こんにちは！ザイマックス関西の岡林（オカバヤシ）です。

当社の事務職は、不動産マネジメント事業に関するバックオフィス業務を全般的にお任せしております。今回は、PM（フロント担当）をサポートするフロントスタッフを担当している森さんにインタビューしてまいりました！

ー活躍している事務スタッフをご紹介！

森 茉紀（モリ マキ）さん／ザイマックス関西　事業サポート部　PMフロントスタッフ
2021年9月に中途入社。事業サポート部所属。
前職では物流倉庫の会社で、現場管理や提案営業を行っていました。
お休みの日は仕事を忘れ、夫とキャンプに行っています！

ーなんでザイマックス関西に転職を？

転職の軸は、①関西からの転勤がないこと、②事務職でも裁量権があり型にはまっていない仕事、③自己成長が見込めること。結婚をしていたため、ワークライフバランスや女性のキャリアも重視していました。ザイマックス関西の事務職は、事務職でありつつも新しいことに挑戦できそうな社風を感じ、産休育休復帰率100％ということも魅力に感じて入社を決めました！

ー仕事内容は？理想的な1日の流れは？　

9:00 出社、メール確認・返信

フレックスタイム制ですが、前職からの名残で9:00出勤をメインにしています！通院や銀行に行くときなどは遅めに出勤するなど、柔軟に働けています。

9:30 オンライン朝礼

現在は、業務を調整してリモートワークも導入しているため、スタッフ同士でコミュニケーションをしっかりとるために朝礼を行っています。業務上の分からない点や素朴な疑問などを、先輩や上司に気軽に質問できる場として活用されています♪（フレックスの場合は参加しなくてもOKです！）

10:00 製本・郵送

書類作成が業務の中で一番多いです。前日に捺印してもらった書類を製本・郵送する時間をとっています。リモートでは対応できないため、出社時に対応します。

11:00 物件別進捗会

1～2週間に1回、物件ごとに関係者が集まって進捗会を行っています。PMが行っている交渉ごとやトラブル対応についての共有や、物件内の工事の進捗状況の確認、フロントスタッフからは必要な手続きのスケジュール確認を行います。

12:00 お昼

会社周辺には美味しいランチのお店やコンビニなどもあるので、スタッフ同士でランチに行ったり、お弁当を買ったり、色々です。

13:00 契約書作成

担当物件で発生する契約に関する書類を作成します。ビルのテナント様が入居される際の賃貸借契約書やそれに付随する契約書、賃料の値上げがあれば覚書を作成します。契約書類にはFMTがあり、ある程度定型化されていますが、追加で取り決めたことやイレギュラーな内容は、ビルのオーナー様やテナント様と個別で契約内容を調整し直接電話やメールで確認します。

14:00 勉強会

スタッフや新人PM向けに定期的に勉強会を行っています。”賃貸借契約とは”、”契約書の中身の理解”などについて、ベテランのPM・スタッフが講師として解説をしています。私は、勉強会の資料準備や運営補佐など、事務局も任されています。

15:00 所属チームの定例会

週に1回、チームでの取組課題の進捗を確認しています。私のチームは7名で、マネージャー1名、PM4名、スタッフ2名の体制です。

16:00 稟議・捺印申請

契約を締結するための稟議申請や、契約書への捺印申請をシステムで行います。

17:00 工事登録・進捗管理・報告書

担当物件では、ビル1棟につき月に1～3件、多ければ10～20件の工事が実施されます。PMがオーナー様へ提案を行い、承認が下りた工事を専用システムに登録し、工事が終われば報告書を作成します。また、工事によってどれくらい売上が出たか、数字を拾ってまとめておき、PMが実態を把握して動きやすいようにしています。決算期は特に工事の件数が多くなるので、少し忙しくなりますね。

18:00 郵便物の確認・仕分け、その他依頼対応　

19:00 退社

残業は月平均10時間程度です！

ー大変なことって何ですか？

タスク管理だと思います。
例えば、突発的に、テナント様より「駐車場を1台分契約したい！」というお電話を受けた際には、PMに共有したうえで、私から必要書類や提出期限をメールや電話でご案内をします。
こうした突発的な依頼は、今やっている業務とどちらが優先順位が高いか、見極めて行動する必要があるので大変です。自分でスケジューリングして業務を進めますが、予定通りにいかなくてもイライラしないように、今やるべきことを考えて行動できるかが大事ですね！(笑)
複数のタスクを同時並行で進め、無事に期限内に完遂できたときは達成感がありますよ！基本的にテナント様やオーナー様からの一次窓口はスタッフが受けるようにしており、スタッフで対応が完結できるものはスタッフで行いますが、交渉やトラブル対応が必要ならPMにバトンタッチするので、そこは安心してください♪

ー入社後のギャップは？

想像していたよりも自分に裁量があって、任せてもらえている・役に立っていると感じる場面が多いです。マネジャーに対しても自分の意見を発言する機会が多く、オフィスではフリーアドレスなので役員や上司とも距離が近いため、本当に風通しがいいと感じます。

また、不動産業界はギラギラしたようなイメージがありましたが、温和で人当たりがいい人たちばかりで、居心地がいいです♪

ー最後にザイマックス関西の魅力は‥？

フレックスタイム制を気軽に使えるので、プライベートとの両立がしやすいです。事務でありつつもしっかりと裁量権があり、黙々とやる事務は物足らない！という方にもピッタリです。不動産業界が未経験の私でも契約書が作れるようになったのは、周囲の手厚いフォローがあったからで、先輩にはとても感謝をしています。新たに入社される方には、先輩から教えてもらったことを丁寧に教えていきたいです！