量を調整してもだめ
ケーブルを変えてもだめ
設置場所を調整してもだめ

既に開場時間は過ぎ、
機械音を完全に止めることは不可能と判断し、いかに小さく抑えられるかの戦いに

開場時間5分押し
全員の焦りが最高潮に…

ふと、個人で使っているPCが別のメーカーだったことを思い出し、
ダメ元で接続

すると機械音が鳴らない!

急いで準備を進める進行チーム
既に会場は10分押し

受付付近にはお客様が集まっている…

私が今までイベントを運営している中で、10分も押したことはありません。

お待ちいただいているお客様へ飲み物を用意しようとしたとき、
進行スタッフから開場OKの連絡が!

なんとか開演前に全員の受付が終わり、無事本番。

本番も機械音はならず、一安心

多くのお客様にお集まりいただき、大盛況のイベントとなりました。


来場者アンケートには、基調講演での日本航空様の取り組みに涙したという感想も。

働き手不足の現代、一人一人の業務量が増えている中、
時間を作って、わざわざ足を運んでくれるということはすごいことです

ゲストの方々に気持ちよく講演していただく環境を用意する、
ご来場いただいた方々に満足してもらう講演を用意する、
協賛いただく会社様により良いサービスを提供する

それがイベントチームの仕事です。

たった一日のために、長い期間準備する
本番の緊張感、終わった瞬間の達成感は、言葉にはできません。

また次も頑張ろうと思える瞬間です。

興味をお持ちいただけた方は、是非一度遊びにきてください。

皆様とお会いできることを、お待ちしております!

次は大里さんです!

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