Goede middag（オランダ語でこんにちは）

7月30日に第二回目のITリテラシー向上勉強会を開催しました。
こちらの勉強会は、STAY CYCLE部の社内エンジニア・ITエクスパートの岩本・勢田・土居チームが担当し隔週で行なっています。東京以外の社員もオンラインで参加します。（ビデオ撮影も行なっているので当日参加できなかった社員は後日オンラインにて講習を受けることができます）

第二回ITリテラシー向上勉強会は3回に分けて投稿します。

【第二回ITリテラシー向上勉強会〜Vo.1 サマリー】
♢勉強会趣旨
♢フォーカス

まず始めにITリテラシー向上勉強会の趣旨について説明がありました。ただ勉強会に参加するだけでは何も変わらないというメッセージが伝えられました。要約すると・・
会社が大きく変わる（成長する）ために個人も変わらなければいけない。そのためにValueにも記されているように個々人のレベルアップが必要。上層部も含め社員全員がマインドセットを変え、ITを武器として使いこなし、TRASTAのビジョンに向かって邁進することが必要不可欠。
とのこと。
ただ参加するのでなく、成長したい！と思う気持ちやマインドの変化が大切です。
勉強会は"きっかけ"であり入口や道標の提示なのです。

「効率化！」職場でよく耳にするフレーズです。では「効率化」とは一体何でしょうか。
それは「限られた資源を有効活用して、得られる利益を最大化にする」ことです。
メール、Slack、議事録これら全てを確認しているだけで業務時間があっという間に過ぎてしまい気づいたら定時という人もいるかもしれません。真面目に仕事をしているつもりでもこのような時間の使い方は生産性がなく効率が良いとは言えません。

Time is money = 時は金なりという言葉がありますがスタートアップにとってまさに貴重なリソースは「時間」です。TRASTAでも時間の使い方というのは非常に大切にしている事の1つです。

スタートアップとして活動をしていると、他社から目新しく映るため、社内や社外から素敵で魅力的な話が沢山舞い込んできます。ですが、魅力的な案件や可能性が多くある中で自分たちが決めたことを実行していくためには1つのことに集中して進めて行くことがが重要です。着実に短期間で事業を成功させるために、日々舞い込んでくる魅力的な案件を見極め「NO」とたくさん言うことが成功への近道です。100回のうち97回は「NO」と言うこと、多くの創業者はそうすることに意識的な努力が必要とされています。ですが、ほとんどのスタートアップは十分にフォーカスできていません。リソースが限られている中で「やった方が良い」を全てできるわけではないのです。個々が色々な分野に興味を持ち横断的に学ぶことは悪いことではありません。ですが、それをする前にTRASTAのVALUEにもあるように「守」を意識する、個々がまずプロフェッショナルを目指すことが大事なのです。

「フォーカス」意識していても継続するのは難しいです。その理由として下記のような3 つがあげられます。

・可能性（選択肢）が多すぎる：認知的負荷が高まり、人は決められなくなる
・人からよく見られたい：人から嫌われたくないという心理からNOと言えなくなる
・見積もりが甘い：見積ものリソースと現状のリソースの乖離によるタスク増加

新しい案件やアイディアが浮かんだ際、現状のリソースでプランを実施するためのリソースがちゃんと測れているか。プランを実施する上でどういうマーケットに参入することになり、どういう競合がいるか、事業性、収益性を考慮しているかをきちんと考え見極めることが大切です。“とりあえずやってみる”は、効率が悪くリソースの無駄遣いになりかねません。

また多くのことに「YES」と言いフォーカスしなくなると下記のような様々な悪影響が起こります。

1.タスクが多くて認知的負荷が高いと表面的な判断をしやすくなる
2.割り込みが多いとパフォーマンスに大きな影響が出る
3.意思決定をする度に人の自我や意志力が消耗して意思決定を間違うことが多くなる

すべての行動に用いられる意志の出処は1つです。そのためフォーカスしないと、大事な時に意思決定を間違う可能性があるということ。FacebookやAppleのトップが毎日同じ服を着ることで意思決定の回数を減らしているという話もあります。

うまくフォーカスするには行動する＜（よりも）行動しないを数多く、かつ上手に選択する必要がある。

ですが現実には多くのタスク（業務）がある中でどうフォーカスすればいいのか。
「まとまった時間を必ず確保する」例えば1タスクに対して時間を設定しアラーム機能を活用してその時間は決めたタスクにフォーカスが出来ているかを確認します。決めた時間は1タスクに集中することによってフォーカスできるのです。偽の仕事する、小さな仕事をすることによって効率的に時間を失っているということに気づき改善することが今後の効率化、時間の有効活用に繋がるということです。

誰が何にフォーカスすべきか、権限委譲も大事です。

・仲間への権限委譲：自分の強みが生かせない部分は、その強みを持つ仲間や部下に委任すること
・外部への権限委譲：パートナー企業やクラウドソーシングで発注
・機械への権限委譲：コストに見合うものは外部のサービスを使って効率的に行うこと

誰かに仕事を権限委譲するということは、同時に自分にも仕事が権限委譲されるということ。自分の強みにフォーカスすることも大事ですが、自分が組織の中でどんな役割で、周りがどんな役割なのかを認識することもすごく重要です。”誰でもできる仕事を誰もが行うべきではない”ということを意識し今後タスクの振り分けなどを意識できればと思います。

フォーカスすることによりシングルタスクのほうがマルチタスクより効率が良いと様々な研究結果からも分かっています。人の時間や資源を使いたがるが、場合によっては資源に余裕があるほうが効率が良いのでタスクを減らすことによる効率化も重視するべきです。

最後に個人としてフォーカスし続ける際に気をつけることを下記にまとめました。

・タスクは1日2,3個まで：終わらせられるタスクはせいぜい2,3個であることを忘れない
・1時間(それ以上も可）ごとにタイマーをセットする：一番重要なことにフォーカスしているか確認
・廃棄会議を行う：不要となったタスクを廃棄して認知的負荷を下げる
・すぐにやる：未来の予定を立てるから計画が倒れる 会議䛿将来するのではなく、今やる
・メールは1日2回まで：基本的にメールの処理は1日の中で決めた時間にのみ行うようにする
・集中する際にヘッドフォンをする：人が話しかけてこなくなるので集中モードに入れる
・定期的な予定を作る：創造的な時間は朝に、まとまった時間を作る
・時間とお金の使い方を定期的にチェック：優先順位通りに使っているかを確認

次回のVol.2では、「エッセンシャル思考」についてご紹介させていただきます！

最後までご一読いただき、ありがとうございました♪