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“当たり前を疑う”業務改善に携わる新入社員の仕事とは?


みなさま、こんにちは!
今回の「新入社員🔰トーク」を担当します、21年度新入社員の深澤 杏奈(ふかざわ あんな)です。

「新入社員🔰トーク」は、2021年4月に入社した新入社員の私たち5名がバトンをつなげながら
🔵 日々どんなことを体験し、どんなことを感じているのか?
🔵 周りにはどんな先輩がいるのか?
🔵 入社してみて気づいたONE COMPATHの魅力
を書き綴っていくコンテンツです。

前回担当した第4回の「新入社員🔰トーク」では、自部署の先輩にインタビューを行い、その様子をお届けしました。
今回は私の部署と担当している業務についてお話しします!

目次
1.私の部署について
2.実際に担当している業務
3.心がけていること

1.私の部署について

私の部署は、業務改革推進部 プロセスデザイングループという名称です。
「業務改革推進」?「プロセスデザイン」?
学生の方にとっては、どちらもあまり馴染みのない言葉かもしれません。

まず、業務改革推進部についてご説明します。
業務改革推進部で行っている業務は

  • 業務プロセスの改善
  • プロジェクト推進の支援
  • Shufoo!(シュフー)をはじめとする自社サービスの運用(広告配信などの設定・登録作業やレポート作成等)
  • お客様からのお問い合わせ対応
  • 情報セキュリティ

などと多岐にわたります。
「現状を疑うからはじめる」「各事業の上昇気流を創出するための生産性向上」という方針のもと、
会社の未来を支えるためのプロセス設計の基盤整備を行う部署です。

その中でも、プロセスデザイングループでは、
「プロセス企画/プロジェクト設計」「カスタマーサクセス(※1)機能設計」「既存業務のBPR・改善の推進」の3つを主軸とし、

  • LocalONE(ローカルワン)サービスのプロジェクト推進支援
  • LocalONEをはじめとした自社サービスのカスタマーサクセス機能設計、稼働
  • Shufoo!運用の業務可視化、BPR(※2)実行

といった業務を行っています。
私を含む4名からなる、少数精鋭のグループです!

(※1)カスタマーサクセス
クライアントが望ましい結果を達成できるように支援するビジネス手法。顧客自ら問題解決できる仕組み作りを目指す。
(※2)BPR(ビジネス・プロセス・リエンジニアリング)
現在の社内の業務内容やフロー、組織の構造などを根本的に見直し、再設計すること


▼2022年1月31日に提供を開始した店舗情報プラットフォーム「LocalONE」についての詳細はこちら

▼ニュースリリースはこちら

2.実際に担当している業務

配属された当初はShufoo!の運用業務(広告配信などの設定・登録作業やレポート作成等)を中心に担当しながら、他部署から相談を受けて業務フローの見直しなども行っていました。現在は新サービスであるLocalONEの業務に少しずつ携わっています。

ここからは、私が1年目で行ってきた業務の一部をご紹介します。

①LocalONE 口コミ簡易分析レポートの作成
 ⇒カスタマーサクセスの取り組みの一環として、LocalONEの機能の1つである口コミ分析を活用した
  クライアント向けのレポートを作成する
②Shufoo!社内問い合わせ窓口の運用
 ⇒社内から寄せられるShufoo!サービス関連の問い合わせを受け付け、内容を調査して回答する
③Shufoo!運用業務のBPR
 ⇒既存のShufoo!運用業務の課題を洗い出し、改善策を提案、関係部署と連携して実施する

例えば①「口コミ簡易分析レポートの作成」の場合は、

営業から依頼を受領
⇒作業の実施、営業のアポ予定日に合わせたレポート提出日の確認
⇒口コミ内容の確認、傾向分析
⇒上司とレポートの内容についてすり合わせ
⇒レポート作成、上司のチェックをもらう
⇒レポートを営業に提出

このようなステップを踏んで行います。
レポートはクライアントに展開する資料のため、スケジュール管理はもちろん、
営業が提案しやすいポイントを入れた内容にするように意識して作成しています。

②「Shufoo!社内問い合わせ窓口の運用」では、
社内から窓口に届く問い合わせを確認し、回答します。
問い合わせ内容はShufoo!の各機能に関するものや、資料の格納先を教えてほしいなど様々です。
回答するにあたって調査が必要な場合は、関係する部署へさらに問い合わせを行います。
また、問い合わせに対する回答だけでなく、窓口に寄せられた過去の問い合わせを記録して管理するのも私の仕事です。先輩にサポートしていただきながら、これらの業務を担当しています。

③「Shufoo!運用業務のBPR」では、
まずは既存業務を一覧化し、整理します。それから打ち合わせを何度も重ねて課題の洗い出しを行い、改善策や課題の優先度等を検討します。
その後、関係部署に依頼して、調整しながら改善策の実施までもっていきます。

この日は開発の方とリモートで打ち合わせを行いました

それぞれ行っていることは異なりますが、他部署と連携して進めることが重要な業務ばかりです。

3.心がけていること

私は業務に取り組むうえで「まずは自分で考えてみる」ことを心がけるようにしています。新入社員である私は、まだ自社のサービスについて知らないことがたくさんあります。
ですが、自力で対応できる部分を増やしていかなければいけません。
メンターの先輩は優しく親切で、相談もしやすいため、質問をすればどのように動けばいいか教えてくれます。
そんな先輩の優しさに甘えたくなる気持ちをグッとこらえて、相談する前にまずは自分だけで確認・検討できることはないか考えて行動に移すことを大切にしています。
例えば、先ほどご紹介した②「Shufoo!社内問い合わせ窓口の運用」業務は、正直に言うとどの問い合わせも私にとっては知らないことばかりです。
それでもわからないなりに、該当の資料を探したり、自分で事象が再現できるか確認したりして、
自分なりの考えや解決方法をもった上で、先輩に相談したり指示を仰ぐようにしています。

このように自分から調べようとする気持ちをもつことで、業務という経験を伴った知識として、より深く吸収することができていると感じています。
これからもこの気持ちを忘れず、業務を通して学習し、成長していきたいと思います。

以上が、私が配属されてからの10か月間で経験してきたことです。
1年目からLocalONEのような新サービスや、カスタマーサクセスに挑戦できているのはありがたい経験だと感じています。

イメージのしやすい言葉で表現することが難しい私の部署ですが、「業務設計」という視点から社内の様々なサービスに関わることができる柔軟な部署でもあります。
これからも貪欲な姿勢で業務に取り組み、幅広く経験を積んでいきたいと思います!

ここまで読んでいただきありがとうございました!
私についてもっと知りたいと思ってくださった方は是非こちらの記事もご覧ください✨

次回の新入社員トークもお楽しみに!

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