チャットツール全社導入から約半年 その後コミュニケーションはどう変わった?

こんにちは!ProFutureの常念です。

今日は使っているチャットツールの話を少ししてみます。
(常念は採用だけではなく情シスも兼任しているため、全社のツール導入、生産性向上なんかも日々考えています)

ProFutureは元々、メール商材を扱っている事もありGmailがメインツール、
社内でのやり取りでも「お疲れ様です。〇〇です。表題の件について…」という形でやり取りしていました。

しかし少人数で多数の案件に関わることが多いため、一日に100通越えのメールを受信…
リモートや外部での作業もあるため、気軽なコンタクトをしたいという需要はあり
skype、slack、ハングアウト、チャットワークを部門ごと、人ごとに各自で導入していました。

そのため、
・無駄な工数がかかっている(「確認しました!」だけメールを送るなど)
・情報がバラバラ(どのメールだっけ?となる)
・全社での情報共有手段が少ない(全社メールグループはあるが心理的負担が…)
という状態。

そこでまずは
①社内統一のチャットツールを導入する
②情報の整理をしていく

ということを目指しました。

チャット導入、情報整理についての詳細はいったんここでは省きますが、
19年5月よりチャットワークを全社ツールとして導入、
情報共有プロジェクトも発足し、Googleドライブの整理、グループでの発信促進
を行ってきました。

その結果、良かったと思うことをいくつか書きます!

①気軽なコミュニケーションができるようになった

個人的には、これが一番大きいと思っています!
例えば、上司に向かって「いまこんなこと考えてます」や「こんなものありましたのでご参考までに」
特定のPJグループ宛に「こんなのもありかもしれない」等…

メールだとどうしても、少し仰々しくなってしまい(改めて言うほどじゃないな…)と留まってしまう、
口頭だと忙しくてなかなか声をかけられない&その時には忘れてしまう

という情報もチャットだと気軽に遅れるようになりました!

全社に向けての情報共有もメンバー一人ひとりから気軽に発信できるようになり、
「こういう情報がありますよ」というやり取りが活発になりました。

ただし、「24時間送って良い」(ただし確認、返信は自分の業務内で負担にならないタイミングで)というルールをきちんと周知することが重要かな、と思います。


②リアクション機能でカジュアルコミュニケーションができるようになった

最近チャットワークに追加された、「リアクション」機能が良い感じに楽しいです!

例えば、今回のTOP画像のお菓子写真
これは代表の寺澤がクリスマス🎄ということで全員宛にプレゼントしたものなのですが、
チャットワーク上で「メリークリスマス!」というコメントを投稿。

それに対してメンバーが下のように反応↓↓

実際はアニメなのでくるくる回りながら万歳をしている様子で、見ていて楽しくなります。

これまでであれば、
差し入れする人、もらう人ともに
(わざわざこのくらいでメールを送るのもな…口頭で伝えるのも…)となっていたところ
クリックひとつで気持ちを伝えることが出来るようになりました。

なお過去一番面白い反応があったのは、この時!!

お盆中でオフィスにいる人も少なかったのですが、まさかの物が送られてきて
出勤中のメンバーにザワつきが起こり、続々とリアクションが増えていったのを覚えています笑

③情報の共有度合い、検索性が高まった

①と近いところもありますが、全体を通して言えるのは間違いなくこれです。

例えばメールだと、
・スレッドが重なるとメール自体をさかのぼらなければいけない
・メール検索してもピンポイントで本文の確認したいところが見えない
・自分の入社前までの情報は受け取れない
という状況でした。

いまはプロジェクト、トピックごとにグループをわけているため、
・新しくプロジェクトに参加しても、過去ログを辿れば必要情報がすぐ辿れる(有料機能のため)
・単語で検索してヒットしたメッセージの前後を見れば、これまでの流れがすぐつかめる
という形に!

加えて、カジュアルにコミュニケーションを取れること、反応できることから
サクサクと情報が飛び交うようになったと感じています。

急成長に向けてメンバーが一気に増えたタイミングだったこともあり、
流れをすぐに把握できるというのはすごく助かります。

まだまだ今後に向けて、
・よりメールへの依存を減らしたい
・トピックごとのグループ作りをより進めたい
などの課題はありますが、半年という時間の中ではかなり定着したのではないかと思います。

ProFutureの特徴の一つに「ベンチャーのわりにメンバーの年代が幅広い(20~50代)」というものがあり
どこまで使えるか?という点に不安もありましたが、
意外とベテランメンバーの方がノリノリでリアクション機能や絵文字で遊んでいました笑

元から距離感が近かった、代表の寺澤や役員ともより気軽に話すことができています!


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まずは一度遊びにきてください🙋‍♀️

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