熊本という田舎にあるちっちゃい会社で、会議の生産性が1ヶ月で2倍になった話

こんにちは、パロスの中の人4号、いしづかです。

パロスではいろいろなことを改革している最中なわけですが、とりわけ会議の改革にはすごーく力を入れています。

みなさん「上手い会議」に出会ったことはありますか?

ある!という方はすばらしい環境でお仕事をされていますね。うらやましい。。。
ない!という方へ。最初はパロスの会議もヒドいものだったんですが、ものすごく会議のやり方が変わって生産性が2倍になりました。

その時のお話をお伝えします。

パロスもよくあるダメ会議だった

お恥ずかしい限りですが、パロスも以前はよくあるダメ会議をやってました。

・事前に報告書は書いていた・・・が延々と読み上げて時間が過ぎていく
・情報共有、のはずだったのにいつの間にか始まる仕様検討
・1対1で進む議論
・議論が進んで進んで進んで・・・あれどこからどうきてこの話になった?

パッと思い出すだけでもこれくらいはすぐ出てきますね。
あなたもそんなシチュエーションに遭遇したことがあると思います。

4人集まって2時間会議したら8時間分。それだけの時間を費やして「やってみないとわからんね」みたいな結論で終わることも。。。

時間=人生。こんな会議を続けていては人生を削っているようなものだ!とか言いつつ、難しいことはできませんのでシンプルなところから変えようって話になったのです。

パロスの会議は変わった。超基本的でシンプルルール。

あなたがなにかスゴイ方法があるんじゃないかと思ったのであればごめんなさい。拍子抜けするかもしれません。
パロスでまず取り組んだのは会議の冒頭に以下3つのシンプルルールを徹底することでした。

・会議の終了条件を決める
・進め方を決める
・時間配分を決める

ハイ、たったこれだけです。これを会議冒頭の5分間でパッと決めてみんなで意識合わせするだけなんです。しかしもうあなたはお分かりのことでしょう。こんな基本的なことなのにコレがちゃんと出来ている会社がいかに少ないか。

最近ではこの3つを事前議事録として社内Wiki(kibela)に書き、共有してなければ会議自体をリスケするというルールも追加しました。事前準備がなされていなければ会議自体やりません

この3つをやると、会議の参加者全員が会議をシミュレートするようになります。だいたい会議の主催者ばかりが進行をシミュレートするだけで他は受け身になりがちですが、全員で会議の方向性を決めることで全員が主催者となり、全員がアクティブになります。

アクティブな会議というと、なにかいい感じのフレームワークを使ったり、図やグラフで表したり、、、といったことが思い浮かぶかもしれません。

とある本に書いてあったんです「フレームワークを用いて考えたり、図やグラフを用いるのはプロのファシリテーターでも難しい」って。

「プロでも難しいんだから、ぼくらに出来るワケがない」

ということでスマートでエレガントなアレとかコレとかはアッサリと捨て去りました(笑)
それがよかったのかもしれませんね。肩肘はらずに取り組めました。

パロスの会議は変わったし、変わり続けている

「会議の終了条件を決める」「進め方を決める」「時間配分を決める」

たったこれだけのシンプルな取り組みですが、1ヶ月もしたら同じ時間でそれまでの2倍の内容を取り扱えるようになりました。ホントに。
(※具体的な改善点などはまた別途お伝えしようと思います!)

今回、会議のやり方を変えた一番の収穫は「全員が変化を実感し、変化することを恐れず、変化することに慣れた」ということじゃないかなーと感じています。

パロスでは全員で各プロジェクトの報告ミーティングを隔週でやっていますが、ミーティングの最後にはKPTという手法で反省会をやっています。今日のミーティングはどこがイケてて、どこがイケてなかったか、次どうするかを話し合います。これがけっこう楽しいんです。未来志向だと思いませんか?ここで出た改善案は実際に次のミーティングで試します。

誰でも「せっかく時間とって集まるのだから有意義な時間にしたい」と思っています。全員がもっと効率のいい会議にしたいと思っているからこそ取り組めたのかもしれません。

1つ変化できたら2つ目は難しくない。パロスはどんどん変わっていきます。

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