初・全社オンライン歓迎会やってみました🍻20人以上でも意外と出来た&楽しい!

こんにちは!ProFutureの常念です。

緊急事態が解除されましたが、皆様の会社はどのような対応をされていますか?
ProFutureでは緊急事態宣言前から一部でリモートを行っていましたが、緊急事態宣言後は全社で在宅勤務を実施。
いまも在宅ワークを続けています。

そんな中、4月・5月に新卒3人含む7人にご入社いただきました!

4月1日の入社直前にコロナでドタバタとなり、入社式はどうするのか、受け入れ態勢は、研修は…
全国の人事の皆様と同じく、私も泣きそうになっていました笑

結果としては、フルリモート状態でもうまく研修は進み、
オン・ボーディングもうまくいっているのかな、と思います。

入社式やオンラインでの研修の様子は、新卒たちに近々記事を書いてもらいますのでお楽しみに!

さて、とはいえ、
オンラインだとどうしても、"関係者"以外との出会いや気軽な会話が難しいという問題もあります。

それを解消するためにも、先日はじめての「全社オンライン飲み会」を開催しました🍻

チーム単位や新入社員だけ、などの小規模なオンライン飲み会は行っていましたが、
全社約50人を巻き込んでの大型飲み会は初めてでした。

結果としては、25/50人が顔を出しにきてくれて、2時間後のお開きでも14/50人が残ってくれていました!

その後も二次会でしばらく盛り上がっていたそうです笑

今回は、大型オンライン飲み会の幹事として用意したこと、工夫したことをお伝えします。

ツール

普段、わたしたちはGoogleのhangout meetを全社ツールとして使っていて、オンライン全社会議もmeetです。(その際にはgoogle meet grid viewを使って、全員の顔をなるべく見える形にしています)

ただ、オンライン飲み会は一度に発言できる人の数が限られるので、小部屋を作る必要があることからzoomの有料版アカウントを利用しました。"ブレイクアウトセッション"機能を活用しています。(詳細は後述)

事前の声掛け

今回は初めての全社オンライン飲み会だったので、参加のハードルを下げることが何より大事だと思い、参加者全員(少しでも顔を出したら!)500円の補助ということをアナウンスしました。

普段から、複数部署でのランチは500円、などコミュニケーション活性化のための食事補助制度を作っていたため、それを少し転用した形です。
オンラインだからこそ、「家族が帰ってくる前に少しだけ」「業務の合間に顔見せだけでも」というニーズがあり、少しだけでもお気軽に、という声掛けは有効だったと思います。

時間配分・実況 ★効果あり!

普段、チャットワークをメインで使っているので、オンラインランチ・飲み会用のグループを作成。
事前に前述の補助の件やsnap cameraでの背景の隠し方を伝えていました。

事前に伝えていたスケジュールは
18:00~19:00 0次会
19:00~21:00 本開催
21:00~    二次会(仮)
で、19:00に無理してオンタイムに集まらないでも大丈夫な感じにしました。

0次会の時にはほぼ人がいなかったので、
「●●さんが餃子焼いてます」という感じで、今の状況が伝わるような実況をグループに投稿。

「なんか楽しそう」感を伝えて、興味をもってもらうようにしました。

中でも一番反響があったのがコレ

やっぱり猫は正義です。

その後もペット自慢、子供自慢のためだけに来る人がチラホラいて、その度にスクショをとってグループに投稿していたので、参加できない人にも様子が伝わったかな、と思います。
オンライン飲み会の醍醐味ですね!

開催中

本開催(乾杯)の後は20人ほどになっていたので、そこからブレイクアウトセッションを作成。

部屋の数だけ決めてしまえば完全にランダムでメンバー割振りがされるので、4,5人ずつの部屋をいくつか作る形にしました。

幹事(ホスト)のみ、今どこに、何人いるかが分かり、部屋の間を自由に移動できるので
色んな部屋に顔を出して、普段接点がなさそうな人達に共通の話題を提供してみたり、
途中参加の方を人が少ない部屋に割り振ったりしていました。

普段も全社での交流会時にくじ引きなどはしていますが、それでも長机に何人か…という感じなので、
ココまでゆっくり話せる状態で完全ランダムは初めてで、これまでにない組み合わせができたことも面白かったです!

その後、人数が増えたり減ったりしていったため、2,30分おきに、再度シャッフル&部屋数調整をしていました。シャッフル前には全体に向けてzoom内でアナウンスで、「あと5分で部屋替えです」と伝えていました。

また、チャットワークでも「いま●人います!」「部屋替えシャッフルします!」と実況していました。

21時のタイミングで、残っていたのが14人だったので、
最後はその人達を全員一か所に集めて、〆の挨拶としました。

ProFutureの普段の飲み会では、「最後の一言」として10人くらいがなんだかんだで話す(そして長引く)という"お約束"があるのですが、オンラインでも見事に受け継がれていました笑

その様子や代表からの一言、参加してくれた皆様へのお礼の言葉をチャットワークに投稿して、幹事としての仕事は終了しました。

やってみての感想

はじめての大規模オンライン飲み会幹事で不安もありましたが、参加者からは好評だったようです!

普段から長野でフルリモートをしている社員や、子育てで飲み会に参加しづらい社員ともゆっくり話せたことはオンライン飲み会ならではのメリットだな、と思いました。

部屋のシャッフルやタイムマネジメントなど、オンライン飲み会特有の大変さはありましたが、
ちょっと疲れたらメインの部屋でちょっと一人で休憩したり、顔を出しに来てくれた人と二人でちょっと喋ったりしていました。(この辺は普段の飲み会の幹事と同じ感覚でした)

オンラインの「完全密室状態」という特徴を活かして、普段ならなかなか出来ないような話で盛り上がった部屋もあったそうで、この部屋は何話してるんだろう?と想像するのも面白かったです笑

あと、

猫がかわいかったです!!!!

ProFutureでは、リモートワークを今回だけの一次対応とせず今後も活用していきたいな、と考えています。

リモートワークに憧れている方、オンライン飲み会やってみたい方、
是非一度話を聞いてみませんか?

お待ちしております!

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