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みんなが安心して快適に働ける会社を目指して。toolboxのリモートワーク

新型コロナウイルス感染症の影響で「リモートワーク」という働き方が急激に浸透してから、はやくも1年が経とうとしています。当社toolboxも、昨年4月の緊急事態宣言以降、業務内容に応じて自宅対応が可能なスタッフにはリモートワークを推奨しています。

今ではすっかり当たり前になったリモートワークですが、スタート当時は、新たにシステムを導入したり、制度を整えたり、今までにない取り組みを始めたりと、試行錯誤の日々でした。今もなお工夫を続けている状況ではありますが、今回は現在のtoolboxスタイルのリモートワークについて書いてみたいと思います。toolboxで働くことに興味がある人は、是非ご覧ください!

ベースは「Google Workspace」

toolboxでは、2年ほど前からGoogle Workspace(旧Gsuite)を導入しています。今回、リモートワークを実施するにあたってGoogle Workspaceがすでに導入してあったことはとっても助かりました。デバイス・ブラウザを問わず使えるのでどこからでも仕事ができるし、クラウドで管理されているので、安全。コンシューマー向けのGmailと同じ感覚で操作できるのも、めちゃくちゃいいですよね。主にメール・チャット・カレンダー・ドライブを活用しています。

在席管理ツール「iruca」

リモートワークを始めるにあたって導入したのが、在席管理ツールの「iruca」です。結論からいうとこのiruca、今は利用していません。理由は、結果他のツール(主にGoogleカレンダー)でまかなえてしまうことがわかったため、スタッフの精神的負担を減らす意味でもやめよう、という判断に至ったからです。
とはいえ、やっぱりリモートワークのスタート時には、スタッフが自宅でサボタージュしてないかな?とか逆に長時間労働してしまってないかな?とか、お互いが見えないからこそ気になることが出てきます。スタッフ同士のコミュニケーションを円滑にするという意味でも、導入当初に一定の役割は果たしてくれていました。無料でも使えて簡単に導入できるので、在席管理ツールを使いたいという企業にはおすすめかもしれません。個人的にはサービス名がかわいくて好き。

オンラインMTGは「ZOOM」

これはもうすっかりお馴染みですね。オンラインMTGのZOOMです。toolboxでは、社内の定例MTGはもちろん、お客さまとのやりとりにZOOMを使うこともあります。法人でプロプランを契約していて、ZOOMを利用する場合はGoogleカレンダーで予約するような仕組みで運用しています。社員同士のちょっとしたオンラインMTGでは、Google MeetやWherebyを使うことも。

バックオフィスもIT化が進行中

続いてバックオフィス関連。比較的最近ですが、電子契約の「クラウドサイン」を導入しました。また、リモートワークでもスタッフがオンラインで経費精算を申請できるように「楽楽精算」を導入したり、取引先とのやりとりのために「楽楽明細」を導入するなど、バックオフィスは現在も続々とアップデート中です。管理系の業務はどうしても「紙」から逃れられない傾向あるのですが、管理系の仕事に携わっているスタッフも状況に応じて柔軟にリモートワークや出社を選べるように、システム導入を進めています。

「在宅手当」で通信環境を整えよう

今はスマホでなんでもできたりするので、実は自宅にインターネット環境がない人や、ネット回線はひいてあるけどの〜んびりした通信環境ですっていう人もけっこういますよね。でも、いざ自宅で仕事を始めてみたら「ネットが重くて全然仕事にならん!」っていう人、いるんじゃないですか...?そこで、主に通信環境の向上を目的に「在宅手当」を一律支給しています。うちはもともと光で通信環境バッチリです!っていう人は、その他のリモートワークの質向上に充当してくださいね、という感じです。

ひとり一台のモニターを自宅にも!

toolboxはもともとひとり一台モニターを支給しているのですが、現在はこのモニターを自宅でも使えるように貸与しています。ノートPC+モニターのコンボで、自宅でも大きな画面でサクサク作業。まずはそのモニターを置くスペースを確保しなければなりませんが、当社は住まいや暮らし、リノベーションに関わる事業なのでそのあたりは得意分野!それぞれ工夫して快適な仕事スペースを作り上げているようです。今度、スタッフたちのリモートワークスタイルもご紹介したい!ヒントがたくさんありそうな予感。

朝会でラフなコミュニケーションを

リモートワークの最大の敵、コミュニケーションロス。これを緩和するために実施しているのが、隔週木曜日に朝9:30〜開催している「朝会」です。これは朝礼的な堅苦しいものではなく、一応テーマはあるものの、みんなで顔を合わせてカジュアルにコミュニケーションを取ろうよ、という趣旨のもの。
MDチームから新たに取り扱いが始まった商品の紹介があったり、PRチームからInstagramで見かけた自社商品の事例写真紹介があったりと、コーヒーを片手に楽しく参加できる雰囲気の素敵な取り組みになっています。ちなみに、隔週の間の木曜日には「全体定例」がありまして、こちらは売上の報告や各部署の進捗共有などを行う、いわゆる定例MTGです。

安心・快適な環境が優れたパフォーマンスを生む!

というわけで、今回はtoolboxスタイルのリモートワークについてご紹介しました。本当は出社してみんなで顔を合わせて仕事をしたいところですが、まずは社員の健康と安心感が第一ということで、現在はこんなワークスタイルをとっています。会社としては、今のような状況下でもみんなが安心して快適に働けるようにできる範囲内でサポートするというスタンスで、今後も世情や社員の考え方に応じて柔軟に対応していきたいと考えています。

最後に...私が個人的にいいなぁと思っているのは、オンラインMTGのときにスタッフの背景に映り込む素敵な自宅の風景!本がズラリと並んでる人あり、自社製品がバッチリ映ってる人あり、趣味に関するギアで溢れている人ありで人ぞれぞれなのですが、皆さんの映像を眺めているだけでも全然飽きません。覗き見してるみたいでアレですが、これは当社ならではのオンラインMTGの楽しみ方なのではないかなと...笑。

リモートでもリアルでも、toolboxで働くことに興味のある方は、是非気軽に話を聞きにいらしてください。オンラインカジュアル面談も実施中です!

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